Die klassische Vorgehensweise besteht darin, dass einem hierarchisch tiefer angesiedelten Mitarbeiter die Möglichkeit angeboten wird, auf die Kenntnisse und Erfahrungen eines erfahreneren und hierarchisch höher angesiedelten Mitarbeiters zugreifen zu können.
Der Auslöser kann vom weniger erfahrenen Mitarbeiter selbst kommen, der auf einen erfahreneren Mitarbeiter zugeht und diesen darum bittet, sein Mentor zu werden. Oft kommt der Auslöser aber aus der Organisation, die die beiden Mitarbeiter zusammenbringt, um den hierarchisch tiefer angesiedelten Mitarbeiter für eine neue Rolle vorzubereiten.
Die beiden Kollegen vereinbaren einen Plan, die Art der Kommunikation und ein Ziel für das Mentoring, das in einem bestimmten Zeitrahmen erreicht und überprüft werden kann. In der Regel geht es um Wissens- und Erfahrungstransfer, der mittelfristig der Organisation zugute kommen soll, aber natürlich auch für Mentor und Mentee von großem Nutzen ist.
Matching von Mentor und Mentee
Ein kluges Matching von Mentor und Mentee ist von großer Bedeutung. Nicht jeder potenzielle Mentor ist wirklich bereit, sich auf die damit verbundenen Herausforderungen einzulassen und nicht jeder Mentee ist in der Lage, die Lernanstrengung mitzugehen. In den Checklisten Mentoring: Die Auswahlkriterien für einen Mentor und Mentoring: Die Auswahlkriterien für einen Mentee finden Sie Fragestellungen, die die Eignung der Beteiligten am Mentoringprogramm klären.
Da der Wissenstransfer nicht auf den einen Mitarbeiter beschränkt sein soll, ist die vertrauensvolle Zusammenarbeit von Mentor und Mentee im Tandem und in ihrer jeweiligen Peer-Group wichtig. Sie beruht auf der Kommunikation und Reflexion über Hierarchie-, Abteilungs- und sogar Standort- und Ländergrenzen hinweg. So verteilen sich die Informationen und Einsichten schnell und es lassen sich Entwicklungsprozesses im Umfeld des Mentee wahrnehmen.
3.1.1 Ablauf des Mentoring nach der klassischen Vorgehensweise
Der Ablauf des Mentoring nach der klassischen Vorgehensweise ist klar geregelt und beinhaltet die folgenden Schritte:
- Das Unternehmen benennt und kommuniziert die Programmziele und beauftragt einen internen oder externen Vermittler, um passende Mentoren und Mentees zu finden.
- Nach einer guten Vorauswahl lernen sich die Vermittler und die Kandidaten kennen und können sich gegenseitig einschätzen, so dass der Vermittler Mentor und Mentee zusammenbringen kann. Hilfreich ist ein Mentorenpool, aus dem individuell geschöpft werden kann. Der gute Draht zueinander ist definiv hilfreich. Ganz wichtig ist die gute Beziehungsqualität zwischen Mentor und Mentee.
- Mentor und Mentee entscheiden, ob sie miteinander arbeiten möchten. Dies wird schriftlich in einem Mentorenprogrammrahmenvertrag schriftlich fixiert. Das Commitment wird dadurch deutlich gemacht und die Unterschrift bekräftigt diesen Prozess.
- Das Mentoring beginnt damit, dass das Konzept des Mentorings erläutert, Spielregeln (wie Vertraulichkeit, etc.) festgelegt und Vorschläge unterbreitet werden, wie die Beziehung gestaltet werden kann. Hierzu gehören insbesondere auch Erwartungen an den jeweils anderen, die über die vom Unternehmen kommunizierten Programmziele hinausgehen. Auch die Häufigkeit der Treffen und die anderweitigen Kommunikationsformen müssen festgelegt werden. Wichtig ist hierbei eine bestimmte Regelmäßigkeit, um gegenseitige Verpflichtungen einzugehen und so miteinander die Ziele erreichen zu können. Allerdings gibt es keine ideale Frequenz, dies ist sehr vom Tandem selbst und den Gegebenheiten abhängig. Auch die Form, sei es offline oder online, sollte strukturiert festgelegt werden. Welche Zusatztools darf der Mentee mit in Anspruch nehmen (z. B. in sozialen Medien)?
Neben der organisatorischen Klärung ist die inhaltliche Klärung wichtig: Was soll im Mentoring besprochen werden? Welches Wissen und/oder Kontakte sollen transferiert bzw. initiiert werden? Welche angemessene Laufzeit sollte das Mentoring betragen? Gibt es eine angemessene Schulung des Mentors? Verfügt der Mentor über ein ausgeprägtes Methodenpool (Fragetechniken, Handlungsmotivation, Storytelling, Feedbackgabe)?
Sitzungen protokollieren
In den verschiedenen Sitzungen sollten besprochene Inhalte und Ergebnisse zumindest stichpunktartig protokolliert und mit aktuellen Fragestellungen ergänzt werden. So erhält der Mentee durch den Mentor wichtige, schriftlich verfasste Tipps und Handlungsanweisungen zur erfolgreichen Bewältigung seiner umfangreichen Aufgaben. Ein Mentoring Leitfaden sollte allen Beteiligten zugänglich sein. Hier ist zeitgemäßes Handeln angesagt. Eine Digitalisierung von Protokolle, Aufzeichnungen von digitalen Treffen, Vereinbarungen, Lernfortschritte, etc. sollten in der betriebsinternen Datenbank o. ä. ordnungsgemäss datengeschützt gespeichert werden. Der Zugang sollte passwortgeschützt nur dem Mentor und Mentee möglich sein.
- Sollte das Mentoring zeitlich begrenzt sein, sollte ein Abschluss mit finalem Treffen, Workshop und/oder Dokumentation stattfinden. Da nicht alle Mentoring-Programme zeitlich b...