Vom Anlegen der Personalakte über die Entgeltabrechung bis zur Zeugniserstellung werden heutzutage fast alle HR-Prozesse mithilfe von Software gestaltet und abgewickelt. Das gilt auch für das Onboarding.
Software-Plattformen für das digitale Onboarding
Nahezu alle großen HR-Management-Softwareplattformen bieten inzwischen eigene Onboarding-Module an, so zum Beispiel Oracle Taleo, SAP Successfactors und Haufe Onboarding. Daneben gibt eine Vielzahl an spezialisierten Softwarelösungen fürs Onboarding.
Solche Softwarelösungen unterstützen HR im Back-End dabei, den Onboarding-Prozess zu managen. Idealerweise fügt sich das Onboarding-Management nahtlos in andere HR-Prozesse wie das Bewerbermanagement, das Talent Management oder die Personalentwicklung ein.
Im Front-End bieten Softwarelösungen zum Onboarding meist eine spezielle Oberfläche, die individuell gestaltet und an das Unternehmens-CI angepasst werden können. Über ein solches Onboarding-Portal werden neue Mitarbeitende durch alle Stufen des Onboarding-Prozesses geführt. Mit einer persönlichen Roadmap erhalten die Neuen sofort einen Überblick über die Stationen und den Zeitplan, des individuell für sie gestalteten Einarbeitungsprozesses.
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Digitale Plattformen zur Informationsbereitstellung
Über ein solches Onboarding-Portal können den neuen Mitarbeitenden auch alle Informationen zur Verfügung gestellt werden, die sie benötigen. Des Weiteren dienen häufig das Firmen-Intranet oder unternehmensinterne Wikis zur Dokumentation der wichtigsten Informationen. Dazu gehören sämtliche allgemein geltenden Unternehmensstandards und Regeln - vom angemessenen Dresscode über die Einführung in wichtige Prozessabläufe, die Bedienung von Systemen zu Zeiterfassung, Urlaubsplanung und Spesenabrechnung, bis hin zu einfachen Hinweisen zu Parkmöglichkeiten auf dem Betriebsgelände. Einweisungen in Standards zur Arbeitssicherheit gelten in vielen Bereichen sogar als Voraussetzung für das Betreten bestimmter Betriebsflächen sowie die Bedienung von Maschinen und Betriebsmitteln.
"Wichtig ist, die Informationen richtig zu dosieren. Denn gerade in der ersten Zeit ist die Gefahr groß, dass sich der neue Mitarbeiter oder die neue Mitarbeiterin von der Menge an Informationen schlichtweg erschlagen fühlt", empfiehlt Till Lohmann, Berater bei Pricewaterhouse-Coopers. "Dann entsteht schnell ein Gefühl der Überforderung oder sogar Demotivation. Die wichtigsten Informationen sollten deshalb gut dosiert über einen längeren Zeitraum gestreut werden."
Darüber hinaus sollten die Informationen auf die Position der neuen Mitarbeitenden zugeschnitten werden: Festangestellte erhalten anderen Informationen als Aushilfen, Führungskräfte andere als neue Auszubildende.
Onboarding-Plattformen auch zur Interaktion
Das Kennenlernen der Firmenkultur und die Möglichkeit, die neuen Kolleginnen und Kollegen zu treffen und sich mit ihnen zu vernetzen, gehören ebenso zu den elementaren Komponenten einer erfolgreichen Onboarding-Strategie wie die Möglichkeit, Ansprechpartner zu verschiedenen Themen innerhalb des Unternehmens zu konsultieren und zu befragen. Hier kommen beim Onboarding häufig Konzepte sozialer Netzwerke wie Xing und Linkedin zum Einsatz. Egal ob interne, speziell angepasste Social Networking Tools oder die großen Plattformen wie Twitter oder Facebook genutzt werden – der Einsatz von Social Media im Onboarding-Prozess erlaubt es den neuen Mitarbeitenden, sich rasch im Unternehmen zu vernetzen, um vom Wissensaustausch mit Kolleginnen und Kollegen zu profitieren.
