Praxisbeispiele: Aufbewahrungspflichten

Zusammenfassung

Überblick

Arbeitgeber sind verpflichtet, im Rahmen des Arbeitsverhältnisses einzelne Dokumente und Informationen für eine gewisse Dauer aufzubewahren. Entsprechende Aufbewahrungspflichten können sich aus Gesetz, Satzung, Tarif- oder Individualvertrag ergeben. Sinn und Zweck ist in erster Linie die Ermöglichung und Sicherstellung von effektiven Kontrollen durch staatliche Behörden.

Neben steuer- und sozialrechtlichen Aufbewahrungspflichten, wie zum Beispiel für Lohnunterlagen, bestehen weitere arbeitsrechtliche Aufbewahrungspflichten. Im Folgenden sollen dazu einige Praxis-Beispiele dargestellt werden.

1 Personalakte

1.1 Bestehendes Arbeitsverhältnis

Sachverhalt

Der Arbeitgeber führt für seine Arbeitnehmer Personalakten. Welche Daten darf und welche muss er darin aufbewahren? Muss er die Unterlagen in besonderer Weise aufbewahren?

Ergebnis

In der Praxis empfiehlt es sich, Personalakten zu Dokumentations- sowie zu Nach- und Beweiszwecken zu führen. Teils wird unter Verweis auf die Fürsorgepflichten des Arbeitgebers nach § 241 Abs. 2 BGB sogar von einer Pflicht zur Führung einer Personalakte und damit verbundenen Aufbewahrungspflichten ausgegangen.

Eine Aufbewahrungspflicht ist dann anzunehmen, wenn ein berechtigtes Interesse des Arbeitnehmers an der Aufbewahrung besteht. Dazu gehören Dokumente wie Arbeitsverträge, Zeugnisse, Krankmeldungen, Urlaubsanträge und andere relevante Unterlagen. Während des bestehenden Arbeitsverhältnisses trifft den Arbeitgeber auch eine Aufbewahrungspflicht hinsichtlich solcher Daten und Unterlagen, die für den Schutz des Persönlichkeitsrechts des Arbeitnehmers erforderlich sind. Hierzu gehören beispielsweise Gegendarstellungen und Stellungnahmen des Arbeitnehmers.

In besonderer Weise aufzubewahren sind sensible Daten wie z. B. Gesundheitsdaten. Sie sind nach der Rechtsprechung des BAG gegen zufällige Kenntnisnahme zu schützen – etwa durch Aufbewahrung in einem verschlossenen Umschlag.

1.2 Papierform oder digital

Sachverhalt

Der Arbeitgeber möchte die Personalakten aus Gründen der Übersichtlichkeit, Platzersparnis und Arbeitserleichterung digitalisieren. Muss er gewisse Daten trotzdem in Papierform behalten oder kann er bestehende Papierakten vernichten?

Ergebnis

Aus rechtlicher Sicht sollten Arbeitgeber zumindest wichtige Dokumente, bei denen gesetzlich die Schriftform vorgeschrieben ist, wie z. B. befristete Arbeitsverträge, Kündigungen und Aufhebungsverträge in Papierform aufbewahren. Die Vernichtung sämtlicher Dokumente in Papierform kann in einem gerichtlichen Verfahren zu Beweisschwierigkeiten führen. Denn im Original unterzeichneten Dokumenten kommt im Prozess als Urkunde gemäß §§ 415 ff. ZPO eine besondere Beweiskraft zu, weshalb zumindest die genannten Dokumente analog aufbewahrt werden sollten.

Hinweis

Die auf dem Markt angebotenen Softwarelösungen verfügen regelmäßig über eine Funktion, mit der die einzelnen Mitarbeiter selbst bestimmte Daten in ihrer Personalakte bearbeiten können (etwa Adressänderungen). Zudem besteht die Möglichkeit, ein selektives Zugriffsberechtigungssystem für sensible Mitarbeiterdaten einzurichten.

1.3 Beendetes Arbeitsverhältnis

Sachverhalt

Welche Unterlagen in den Personalakten muss der Arbeitgeber auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufbewahren?

Ergebnis

Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses besteht grundsätzlich keine Verpflichtung des Arbeitgebers zu einer vollständigen Aufbewahrung der Personalakte. Allerdings ist eine Aufbewahrung für die Dauer von Ausschluss- und Verjährungsfristen sinnvoll.

Hinweis

Weiterhin zu beachten sind die eingangs erwähnten steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Aufbewahrungspflichten. Diese bestehen in der Regel 2–8 Jahre.

2 Abmahnungen

Sachverhalt

Der Arbeitnehmer verlangt vom Arbeitgeber die Löschung einer weit zurückliegenden Abmahnung. Kann bzw. muss der Arbeitgeber diese aus der Personalakte entfernen oder besteht noch eine Aufbewahrungspflicht?

Ergebnis

Das Entfernen von (berechtigten) Abmahnungen ist in der Praxis ein umstrittenes Thema. Es bestehen keine Verjährungsregelungen oder ein festes Ablaufdatum für rechtmäßige Abmahnungen.

Abmahnungen sind zumindest dann aus der Personalakte zu entfernen, wenn sie durch Zeitablauf ihre Warnfunktion verloren haben und die Abmahnung für den Arbeitgeber bedeutungslos geworden ist. Dabei sind sämtliche Umstände des Einzelfalls zu berücksichtigen, insbesondere die Art und Schwere der Verfehlung, das weitere Verhalten des Arbeitnehmers und dessen Einstellung zur Verfehlung im Anschluss an die Abmahnung und ob eine neue Abmahnung ausgesprochen wurde. Konkrete Aufbewahrungsfristen bestehen jedoch nicht.

Wann eine Abmahnung bedeutungslos geworden ist, bestimmt sich insbesondere nach dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit. Im Normalfall ist die Aufbewahrung datenschutzrechtlich so lange vertretbar, wie arbeitsrechtlich eine zu Recht erteilte Abmahnung etwa für eine zukünftige Entscheidung über eine Versetzung oder Beförderung und die entsprechende Eignung des Arbeitnehmers für die spätere Beurteilung von Führung und Leistung in einem Zeugnis oder Ähnlichem von Bedeutung sein kann.

Die genaue Aufbew...