Mitarbeiterbefragungen konzipieren und erfolgreich umsetzen / 6 Information im Unternehmen

Wenn Sie Mitarbeiterbefragungen als Projekt betrachten, wird deutlich, dass vor, während und nach der Befragung fortlaufend kommuniziert werden muss, wenn Sie das Projekt erfolgreich abschließen möchten. Je früher und umfassender die Kommunikation, desto besser die Akzeptanz aller Beteiligten. Besonders wichtig ist deshalb eine transparente Information über die Ziele und das Verfahren der Befragung bereits im Vorfeld. Bewährt hat sich, dass die erste Information von der Unternehmensleitung ausgeht. Dies am besten im Rahmen einer Veranstaltung, als Videobotschaft oder ähnliches mit persönlichem Touch und ergänzend in schriftlicher Form. In der Kommunikation werden die üblichen Wege gewählt, sei das ein Schreiben als Brief und am schwarzen Brett, per Mail, im Intranet und/oder mittels anderen im Unternehmen verwendeten Plattformen. Legen Sie in den beiden letzten Fällen entsprechende Seiten, Ordner, Teams, Kanäle oder ähnliches für die Mitarbeiterbefragung an. Dies signalisiert den Mitarbeitern, dass es sich nicht um eine Einmalaktion handelt und es der Unternehmensleitung wichtig ist, die Meinung der Mitarbeiterschaft zu erfahren und Veränderungswille da ist. Schreiben Sie alle Mitarbeiter gleichzeitig an, z. B. über Teams oder andere im Unternehmen genutzte Collaboration Tools! Die Führungskräfte Ihres Unternehmens sollten vorab informiert sein, um etwaige Fragen der Mitarbeiter beantworten zu können.

Richten Sie zudem intern eine Hotline ein, ein Ansprechpartner beim Dienstleister sollte selbstverständlich sein. Ergänzend sollte der Betriebsrat involviert sein. FAQ's helfen, die häufigsten Fragen im Vorhinein zu beantworten.

In den verschiedenen Phasen stehen unterschiedliche Inhalte und Wege der Kommunikation im Vordergrund:

Vor der Befragung

• Inhalte der Kommunikation: Ziele, zeitlicher Ablauf, Details zur Durchführung und Ansprechpartner
• Instrumente der Kommunikation: Mündliche Information durch die Unternehmensleitung in einer oder mehreren Veranstaltungen, Videobotschaft und Schreiben sowie durch die jeweilige Führungskraft. Ergänzend Einrichtung der zentralen Seiten im Intranet oder anderen Plattformen, ggf. Flyer, Plakate, etc.

Während der Befragung

• Inhalte der Kommunikation: Aufforderung zur Teilnahme, Termine, Hinweise zum weiteren Ablauf nach der Durchführung und Beteiligungsquoten
• Instrumente der Kommunikation: Individualisiertes Schreiben bezüglich der Teilnahme sowie im weiteren Verlauf zentrale Seiten im Intranet oder anderen Plattformen

Nach der Befragung – bis zum erfolgreichen Abschluss der abgeleiteten Maßnahmen

• Inhalte der Kommunikation: Dank für die Teilnahme, Beteiligungsquote, Ergebnisse und Maßnahmen auf Unternehmensebene und Ebene der Organisationseinheit, weiteres Vorgehen
• Instrumente der Kommunikation: Auf Unternehmensebene Schreiben und Präsentation im Intranet oder anderen Plattformen, ergänzt um Informationsveranstaltung(en), und auf Ebene der Organisationseinheit Berichte (in Papierform, als PDF oder am besten mit Link und Passwort abrufbar auf einer Plattform) sowie Workshops zu deren Besprechung und Maßnahmenableitung

Praxis-Tipp

Schaffen Sie Akzeptanz bei den Mitarbeitenden

Um eine hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern zu erreichen, sind folgende Vorgehensweisen hilfreich:

• freiwillige Teilnahme der Mitarbeiter
• eine transparente Information über die Ziele und Inhalte
• Einbindung des Betriebsrats und des Datenschutzbeauftragten von Anfang an
• ein transparentes Verfahren
• verständliche Fragebögen
• neutrale und sorgfältige Auswertung (idealerweise durch Dritte)
• umfassende Kommunikation der Ergebnisse sowie deren Interpretation für das Unternehmen und einzelne Einheiten
• Ableitung geeigneter Maßnahmen für das Unternehmen und einzelne Einheiten
• Umsetzung und Überprüfung der abgeleiteten Maßnahmen