Praxis-Beispiele: Einsatzwechseltätigkeit / 6 Auswärtige Übernachtung unter 3 Monaten

Sachverhalt

Ein in Freiburg wohnender Polier, der auf Großbaustellen eingesetzt wird, ist seit Januar in Karlsruhe tätig. Er arbeitet dort voraussichtlich bis Ende des Jahres. Unter der Woche übernachtet er – außer dienstags – in einem angemieteten 1-Zimmer-Appartement (monatliche Miete 250 EUR), das unmittelbar neben der Baustelle liegt.

Jeweils dienstags und freitags fährt er abends mit dem Pkw die 100 Kilometer lange Strecke zu seiner Familie und kommt dort gegen 18:30 Uhr an.

Montags und mittwochs fährt er um 6:30 Uhr wieder von zu Hause zur Baustelle.

Laut Reisekostenantrag für Februar war der Mitarbeiter in dieser Zeit an allen 20 Arbeitstagen im Dienst.

In welcher Höhe können ihm steuer- und sozialversicherungsfrei Reisekosten erstattet werden?

Ergebnis

Als Polier übt der Mitarbeiter eine Tätigkeit an wechselnden Einsatzstellen aus. Nach dem derzeitigen Einsatz wird er wieder zu einer neuen Baustelle wechseln. Eine erste Tätigkeitsstätte hat er nicht.

Im Rahmen einer solchen Auswärtstätigkeit können Übernachtungs-, Fahrt- und Verpflegungskosten grundsätzlich steuerfrei erstattet werden.

• Die Mietaufwendungen i. H. v. 250 EUR monatlich können in tatsächlicher Höhe steuer- und sozialversicherungsfrei ersetzt werden.

Für die anfallenden Fahrtkosten ist ein steuer- und sozialversicherungsfreier Arbeitgeberersatz in Höhe der tatsächlich angefallenen Kosten bzw. in Höhe des Kilometersatzes von 0,30 EUR für Fahrten mit dem Pkw zulässig. Für sämtliche Fahrten (einschließlich Zwischenheimfahrten unter der Woche) können nach Dienstreisesätzen die Kosten lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei ersetzt werden.

• Für Februar (insgesamt 8 Hin- und Rückfahrten) ergibt sich folgender, steuer- und sozialversicherungsfrei möglicher Fahrtkostenersatz:

  8 Fahrten × 2 × 100 km × 0,30 EUR = 480 EUR

Außerdem umfasst der steuer- und sozialversicherungsfrei mögliche Arbeitgeberersatz die steuerlichen Verpflegungspauschalen. Dies gilt allerdings nur für die ersten 3 Monate des Einsatzes auf der gleichen Baustelle, also hier noch bis einschließlich März. Für die Berechnung ist die Abwesenheitsdauer von der Familienwohnung maßgebend. Montags, dienstags, mittwochs und freitags ist der Mitarbeiter zwar mehr als 8 Stunden, aber nicht volle 24 Stunden abwesend, sodass eine Pauschale von 14 EUR für diese Tage gewährt werden kann. Donnerstags ist der Arbeitnehmer hingegen volle 24 Stunden abwesend, sodass hier die volle Tagespauschale von 28 EUR gewährt werden kann.

• Bei 20 Arbeitstagen (davon 4 Donnerstage) im Februar ergeben sich folgende Pauschalen, die steuer- und sozialversicherungsfrei ersetzt werden können:

  16 Tage × 14 EUR + 4 Tage × 28 EUR = 336 EUR

Insgesamt können dem Mitarbeiter bis zu 1.066 EUR steuer- und sozialversicherungsfrei erstattet werden. Selbstverständlich können nach firmeninternen Regelungen auch geringere Erstattungen vorgenommen werden, z. B. nur für eine Heimfahrt wöchentlich.

Hinweis

Bei einer unentgeltlich vom Arbeitgeber gewährten Übernachtungsmöglichkeit im Bauwagen können keine Übernachtungskosten steuerfrei erstattet werden, auch nicht pauschal.