Um OKR erfolgreich in einem Team bzw. Unternehmen einzuführen, ist zunächst wichtig, dass die Mitarbeiter gut über die Methode informiert sind und darin geschult werden. Sie sollten das Vorgehen, aber auch den Kontext dazu kennen und verstehen (z. B. VUCA-Welt). Deshalb sollten zu Beginn je nach Größe des Teams mindestens eine Person als OKR-Experte ausgebildet werden, der sein Wissen an die anderen Teammitglieder weitergeben kann. Entscheidend ist dabei das Mindset. OKR sollte der täglichen Arbeit Sinn verleihen, das Verständnis des Unternehmenszwecks erleichtern und dabei auch helfen, die Unternehmensziele in kleinen Schritten (Key Results) zu erreichen.
Role Models helfen beim Verständnis für OKR
Am besten führt man das OKR-Team mithilfe von Role Models an die Methodik heran und bietet einen Rahmen bspw. eine Sprechstunde, um offene Fragen und Unklarheiten zu klären. Das heißt, wenn im Unternehmen bereits OKR in Bereichen erfolgreich eingeführt wurde, kann dieses Wissen für das Abholen des Teams genutzt werden. Diese Role Models sollen zur Inspiration und als ersten Input dienen, aber nicht von anderen Bereichen kopiert werden.
Fallen in der Vorbereitung Barrieren und Stärkefelder in der Kultur auf, sollten frühestmöglich Maßnahmen getroffen werden. Ist bspw. jemand im Team bereits auf Scrum spezialisiert, bietet es sich aufgrund der vielen Parallelen von Scrum und OKR an, dass sich diese Person als OKR-Master ausbilden lässt.
Die OKR-Methode ist eine agile Arbeitsweise, die zwischen top-down und bottom-up angesiedelt ist: Sie sollte eine Art Bindeglied zwischen operativer und strategischer Arbeit sein – mit entsprechender Orientierung an einer Unternehmensvision.
Wer die Unternehmensziele effizient voranbringen will, kann auch OKR und Scrum kombinieren. Wichtig ist dabei dennoch, dass ein OKR-Master die OKRs koordiniert und die Struktur eines Zyklus im Blick behält. Oft sind Scrum Master oder agile Coaches gleichzeitig Scrum und OKR-Experte. OKR kann mit klassischem Projektmanagement, Kanban oder Getting Things Done kombiniert werden.
OKR-Master ist nicht die Führungskraft
Der OKR-Master darf keine disziplinarische Führungskraft sein, sondern sollte mehr die Rolle eines Coaches innehaben. Das heißt, Führungskräfte sollten den OKR-Teams Freiraum geben, um selbstorganisiert die Objectives erreichen zu können.
Ist im Team noch niemand mit OKR in Berührung gekommen, sind Schulungen besonders wichtig. Das heißt, allen wird der Kontext, die Idee der Arbeitsweise und das Vorgehen von erfahrenen OKR-Experten erklärt. Sie bieten im Vorfeld mehrere Trainings an, informieren die Teams und sorgen für eine solide Wissensbasis im Unternehmen, damit OKR umgesetzt werden kann.
OKR-Zertifizierung
Um einen reibungslosen Planungsprozess aufzusetzen, ist es dabei wichtig, dass der OKR-Master zertifiziert wurde und sich im besten Fall auch mit anderen agilen Methoden auskennt: Oft beinhaltet eine Weiterbildung zum Agile Coach verschiedene agile Methoden, da sich die Methoden gut ergänzen.
Für ein möglichst produktives Arbeiten ist es entscheidend, dass ein allgemein gutes Teamgefühl besteht und die Mitarbeiter Probleme offen ansprechen können. Daher sind ein regelmäßiger Austausch und eine Abfrage der Stimmung in Bezug auf die Zielerfüllung das A und O der OKR-Methode.
Ein kurzer, (zwei-)wöchentlicher Check-In von 15 Minuten ist dafür völlig ausreichend. Dabei soll es nicht um individuelle Fortschritte gehen. Das gesamte Team gibt eine Einschätzung ab, zu wie viel Prozent die Key Results erreicht wurden. Das Confidence Level hilft hier bei der Einordnung. Der Zielerreichungsgrad liegt dabei zwischen 0 und 100 %. Die OKRs sollten so formuliert sein, dass sie innerhalb eines Zyklus zu 100 % erreicht werden können. Beträgt der Zielerreichungsgrad für OKRs weniger als 100 %, heißt das nicht zwangsläufig, dass man gescheitert ist. OKRs können angepasst auf den nächsten Zyklus übertragen werden.
Reflexion ist ein bedeutender Bestandteil des Frameworks. Sie wird in zwei Teile geteilt: In der Review schaut das Team kurz vor Ende des Zyklus auf die Zielerreichung und Verbesserung des Prozesses. Die Retrospektive legt den Fokus auf die Zusammenarbeit aus systemischer Sicht und zielt dabei auf die Teamentwicklung ab: Was hat das Team gelernt, was sollte für den nächsten Zyklus verbessert werden?
OKR braucht Zeit
OKR ist ein Prozess. Es braucht einige Zyklen, bis die Methode Auswirkungen auf das Unternehmen zeigt.