Praxis-Beispiele: Auslandsreisekosten / 6 Fähraufenthalt

Sachverhalt

Ein Arbeitnehmer unternimmt eine einwöchige beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit nach Oslo. Er legt die Strecke mit einem vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Leihwagen zurück. Von Kiel nach Oslo benutzt der Arbeitnehmer die Fähre. Verlauf der Reise:

• Montag: 9:00 Uhr Abfahrt von zu Hause; 14:00 Uhr Abfahrt in Kiel mit der Fähre
• Dienstag: 9:30 Uhr Ankunft in Oslo
• Aufenthalt in Oslo
• Freitag: 14:00 Uhr Rückfahrt ab Oslo mit der Fähre
• Samstag: 9:30 Uhr Ankunft in Kiel; 15:00 Uhr Ankunft zu Hause

Während der Tage in Oslo hat er in einem Hotel zum Preis von 120 EUR einschließlich Frühstück übernachtet. Die Rechnung ist auf die Firma ausgestellt, Mahlzeiten waren im gewählten Tarif nicht enthalten.

Der Arbeitnehmer bittet nun um Erstattung der Hotelkosten sowie der ihm zustehenden Verpflegungskosten. Die Fährkosten wurden direkt dem Arbeitgeber in Rechnung gestellt, Mahlzeiten waren im gewählten Tarif nicht enthalten. Der Arbeitgeber gewährt die steuerlich zulässigen Höchstbeträge als Spesen.

Wie hoch ist die Erstattung und welche steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Besonderheiten sind zu beachten?

Ergebnis

Es handelt sich um eine dienstlich veranlasste Auswärtstätigkeit im Ausland, für die Übernachtungs-, Fahrt- und Verpflegungskosten steuer- und sozialversicherungsfrei erstattet werden können.

Durch die Gestellung des Leihwagens und die Übernahme der Fährkosten sind dem Arbeitnehmer keine Fahrtkosten entstanden. Die Gestellung hat keine steuer- oder sozialversicherungsrechtlichen Folgen, allerdings sind auch keine weitergehenden Erstattungen zulässig.

Für die Abwesenheitszeiten von Betrieb und Wohnung können Verpflegungsmehraufwendungen erstattet werden. Bei einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit im Ausland richtet sich das Auslandstagegeld nach dem Ort, den der Reisende vor 24:00 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht hat. Bei Schiffsreisen ist für die Tage der Einschiffung und Ausschiffung das für den Hafenort geltende Tagegeld maßgebend.

• Für den Montag gilt noch die deutsche Verpflegungspauschale von 14 EUR (Anreisetag).
• Von Dienstag bis Freitag ist der Arbeitnehmer jeweils volle 24 Stunden abwesend. Für diese Tage gilt die volle Pauschale für Norwegen von 75 EUR. Es ist unerheblich, dass der Arbeitnehmer am Freitagabend bereits auf der Heimreise ist.
• Für den Samstag ist eine Pauschale für An- und Abreisetage anzusetzen. Maßgebend ist noch der letzte Tätigkeitsort Norwegen. Es kann eine Pauschale von 50 EUR gewährt werden.

Steuer- und sozialversicherungsfreie Verpflegungspauschalen insgesamt:

Montag: 1 x 14 EUR	14 EUR
Dienstag bis Freitag: 4 x 75 EUR	300 EUR
Samstag: 1 x 50 EUR	50 EUR
Gesamt	364 EUR

Die Hotelkosten für die Übernachtung können in voller Höhe erstattet werden, allerdings ist das Frühstück zu berücksichtigen.

• Die Rechnung enthält die Angabe "einschließlich Frühstück" ohne Einzelpreisangabe. Das Frühstück kann deshalb pauschal mit 20 % des für den Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen bei einer Auswärtstätigkeit mit 24-stündiger Abwesenheit angesetzt werden. Für Norwegen sind das 20 % von 75 EUR = 15 EUR. In diesem Fall können 105 EUR (120 EUR – 15 EUR) steuer- und sozialversicherungsfrei erstattet werden.

• Alternativ kommt eine Kürzung der Verpflegungsspesen um 15 EUR in Betracht (20 % der vollen Verpflegungspauschale). In diesem Fall kann der gesamte Rechnungsbetrag steuer- und sozialversicherungsfrei erstattet werden. In der Summe aus Spesen und Übernachtungskosten ergibt sich bei dieser Verfahrensweise das gleiche Ergebnis.

Die insgesamt steuerfreien Spesen betragen in beiden Fällen 471 EUR.

Hinweis

Bei mehrtägigen Schiffsreisen ist das für Luxemburg geltende Tagegeld von 63 EUR bei 24-stündiger Abwesenheit maßgebend.