Praxis-Beispiele: Auslandsreisekosten / 7 Wechselnde Einsatzstellen im Ausland

Sachverhalt

Ein in München wohnender Monteur ist seit Januar auf Montage in Österreich. Unter der Woche übernachtet er in einem angemieteten 1-Zimmer-Appartement für 300 EUR monatlich. Am Freitag fährt er regelmäßig übers Wochenende mit dem Pkw 200 km zu seiner Familie nach Hause, dort kommt er gegen 19:30 Uhr an. Sonntags fährt er um 19:00 Uhr wieder von zu Hause zur Baustelle und kommt noch vor Mitternacht in Österreich an. Der Arbeitnehmer legt den Reisekostenantrag für die Zeit vom 1.2.2024 (Donnerstag) bis 29.2.2024 (Donnerstag) vor. Er war in dieser Zeit an allen 21 Arbeitstagen (Montag bis Freitag) im Einsatz.

In welcher Höhe können steuer- und sozialversicherungsfrei Reisekosten erstattet werden?

Ergebnis

Als Monteur übt der Arbeitnehmer seine Tätigkeit an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten aus. Nach dem derzeitigen Einsatz wird er wieder zu einer neuen Baustelle wechseln. Im Rahmen einer solchen Auswärtstätigkeit können Übernachtungs-, Fahrt- und Verpflegungskosten steuerfrei erstattet werden. Dies gilt uneingeschränkt auch für eine Auswärtstätigkeit im Ausland.

• Der Arbeitgeber kann die Mietaufwendungen von 300 EUR monatlich in tatsächlicher Höhe steuer- und sozialversicherungsfrei ersetzen.
• Für die anfallenden Fahrtkosten ist – auch für das Ausland – ein steuerfreier Arbeitgeberersatz in Höhe der tatsächlich angefallenen Kosten bzw. in Höhe des Kilometersatzes von 0,30 EUR für Fahrten mit dem Pkw zulässig. Alle Fahrten können nach Reisekostengrundsätzen steuerfrei ersetzt werden.

Der steuerfrei mögliche Arbeitgeberersatz erfasst auch die Verpflegungspauschalen. Allerdings nur für die ersten 3 Monate des Einsatzes auf der gleichen Baustelle, hier noch bis einschließlich März. Es können die für Österreich maßgebenden Auslandspauschalen erstattet werden. Für die Berechnung ist die Abwesenheitsdauer von der Familienwohnung maßgebend:

• Montag bis Donnerstag volle 24 Stunden Abwesenheit: Für diese Tage kann die volle Pauschale für Österreich i. H. v. 50 EUR gewährt werden.
• Freitags und sonntags kann nur die gekürzte Pauschale für An- und Abreisetage gezahlt werden. Sowohl für den Sonntag als auch an den Rückreisetagen ist die Auslandspauschale für Österreich maßgebend (33 EUR).

Bei 21 Arbeitstagen im Februar können einschließlich der Sonntage insgesamt folgende Beträge steuer- und sozialversicherungsfrei ersetzt werden:

Mietaufwendungen	300 EUR
Fahrtkostenersatz (4 Fahrten x 2 x 200 km x 0,30 EUR)	480 EUR
Volle Verpflegungspauschale (17 Tage x 50 EUR)	850 EUR
"Kleine" Verpflegungspauschale (8 Tage x 33 EUR)	264 EUR
Erstattung gesamt	1.894 EUR

Anfallende Straßenbenutzungsgebühren können zusätzlich in tatsächlicher Höhe steuer- und sozialversicherungsfrei erstattet werden.