Sachverhalt
Im Unternehmen gehen viele Aufträge per E-Mail ein. Auch intern besteht reger geschäftlicher Austausch über den elektronischen Schriftverkehr. Sollte der Arbeitgeber geschäftliche Korrespondenz aufbewahren?
Ergebnis
Obwohl es keine spezifische gesetzliche Aufbewahrungsfrist für allgemeine Korrespondenz (insbesondere intern) gibt, ist es ratsam, wichtige Geschäftsbriefe, E-Mails oder Dokumente zu Vertragsverhandlungen für einen angemessenen Zeitraum aufzubewahren. Dies kann dazu beitragen, Streitigkeiten zu klären oder zurückliegende Sachverhalte nachzuvollziehen. Zudem unterliegt elektronische Geschäftspost den gesetzlichen Archivierungspflichten. Sowohl das HGB als auch die AO enthalten zahlreiche Bestimmungen, die die Aufbewahrung von Geschäftspost normieren.
Auch im Hinblick auf betriebsinterne Aufzeichnungen wie Kalender, Arbeits- und Fahrberichte sowie interne Protokolle empfiehlt sich die Aufbewahrung. Zwar besteht keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht. Dennoch kann sich die Aufbewahrung für betriebliche Zwecke oder zur Nachvollziehbarkeit von Abläufen empfehlen.
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