Personalcontrolling: Kennzahlen / 1.3 Kennzahlen für die Personalgewinnung

Gerade in der Personalgewinnung gibt es unterschiedliche Kennzahlensysteme, die je nach Unternehmenssituation wichtig sein können. Sei es die Ermittlung der Beschaffungskosten oder deren Effizienz, die Produktivität der Personalgewinnung, die Frühfluktuationsquote oder der Grad der Personaldeckung. Viele dieser Kennzahlen liegen bereits durch die Personalgewinnungsplanung vor. In der Praxis sind meist zwei Fragen wichtig:

• Wie effizient sind dieBeschaffungswege?
• Wie hoch sind die Personalgewinnungskosten?

1.3.1 Effizienz der Gewinnungswege

Die Überprüfung der Effizienz der Gewinnungswege unterstützt die Planung und Kontrolle der bisherigen Methoden. Hier kann der Nutzen des einzelnen Wegs über die Art der Position berechnet werden:

Bewerbungen * 100 [%]

Beschaffungsweg a

Vorstellungsgespräche * 100 [%]

Beschaffungsweg a

Einstellungen * 100 [%]

Beschaffungsweg a

Mithilfe der Ergebnisse können die Beschaffungswege effizienter gestaltet werden und nach Kosten-Nutzen-Faktoren analysiert werden. So lässt sich feststellen, ob die Art des Beschaffungswegs für ein bestimmtes Anforderungsprofil weiterhin sinnvoll ist und inwieweit Veränderungen geeignet wären.

Die Effizienz der Gewinnungswege wird eher im Einzelfall oder jährlich erhoben. Sie kann nach Art der gesuchten Positionen gegliedert werden.

Als Basisdaten werden benötigt:

• Anzahl der Bewerbungen,
• Anzahl der Vorstellungsgespräche und
• Anzahl der Einstellungen bei den einzelnen Gewinnungswegen.

Gewinnungskosten pro Eintritt

Mithilfe dieser Berechnung können Sie den Gewinnungsaufwand messen und die Kosten analysieren und kontrollieren:

Gesamtkosten der Personalgewinnung [EUR]

Anzahl der Eintritte

Das Ergebnis unterstützt eine Aussage, ob die Einzelkosten und Verwaltungskosten in einem vertretbaren Rahmen sind oder ob die Beschaffungskosten pro Eintritt gesenkt werden sollten. Die Höhe der Beschaffungskosten ist auch vom Auswahlprozess für das Anforderungsprofil, der Arbeitsmarktlage und vom Standort des Unternehmens abhängig.

Die Effizienz der Gewinnungswege wird eher im Einzelfall oder jährlich erhoben. Sie kann nach Art der gesuchten Positionen gegliedert werden.

Als Basisdaten werden benötigt:

• Einzelnen Kosten (Zeitungsanzeigen, Personalberatung, Reisekosten, usw.);
• Interne Kosten (Arbeitszeit für die Teilnahme an Gesprächen, Verwaltungsaufwand in der Personalabteilung, …).

1.3.2 Produktivität der Gewinnung

Mithilfe dieser Berechnung können Sie die Produktivität und Effizienz bei der Personalgewinnung messen und den Personalbedarf im Personalbereich überprüfen.

Bewerbervorgänge	=	___________________________________________________________________________ [Menge/Mitarbeiter]
Personalreferent
Vorstellungsgespräche	=	___________________________________________________________________________ [Menge/Mitarbeiter]
Personalreferent
Einstellungen	=	___________________________________________________________________________ [Menge/Mitarbeiter]
Personalreferent

Das Ergebnis hilft bei der Einschätzung, wo im Personalbereich bei der Produktivität Veränderungsmaßnahmen von Vorteil wären oder ob eine zusätzliche Planstelle notwendig ist.

Die Produktivität der Gewinnung wird jährlich erhoben und kann nach Zielgruppe (Leitende Angestellte, Fachkräfte oder Nachwuchskräfte) und Standort gegliedert werden.

Als Basisdaten werden benötigt:

• Anzahl der Personalbetreuer/Recruiter sowie
• Anzahl der Bewerbungen, Vorstellungsgespräche und Einstellungen.

1.3.3 Rekrutierungskosten

Diese Kennzahl gibt die Kosten der Rekrutierer pro erfolgreichen Personalbeschaffungsauftrag wieder und spiegelt sich im Budget der Personalabteilung.

Sie errechnet sich so:

Kosten der Rekrutierer	Rekrutierungskosten
Erfolgreiche Personalbeschaffungsaufträge

Ein externer Benchmark als Durchschnittswert über alle Mitarbeitergruppen liegt bei 717 EUR (Stand 06/2013).