4.1 Erfolgsfaktoren einer Onboarding App
Wenn Sie eine App einführen, haben Sie die sehr bequeme, teilautomatisierte Möglichkeit, Inhalte (wie Unternehmens-, Produkt und Teaminformationen, Events, Kontakte u. Ä.) bereits vor dem ersten Arbeitstag bequem mit dem Neuen zu teilen. Unterschätzen Sie den Mehrwert dieser Technik nicht: Der neue Mitarbeiter kann sich ganz anders auf den neuen Job und die Firma vorbereiten – und wird schneller produktiv. Außerdem kann er sich schon im Vorfeld mit Kollegen vernetzen, an Firmen-Events teilnehmen usw.
Damit Sie der digitalen Lösung dann aber auch Leben einhauchen (nichts ist schlimmer als eine App, in der nichts geht!), muss mindestens ein Redaktionsplan erstellt, Inhalte getextet und Bilder gepostet werden. Darüber hinaus können Sie Ihrem Einfallsreichtum freien Lauf lassen. Planen Sie – was das zeitliche Ausspielen der Inhalte angeht – am besten vom ersten Arbeitstag an rückwärts. Denn nicht jeder neue Mitarbeiter hat die gleiche Kündigungsfrist!
So könnte eine App-Oberfläche für den Onboardee aussehen – nutzen Sie die Möglichkeiten, um alle wichtigen Infos zeitgerecht zu posten und die Oberfläche mit Ihrem CI auszustatten. Das steigert die Vorfreude auf den ersten Arbeitstag enorm!
4.2 Vorteile einer Softwarelösung
Sollten Sie sich für eine komplette Onboarding-Software entscheiden, gewinnen Sie viel Freiraum durch administrative Entlastung, z. B. bei Zeitfressern wie Routineaufgaben. Darüber hinaus reduzieren Sie durch Automatisierung die Fehlerhäufigkeit und erhalten eine umfassende Übersicht anstehender und erledigter Aufgaben. Ein Dashboard könnte so aussehen:
Last but not least: Durch die Einführung einer IT-gestützten Onboarding-Lösung eröffnen sich Ihnen neue, bequeme Analyse- und Berichtsmöglichkeiten. So generieren Sie künftig auf Knopfdruck vorkonfigurierte Reports und KPIs.
4.3 Ständige Feedback Loops sind das A und O
Ab dem Startschuss des Projekts sollten Sie konsequent regelmäßige Feedback Loops installieren. Was im Workshop am Reißbrett stimmig erschien, kann sich in der Praxis als nicht zielführend erweisen. Je früher Korrekturen vorgenommen werden, desto weniger aufwändig! Nicht nur das Feedback der Führungskräfte ist wichtig: Gerade aktuelle Onboardees, die den neuen Onboarding-Prozess durchlaufen, können sehr konkrete Rückmeldungen und Verbesserungsvorschläge einbringen. Schließlich sind das die Kunden, für sie wird der Prozess aufgesetzt! Hierbei ist es wichtig, dass den neuen Mitarbeitern zumindest die Option gegeben wird, ihr Feedback anonym zu geben.
Nachhaltige Einführung neuer Abläufe und Technologien
Geht es um Changemanagement, sind immer drei Dimensionen zu berücksichtigen. Gelingt dies nicht ganzheitlich, werden die gewünschten Änderungen nur sehr schwer in der Organisation verankerbar sein.
Alle drei Dimensionen müssen adäquat adressiert werden.
- Technologie: Dies ist die offensichtlichste der drei Dimensionen. Die Software bzw. die Tools müssen an die jeweiligen Unternehmensanforderungen angepasst und konfiguriert werden. Systembrüche, Unwägbarkeiten, schlechte UX und unnötiger Pflegeaufwand sollten unbedingt vermieden werden. Software-Schnittstellen müssen mitgedacht werden (z. B. zum Bewerbermanagement, zur digitale Personalakte etc).
- Organisation: Eine flächendeckende Nutzung der Lösung und das Einhalten der vorgegebenen Prozessschritte lässt sich nur dann sicherstellen, wenn sie einen Nutzen für ALLE Beteiligten bringt und zur Unternehmenskultur und den Arbeitsabläufen "passt".
- Menschen: Damit alle Mitarbeiter die neuen Prozesse auch leben können, ist ein umfangreiches Empowerment der einzelnen Mitarbeiter nötig – nicht nur derjenigen, die im Projektverlauf involviert waren! Das geht weit über eine reine Software-Schulung hinaus: Es erfordert zunächst den behutsamen Abbau von Berührungsängsten, wechselseitiges Lernen, Ausprobieren und Experimentieren sowie das Wecken von Begeisterung für die neue Lösung. Und das wirkliche Hören von Feedback und Verbesserungsvorschlägen!
Onboarding App setzt Ressourcen frei
Sie haben gesehen: Im Onboarding neuer Mitarbeiter schlummern viele Optimierungs- und Automatisierungspotenziale. Wird der Prozess einmal sauber aufgesetzt, mit einem benutzerfreundlichen Frontend und einem gut durchdachten Aufgabenmanagement dahinter, trägt sich die Anschaffung einer digitalen Onboarding-Lösung ziemlich schnell und es können wertvolle interne Ressourcen freigesetzt werden. Die einmalige Erstellung von hochwertigem Content, der dem neuen Mitarbeiter in der Pre- und Onboarding-Phase ausgespielt werden kann, trägt weiter dazu bei, dass sich HR und Fachabteilung zukünftig auf die individuelle, aufgabenspezifische Einarbeitung konzentrieren können. Leider ist es damit nicht getan! Nach erfolgreichem Roll-out geht es sozusagen in den Maintenance-Modus über. Dieser erfordert nach wie vor Ressourcen und Beachtung.