Outsourcing, Analyse und Leitfaden für den Ablauf / Checkliste: Outsourcing

Checkliste unter anderem enthalten im Haufe Personal Office Platin

Günther Krüger

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Anmerkungen zur Verwendung der Checkliste

1. Unternehmen in regelmäßigen Zeitabständen auf auslagerungsfähige Bereiche und Funktionen überprüfen.

2. Keine dauerhafte Auslagerung von Kernbereichen des Unternehmens.

3. Laufende Information an die Unternehmensleitung.

4. Entscheidungen ausschließlich durch die Unternehmensleitung (Outsourcing ist Chefsache!).

Planungsphase
Analyse des Outsourcingspotenzials: zu prüfende Unternehmensbereiche/ -funktionen	Bewertung: auslagerungsfähig			Mögl. Termin bis	verantwortliche Personen	Bemerkung	erledigt
	Ja	Nein	Teilw.	Mögl. Termin bis	verantwortliche Personen	Bemerkung	erledigt
Bedarfsanalyse Analyse der aktuellen Geschäftsprozesse und Identifikation möglicher auszulagernder Prozesse ( Bestimmung der Prozesse, die nicht zu den Kernkompetenzen gehören)	[ ]	[ ]	[ ]			Beizufügen ist eine gesonderte Stellungnahme des/der Unternehmensbereichs / -funktion zum Outsourcing, z.B. hinsichtlich genutzer Raum- und Maschinenkapazitäten, Energiebedarf, betroffener Arbeitnehmer, Auswirkungen etc.	[ ]
1.	[ ]	[ ]	[ ]				[ ]
2…	[ ]	[ ]	[ ]				[ ]
3…	[ ]	[ ]	[ ]				[ ]
4…	[ ]	[ ]	[ ]				[ ]

zu prüfende Unternehmensbereiche/ -funktionen		Bemerkung	erledigt
Planungsphase
1. Zielsetzung und Anforderungen	Klare Zielsetzung Definition der Anforderungen (z. B. Kostenreduktion, Qualitätssteigerung, höhere Flexibilität durch die Auslagerung oder Zugang zu externem Know-How)	Ziele sowohl kurz- als auch langfristig formulieren	[ ]
2. Beratung	Hinzuziehen eines spezialisierten Outsourcings-Beraters notwendig? [ ] JA [ ] Nein	Wenn Ja, mögliche Berater feststellen, Angebote einholen, Auftrag vergeben.	[ ]
3. Voraussetzungen prüfen	Rechtliche Voraussetzungen prüfen (intern/extern)	Prüfung durch externe Berater, soweit innerhalb des Unternehmens keine eigene Rechtsabteilung vorhanden ist. Beizufügen ist das externe/interne Prüfungsergebnis.	[ ]
4. Analyse	Kosten-Nutzen-Analyse: Bewertung und Überprüfung der internen Ressourcen, Kosten und Kompetenzen: Identifikation der Stärken und Schwächen der internen Prozesse Bewertung der Chancen und Risiken des Outsourcings Bewertung der Effizienz und Kosten der internen Abwicklung Strategische Überlegungen (Wettbewerbsfähigkeit sichern, Flexibilität gewährleisten, Schutz geistigen Eigentums etc.)	Für jede(n) Unternehmensbereich / -funktion	[ ]
		Beizufügen sind die Werte aus dem Rechnungswesen der letzten 3 Jahre. Schätzung der Kostensteigerung für die kommenden 5 Jahre, auch indirekte Kosten berücksichtigen.	[ ]
	Bewertung dermonetären Faktoren (Sachkosten, Personalkosten, Sonstige Kosten)		[ ]
	Betrachten und Bewerten der qualitativen Faktoren (Erfahrung und Expertise, Kundenzufriedenheit, Flexibilität, Reaktionsfähigkeit, Skalierbarkeit, Marktstellung/Reputation, technologische Kompetenz, Konkurrenz, Zuverlässigkeit, Auswirkungen auf Mitarbeiter und Kunden, Sicherheitsstandards, Nachhaltigkeit, Preisauswirkung etc.)	Beizufügen ist eine detaillierte Aufstellung der Vor- und Nachteile Kernkompetenzbereiche sind nur in absoluten Ausnahmefällen auslagerungsfähig!	[ ]
5. Dienstleister	Marktanalyse und Auswahl potenzieller Dienstleister: Mögliche Dienstleister feststellen (z.B. nach Größe des Dienstleisters, Dauer und der Umfang der bisherigen Tätigkeit, Standort) Informationen einholen Auswahlkriterien festlegen (z.B. nach Fähigkeiten, Leistungen, Erfahrung, finanzielle Stabilität) Angebote einholen/Ausschreibung Angebote auswerten Auftrag vergeben	Prüfung der Referenzen und Erfahrungen der Anbieter Kontaktaufnahme mit Referenzkunden- Bewertung der bisherigen Projekterfahrungen	[ ]
6. Entscheidungsphase	Kostengegenüberstellung interne/externe Kosten und der qualitative Faktoren		[ ]
6. Entscheidungsphase	Abwägen von Chancen und Risiken durch detaillierte Aufstellung der Vor- und Nachteile (SWOT-Analyse) und eine gesonderte Stellungnahme des/der Unternehmensbereichs/funktion Vergleich der internen Abwicklung mit den externen Angeboten Entscheidung über Auslagerung treffen Information/Vereinbarung mit dem Betriebsrat	Beizufügen ist das externe/interne Prüfungsergebnis Wichtig: frühzeitige Information des Betriebsrates (ggf. Mitbestimmungsrecht bei Auswirkungen auf Arbeitsplätze)	[ ]
Vorbereitungsphase
7. Risikomanagement	Identifikation potenzieller Risiken und deren Auswirkungen (z.B. Datenschutz, Lieferausfälle) und Bewertung der Auswirkungen auf das Unternehmen	Umfang und Art erläutern	[ ]
7. Risikomanagement	Entwicklung von Risikomanagementstrategien für kritische Situationen und Implementierung von Maßnahmen zur Risikominderung		[ ]
8. Vertragsgestaltung	Klärung der Vertragsbedingungen und Leistungsvereinbarungen (z.B. Festlegung der zu erbringenden Leistungen, Definition der Vertragslaufzeit und Kündigungsbedingungen)	Umfang und Art definieren	[ ]
8. Vertragsgestaltung	Festlegung von Service Level Agreements (SLAs) (z.B. Bestimmung der Leistungskennzahlen (KPIs), Vereinbarung von Reaktionszeiten und Eskalationsprozessen)		[ ]
9. Zusammenarbeit und Kommunikatio...

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