Bei der Telekom beispielsweise sind rund 100.000 Beschäftige im Telekom Social Network (TSN), der internen Kommunikationsplattform des Konzerns, aktiv, um Informationen auszutauschen, Wissen zu teilen oder Themen zu diskutieren. Das TSN ist ein Bespiel dafür, wie dynamisch die Digitalisierung auch die interne Kommunikation im Unternehmen verändert. Im TSN vernetzen sich Mitarbeitende, die hunderte oder auch tausende von Kilometer entfernt arbeiten. Solche Social-Networking-Plattformen dienen damit vor allem der sozialen Integration neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
E-Learning im digitalen Onboarding-Prozess integrieren
Nachdem alle notwendigen Formulare online ausgefüllt wurden, warten idealerweise bereits zahlreiche E-Learning-Module auf die neuen Mitarbeitenden. Schulungs- und Trainingsmaßnahmen sind ein ganz wichtiger Bestandteil des Onboarding-Prozesses. Die genaue Auswahl der Module wird durch die Position und den Unternehmensbereich bestimmt. Ergänzt wird das angebotene Portfolio möglicherweise durch weiterführende Inhalte, die die Führungskraft als Vorbereitung auf die zukünftige Tätigkeit für wichtig erachtet.
Für die Umsetzung dieser Schulungsmaßnahmen dienen E-Learning-Programme, die in großen Unternehmen mithilfe einer Learning-Management-Plattform an die individuellen Standortbedingungen angepasst werden können. Auf der Job-spezifischen Ebene übernimmt die Führungskraft die Verantwortung dafür, die neuen Mitarbeitenden in die notwendigen, aufgabenbezogenen Lernprogramme oder Trainingsmaßnahmen einzubuchen.
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Onboarding-Apps: Digitale Ergänzung zum Onboarding-Programm
Immer häufiger setzen Unternehmen und Personalabteilungen auch Apps ein, um neue Mitarbeitende durch den Onboarding-Prozess zu begleiten. Onboarding-Apps bieten eine Reihe von Vorteilen:
- Mobilität und Flexibilität: Eine App bietet eine flexible Ergänzung zum professionalisierten Onboarding-Prozess. Sie ist jederzeit und von jedem Ort abrufbar.
- Integration: Die Nutzung der App lässt sich optimal in den Arbeitsalltag der Mitarbeitenden einbauen.
- Einheitliche Kommunikation: Die mobile Technik reduziert den Aufwand zur Standardisierung und entlastet den HR-Bereich, der mit Struktur und Professionalität punktet.
- Erlebnis und spielerisches Lernen: Der Spaßfaktor sollte bei einer digitalen Lösung nicht zu kurz kommen, denn nur so wird eine App regelmäßig genutzt.
- Multimediale Nutzung: Eine App bietet die Möglichkeit, verschiedene mediale Elemente – vom informativen Text bis hin zum kurzen Video - einzubinden.
- Interaktiver Dialog: Auch eine direkte Feedbackfunktion kann Bestandteil einer App sein und weitere Möglichkeiten bieten.
- Steigerung der Identifikation mit dem Unternehmen.
- Wertschätzung jedes einzelnen Mitarbeiters und jeder einzelnen Mitarbeiterin.
- Kompakte Wissensvermittlung, die Stück für Stück freigegeben wird.
- Unsicherheiten, die in der Anfangsphase häufig vorkommen, können abgefangen werden.
- Employer Branding wird auf die digitale Ebene gehoben.
Wichtig ist: Eine Onboarding-App kann immer nur ein Bestandteil einer größeren, übergeordneten Strategie sein. Sie steht nicht für sich alleine, sondern ergänzt die verschiedenen Phasen der Einarbeitung.
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