Mitarbeiterbefragungen konzipieren und erfolgreich umsetzen / 7 Durchführung

Nicht in jedem Unternehmen bietet sich eine komplette Online-Befragung an. Eine rein schriftliche Befragung ist allerdings nur noch in Ausnahmefällen angezeigt (Beispiel: mittelständischer Handwerksbetrieb). Wenn nicht bei allen ein Online-Zugang vorausgesetzt werden kann, dann sollte neben der schriftlichen dennoch immer die Online-Option mitangeboten werden. Dies vereinfacht den weiteren Prozess erheblich, da eine separate Datenerfassung immer Zeit benötigt und fehleranfällig ist. Man spricht bei einem zweigleisigen Vorgehen von hybriden Befragungen. Achten Sie auf die Verschlüsselungsgüte des Online-Tools, um dem Datenschutz gerecht zu werden.

Der Befragungszeitraum sollte nicht in die Urlaubszeit fallen. Dennoch empfiehlt es sich, mindestens drei Wochen anzusetzen, damit abwesende Mitarbeiter (infolge von Urlaub, aber auch Krankheit oder Dienstreisen) möglichst die Chance haben, teilzunehmen. Längere Zeiträume haben sich nicht bewährt. Die Rücklaufquote erhöht sich nicht mehr nennenswert, aber für die ersten ist es schon wieder sehr lange her, dass sie ihre Rückmeldung gegeben haben.

Mitarbeiterbefragung – Tipps zur Durchführung

• Rohdaten dürfen nur einer neutralen und sicheren Stelle zugänglich sein.
• Nur solche Ergebnisse, die keinen Rückschluss auf einzelne Personen zulassen, werden veröffentlicht.
• Auswertungen als Vergleichsgrundlage für spätere Befragung sicher aufbewahren, Daten nach Vorschrift löschen.
• Der einmal erstellte unternehmensspezifische Fragebogensatz sollte nur vorsichtig verändert werden, um die Vergleichbarkeit mit vorangegangenen und später geplanten Befragungen zu erhalten.

Wichtig

Zur Teilnahme motivieren

Im wöchentlichen Abstand sollten Sie während der ca. 2- bis 3-wöchigen Laufzeit der Befragung eine Erinnerung an die Mitarbeiter schicken. Motivieren Sie zur Teilnahme, falls dies noch nicht erfolgt ist. Lassen Sie alle den Prozentsatz des bisherigen Rücklaufs auf Unternehmensebene und möglichst zudem auch den Prozentsatz in der jeweiligen Organisationseinheit wissen. Bewährt hat sich hier die aktive Einbindung der Führungskräfte und besonderes Lob an die Organisationseinheiten, die bereits eine hohe Rücklaufquote erreicht haben. Die anderen werden nicht zurückstehen wollen.

Ist der Befragungszeitraum zu Ende, bedanken Sie sich bei den Mitarbeitern für die Teilnahme und informieren darüber, wann die Ergebnisse feststehen werden und wie die weitere Vorgehensweise für die Auswertung sein wird.

Bei der Rücklaufquote gibt es keine feste Zielgröße. Auf der einen Seite ist eine Quote bei einer freiwilligen Befragung und vor dem Hintergrund, dass nie alle Mitarbeiter auch im Unternehmen sind, von (fast) 100 % unrealistisch. Fällt die Beteiligung allerdings unter 50 %, dann gibt es wahrscheinlich viele aktiven Verweigerer, wenn nicht gerade in der Kommunikation oder bei der Technik sowie dem Zeitpunkt etwas gehörig schief lief. In diesem Fall liegt das häufig an schlechten Erfahrungen oder Erwartungen im Zusammenhang mit solchen Befragungen, wie fehlende Anonymität oder ausbleibende Folgeaktivitäten. Überzeugen Sie die Zweifler durch einen professionellen Umgang mit den Ergebnissen, auch und gerade wenn Sie nicht ganz zufrieden mit der Beteiligung sind.