NRW, Entschädigungen an Mitglieder kommunaler Vertretungen

FinMin Nordrhein-Westfalen, Erlass vom 1.9.2021, S 2337 - 3 - V B 3

Bezugserlass vom 8.11.2013, S 2337 – 3 – V B 3

Für Entschädigungen an Mitglieder kommunaler Vertretungen gilt ab dem Veranlagungszeitraum 2021 Folgendes:

A. Allgemeines

Die den ehrenamtlichen Mitgliedern kommunaler Vertretungen gewährten Entschädigungen sind grundsätzlich als Einnahmen aus „sonstiger selbständiger Arbeit” i. S. d. § 18 Abs. 1 Nr. 3 Einkommensteuergesetz (EStG) einkommensteuerpflichtig. Das gilt insbesondere für Entschädigungen, die für Verdienstausfall oder Zeitverlust gewährt werden. Ein Steuerabzug ist bei Auszahlung der Aufwandsentschädigungen nicht vorzunehmen; bezogene Aufwandsentschädigungen sind von den Mandatsträgern im Rahmen ihrer Einkommensteuererklärung anzugeben.

Steuerfrei sind

• nach § 3 Nr. 13 EStG Reisekostenvergütungen, die nach den Vorschriften des Bundesreisekostengesetzes oder entsprechender Landesgesetze gewährt werden,
• nach § 3 Nr. 12 Satz 2 EStG Aufwandsentschädigungen, soweit Aufwendungen abgegolten werden, die einkommensteuerrechtlich als Betriebsausgaben berücksichtigungsfähig wären.

B. Anerkennung steuerfreier Aufwandsentschädigungen (§ 3 Nr. 12 Satz 2 EStG)

I. Für ehrenamtliche Mitglieder eines Gemeinderates (Ratsmitglieder) gilt:

1. Pauschale Entschädigungen und Sitzungsgelder sind steuerfrei, soweit sie insgesamt während der Dauer der Mitgliedschaft folgende Beträge nicht übersteigen:

In einer Gemeinde oder Stadt mit	Monatlich	Jährlich
höchstens 20.000 Einwohnern	125 EUR	1500 EUR
20.001 bis 50.000 Einwohnern	199 EUR	2388 EUR
50.001 bis 150.000 Einwohnern	245 EUR	2940 EUR
150.001 bis 450.000 Einwohnern	307 EUR	3684 EUR
mehr als 450.000 Einwohnern	367 EUR	4404 EUR

Die pauschalen Entschädigungen und Sitzungsgelder sind jedoch mindestens in Höhe des in R 3.12 Abs. 3 der LStR genannten Betrages von 250 EUR monatlich steuerfrei.

Beispiel 1:

Die von der Stadt A (bis 20.000 Einwohner) im Januar 2021 an ihre Ratsmitglieder gezahlte pauschale Entschädigung in Höhe von 228,50 EUR monatlich ist auf Grund des Mindestbetrags in voller Höhe steuerfrei.

Beispiel 2:

Die von der Stadt B (ca. 80.000 Einwohner) im Januar 2021 an ihre Ratsmitglieder gezahlte pauschale Entschädigung in Höhe von 417,20 EUR monatlich ist in Höhe von 250 EUR steuerfrei und in der verbleibenden Höhe von 167,20 EUR steuerpflichtig.

Aus den beiden Beispielen wird deutlich, dass der steuerfreie Mindestbetrag von 250 EUR monatlich bei Gemeinden oder Städten bis 150.000 Einwohner anzuwenden ist.

Für den höchstens steuerfrei bleibenden Betrag ist es unerheblich, ob die nach der Verordnung über die Entschädigung kommunaler Vertretungen und Ausschüsse (Entschädigungsverordnung) gezahlten Aufwandsentschädigungen ausschließlich als monatliche Pauschale, zugleich als monatliche Pauschale und als Sitzungsgelder oder ausschließlich als Sitzungsgelder gezahlt werden. Ebenso ist es unerheblich, ob ein Sitzungsgeld für die Teilnehmer an einer Sitzung eines Gemeinderats, eines seiner Ausschüsse oder einer Fraktion gezahlt wird.

Die Nachholung nicht ausgeschöpfter steuerfreier Monatsbeträge in anderen Monaten desselben Kalenderjahres ist zulässig. Dabei kann jedoch der steuerfreie Jahresbetrag uneingeschränkt nur dann eingesetzt werden, wenn die Ratsmitgliedschaft während eines ganzen Kalenderjahres bestanden hat.

Für die Eingruppierung nach der Gemeindegröße ist für steuerliche Zwecke – abweichend von der Regelung zur Entschädigungsverordnung– die Einwohnerzahl der Gemeinde zu Beginn des Kalenderjahres zu Grunde zu legen (Grundsatz der Abschnittsbesteuerung).

2. Neben den steuerfreien Beträgen nach Nr. 1 ist die Erstattung der tatsächlichen Fahrtkosten für Fahrten von der Wohnung zum Sitzungsort und zurück als steuerfreie Aufwandsentschädigung zulässig; bei Benutzung eines eigenen Kfz oder Fahrrads ist die Wegstreckenentschädigung nach dem Landesreisekostengesetz maßgebend.

3. Die steuerfreien Beträge nach Nr. 1 erhöhen sich für zwei Stellvertreter des Bürgermeisters, in Gemeinden mit mehr als 50.000 Einwohnern für einen weiteren Stellvertreter, sowie für Fraktionsvorsitzende auf das Doppelte der Beträge nach Nr. 1.

In den Fällen einer Vervielfältigung ist der steuerfreie Mindestbetrag von 250 EUR monatlich nicht anzuwenden.

Beispiel:

Der erste Stellvertreter des Bürgermeisters der Stadt A (bis 20.000 Einwohner) erhält im Januar 2021 eine Aufwandsentschädigung in Höhe von insgesamt 914 EUR monatlich.

Die gezahlte pauschale Entschädigung ist in Höhe von 250 EUR monatlich (125 EUR × 2) steuerfrei und in Höhe von 664 EUR monatlich steuerpflichtig.

Die steuerliche Behandlung der den hauptamtlichen Bürgermeistern gezahlten Aufwandsentschädigungen richtet sich nach R 3.12 Abs. 3 Satz 2 Nr. 1 LStR. Danach sind die nach der Eingruppierungsverordnung gezahlten Aufwandsentschädigungen in voller Höhe steuerfrei.

II. Für ehrenamtliche Mitglieder eines Kreistages gilt Folgendes:

1. Pauschale Entschädigungen und Sitzungsgelder sind steuerfrei, soweit sie insgesamt während der Dauer der Mi...