Praxisbeispiele: Aufbewahrungspflichten / 5.2 Private Korrespondenz

Sachverhalt

Muss bzw. darf private Korrespondenz der Arbeitnehmer aufbewahrt werden?

Ergebnis

Eine Vielzahl der Arbeitgeber gestattet die Privatnutzung des betrieblichen E-Mail- und vor allem Internet-Accounts. Aus der privaten Nutzung dienstlicher Kommunikationsmittel resultiert nicht selten die Frage, inwieweit der Arbeitgeber diese privaten Aktivitäten sowie etwaige Korrespondenz kontrollieren und aufbewahren darf. Die datenschutzrechtlichen Anforderungen unterscheiden sich je nach Kommunikationszweck sowie -mittel und sind davon abhängig, ob den Beschäftigten neben der betrieblichen auch die private Nutzung des E-Mail-Accounts ganz oder teilweise gestattet ist. Entsprechend differenziert sind die Anforderungen an die datenschutzgerechte Verwendung dieser Daten, insbesondere an Kontrollmaßnahmen des Arbeitgebers.

Wenn die private Nutzung untersagt ist oder "von außen" nicht unterschieden werden kann zwischen geschäftlichen und privaten E-Mails, greift regelmäßig für den Arbeitgeber die Vermutung, dass es sich um geschäftliche E-Mails handelt. Hier hat er grundsätzlich ein Kontrollrecht. Entsprechend wird er im Rahmen des Gebots der Verhältnismäßigkeit ein berechtigtes Interesse an der Aufbewahrung dieser E-Mails (insbesondere zu Beweiszwecken) haben. Hinsichtlich erkennbar privater E-Mails ist jedoch aufgrund der Persönlichkeitsrechte des Arbeitnehmers eine Kontrolle nicht gestattet.

Im Übrigen (d. h. bei erlaubter privater Nutzung) ist dies jedoch äußerst kritisch. In diesem Fall darf der Arbeitgeber auf die E-Mails insgesamt nicht zugreifen und auch eine Kontrolle des Browserverlaufs ist nicht zulässig – auch eine Aufbewahrung ist folglich nicht gestattet. Dies liegt im Datenschutzrecht sowie dem Fernmeldegeheimnis begründet. Etwas anderes gilt nur ausnahmsweise bei konkreten Verdachtsmomenten etwa bzgl. einer Vertragsverletzung oder strafrechtlich relevanten Verhaltens.