Reisekosten: Wie müssen die Verpflegungskosten gebucht werden, um den Vorsteuerabzug zu erhalten?

Mehraufwand für Verpflegung

Frage: Ein Vorsteuerabzug aus den tatsächlichen Verpflegungskosten setzt regelmäßig eine Betriebsausgabe voraus. Müssen dann, um den Vorsteuerabzug richtig buchen zu können, die Verpflegungskosten als nicht abziehbare Betriebsausgaben gebucht werden?

Antwort: Bei auswärtigen Tätigkeiten dürfen ertragsteuerlich nicht die tatsächlichen Verpflegungskosten geltend gemacht werden, sondern nur die in § 4 Abs. 5 Nr. 5 EStG festgelegten Pauschalen. Ein Vorsteuerabzug aus diesen Verpflegungspauschalen ist nicht möglich. Aber! Der Unternehmer darf die Vorsteuer aus den tatsächlichen Kosten geltend machen, wenn ihm Rechnungen (Kleinbetragsrechnungen) vorliegen, die den Vorsteuerabzug ermöglichen.

Inländische Verpflegungspauschalen

Bei den Verpflegungspauschalen muss zwischen ein- und mehrtägigen Geschäftsreisen unterschieden werden. Bei mehreren auswärtigen Tätigkeiten an einem Tag werden die Abwesenheitszeiten zusammengerechnet. Ergibt die Summe mehr als 8 Stunden, kann eine Verpflegungspauschale von 14 EUR beansprucht werden. Bei mehrtägigen Reisen gibt es für den Anreise- und Abreisetag immer eine Verpflegungspauschale von 14 EUR, auch wenn die Abwesenheit nicht mehr als 8 Stunden beträgt.

Praxis-Beispiel:

Ein Unternehmer trifft sich am Montag, 9.2., mit seinem Geschäftspartner zu Vertragsverhandlungen. Er fährt am Sonntag um 17.00 Uhr von seiner Wohnung ab und kehrt am Donnerstag um 12.30 Uhr in seinen Betrieb zurück. Dort endet seine Geschäftsreise. Der Unternehmer ermittelt seine Verpflegungspauschalen wie folgt:

Vorsteuerabzug aus den tatsächlichen Aufwendungen

Aus den Verpflegungspauschalen kann der Unternehmer keinen Vorsteuerabzug beanspruchen (BFH-Urteil v. 7.7.2005, V R 4/03). Es besteht jedoch die Möglichkeit, den Vorsteuerabzug aus den Verpflegungsaufwendungen geltend zu machen, die während der Geschäftsreise tatsächlich entstanden sind (Abschn. 15.6. Abs. 1 UStAE).

Voraussetzung: Es muss eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegen, in der die Umsatzsteuer gesondert ausgewiesen ist. Außerdem muss der Unternehmer selbst als Leistungsempfänger ausgewiesen sein. Bei einer Personengesellschaft kann nur die Personengesellschaft, nicht aber der Gesellschafter die Vorsteuer abziehen. Deshalb ist Voraussetzung, dass die Personengesellschaft in der Rechnung als Leistungsempfänger bezeichnet ist.

Wichtig: Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR brutto ist die Bezeichnung des Unternehmers nicht erforderlich. Wenn der Unternehmer aufgeführt wird, sollten die Angaben jedoch stimmen.

Praxis-Beispiel:

Ein Unternehmer unternimmt eine zweitägige Geschäftsreise von Köln nach München. Für die eigene Verpflegung hat der Unternehmer 149,80 EUR (140 EUR + 9,80 EUR Umsatzsteuer) ausgegeben. Die Verpflegungskosten kann er durch verschiedene Kleinbetragsrechnungen nachweisen, die er bar bezahlt hat. Er hat in München für 122 EUR übernachtet. Das Frühstück ist gesondert ausgewiesen und im Übernachtungspreis mit 15 EUR enthalten. Die Hotelkosten hat der Unternehmer mit der EC-Karte von seinem Betriebskonto gezahlt. Der Unternehmer kann die folgenden Beträge als Betriebsausgaben geltend machen:

Hinweis: Durch das Steueränderungsgesetz 2025 wurde zum 1.1.2026 der Mehrwertsteuersatz in der Gastronomie für Speisen beim Verzehr im Restaurant auf 7 % gesenkt. Im obigem Beispiel wurde daher unterstellt, dass es sich lediglich um Verpflegungskosten handelt, die dem ermäßigten Steuersatz unterliegen.