Sachverhalt
Der Arbeitgeber führt für seine Arbeitnehmer Personalakten. Welche Daten darf und welche muss er darin aufbewahren? Muss er die Unterlagen in besonderer Weise aufbewahren?
Ergebnis
In der Praxis empfiehlt es sich, Personalakten zu Dokumentations- sowie zu Nach- und Beweiszwecken zu führen. Teils wird unter Verweis auf die Fürsorgepflichten des Arbeitgebers nach § 241 Abs. 2 BGB sogar von einer Pflicht zur Führung einer Personalakte und damit verbundenen Aufbewahrungspflichten ausgegangen.
Eine Aufbewahrungspflicht ist dann anzunehmen, wenn ein berechtigtes Interesse des Arbeitnehmers an der Aufbewahrung besteht. Dazu gehören Dokumente wie Arbeitsverträge, Zeugnisse, Krankmeldungen, Urlaubsanträge und andere relevante Unterlagen. Während des bestehenden Arbeitsverhältnisses trifft den Arbeitgeber auch eine Aufbewahrungspflicht hinsichtlich solcher Daten und Unterlagen, die für den Schutz des Persönlichkeitsrechts des Arbeitnehmers erforderlich sind. Hierzu gehören beispielsweise Gegendarstellungen und Stellungnahmen des Arbeitnehmers.
In besonderer Weise aufzubewahren sind sensible Daten wie z. B. Gesundheitsdaten. Sie sind nach der Rechtsprechung des BAG gegen zufällige Kenntnisnahme zu schützen – etwa durch Aufbewahrung in einem verschlossenen Umschlag.
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