Die Auslagerungsmöglichkeiten im Bereich der Personaladministration variieren zwischen vollständiger externer Abwicklung der Personalverwaltung bis zur Auslagerung von Teilbereichen. Die gesamte Palette der Personalverwaltung und -betreuung wird derzeit noch sehr selten extern angeboten. Teilbereiche werden in der Regel von Steuerberatern, insbesondere aber von Buchführungshelfern und Rechenzentren, sowie Beberatungsunternehmen angeboten. Problematisch sind in diesem Personalbereich insbesondere der gesamte Schriftverkehr und das Vertragswesen. Nachfolgend einige Teilbereiche, die sich ganz oder teilweise für eine Auslagerung eignen.
3.2.1 Externes Personalbüro – Personalbetreuung
Die wesentlichen Teilaufgaben der Personaladministration betreffen alle Informationen zum Beschäftigtenverhältnis, Fragen der gesetzlichen und betrieblichen Altersversorgung, des Steuerrechts und der Sozialversicherung, wie z. B.:
- Das Erstellen, Verwalten und Archivieren von Personaldaten und (digitalen) Personalakten. Hierzu gehören die Personalstammdaten und Lohn- und Gehaltskonten.
- Die Überwachung der Einhaltung gesetzlicher, tarifvertraglicher und betrieblicher Vorschriften und Regelungen.
- Das Erstellen und Auswerten von Personaldaten und Informationen mittels Personalinformationssysteme.
- Die Kontrolle der Personalwirtschaftlichkeit durch die Kontrolle des wirtschaftlichen Einsatzes des Personals und die Analyse der Personalkosten.
Zur Aufgabenerfüllung bedient sich die Personaladministration dabei einiger Hilfsmittel:
- (digitale) Personalakte und -dateien,
- Personalstatistiken.
Die Funktionen der Personalbetreuung sind insbesondere:
- die Auskunftsfunktion und
- die Beschwerdefunktion.
Ein externes Personalbüro kommt hauptsächlich für kleine und mittlere Unternehmen infrage, für die sich die Einstellung einer qualifizierten Fachkraft nicht lohnt, bzw. die in der Region nicht in ausreichendem Maße zur Verfügung stehen. Bei Großunternehmen lohnt sich jedoch gegebenenfalls die Gründung einer eigenen Dienstleistungsgesellschaft.
Die Vorteile liegen vor allem in den deutlich geringeren Personalkosten für die Unternehmen. Die Risiken, die sich aufgrund der komplexen Materie und der vielfältigen zu beachtenden rechtlichen Vorschriften ergeben, werden durch das Outsourcing vermieden.
Für die Personalbetreuung ist es wichtig, dass der Dienstleister einen gut erreichbaren Support und ggf. telefonische Beratung in eiligen Fällen anbietet. Das Unternehmen sollte auf alle Daten und Auswertungen kurzfristig zugreifen können. Arbeitsrechtliche Fragen lassen sich über Rechtsanwälte oder Verbände klären.
Vertraulichkeit
Bei der Auslagerungsentscheidung von Personalverwaltungs- und -betreuungsfunktionen gilt besonderes Augenmerk der hohen Vertraulichkeit der Prozesse. Es wird höchste Diskretion erwartet und zur optimalen Erledigung der Aufgaben i. d. R. ein umfangreiches "historisches" Firmen- und Mitarbeiterwissen benötigt. In der Praxis kommt es daher oft vor, dass Mitarbeiter des Unternehmens zum Dienstleister wechseln und dort die Arbeit für das Unternehmen erledigen.
3.2.2 Lohn- und Gehaltsabrechnung (Payroll)
Ein wesentlicher Teilbereich der Personaladministration ist die Entgeltabrechnung (sog. Payroll) der Mitarbeiter. Neben der Informationspflicht für den Mitarbeiter hat die Lohn- und Gehaltsabrechnung für das Unternehmen noch die Aufgabe der Nachweispflicht für externe Stellen (z. B. Finanzamt, Krankenkassen, Berufsgenossenschaft, Arbeitsagentur) und dient als Grundlage für die Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung hat innerhalb des Unternehmens alle Aufgaben zu erfüllen, die mit den materiellen Auswirkungen des Faktors Arbeit im Zusammenhang stehen.
Dies sind grundsätzlich
- die Ermittlung des Entgeltanspruchs der einzelnen Mitarbeiter und die Erfüllung der damit zusammenhängenden Arbeiten und
- die Ermittlung und Verteilung des Personalaufwands im Hinblick auf die Erfolgsrechnung und die Kosten- und Leistungsrechnung des Unternehmens.
Die personenbezogene Abrechnung läuft im Regelfall wie folgt ab:
- Vergütungsermittlung (Lohn oder Gehalt) auf der Grundlage des Arbeitsvertrags unter Berücksichtigung der gesetzlichen, tariflichen oder betrieblichen Vereinbarungen,
- Vergütungen besonderer Art (z. B. Kurzarbeitergeld, Saison-Kurzarbeitergeld etc.),
- Ermittlung der Abzüge gesetzlicher, steuer- und sozialversicherungsrechtlicher und persönlicher Art,
- Ermittlung der Nettovergütung und Auszahlung.
Im Rahmen der Lohn- und Gehaltsabrechnung sind für die Mitarbeiter vielfältige Bescheinigungen aufgrund gesetzlicher Bestimmungen zu erstellen. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist schon seit Jahren der klassische Auslagerungsbereich in den deutschen Unternehmen. Entsprechend groß ist das Dienstleistungsangebot für die externe Payroll-Abwicklung.
Die Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung sollte bei Unternehmen mit unter 100 Beschäftigten grundsätzlich immer überprüft werden. Auch bei Unternehmen mit mehr Beschäftigten kann es gute Gründe für eine Auslagerung geben. Je komplizierter und umfangreicher die Lohn- und Ge...