Probezeit, Gesprächsleitfaden

Kurzbeschreibung

Leitfaden zur Unterstützung des Gesprächsprozesses mit neuen Mitarbeitern in der Probezeit und Hilfe bei der Vorbereitung auf die Gespräche.

Vorbemerkung

Dieser Leitfaden unterstützt Ihren Gesprächsprozess mit neuen Mitarbeitern in der Probezeit und erleichtert Ihre Vorbereitung auf die Gespräche. Idealerweise führen Sie das erste Probezeitgespräch innerhalb der ersten Woche mit Ihrem Mitarbeiter durch.

Bitte definieren Sie gemeinsam mit dem Mitarbeiter die Ziele, die innerhalb der Probezeit erreicht werden sollen und erarbeiten gemeinsam, wo der Mitarbeiter bereits die Erfahrung für die Position mitbringt und welche Fähigkeiten oder Kenntnisse noch erworben werden sollten und wie. Hierfür können Sie zur Vorbereitung auf das Gespräch entweder den Leitfaden Recruitment oder das Jobprofil (Stellenbeschreibung) verwenden sowie die aus Ihrer Sicht in der Probezeit zu erreichenden Ziele notieren.

Bitte vereinbaren Sie bereits im ersten Gespräch – unabhängig von regelmäßigen "jour fixes" – mindestens zwei weitere "offizielle" Gesprächstermine für gegenseitiges Feedback. Im zweiten Gespräch nach ca. 2-3 Monaten werden die Vereinbarungen in einem Feedback überprüft und ggf. Korrekturen vorgenommen. Vor dem dritten Gespräch sollte Ihre Entscheidung feststehen, inwieweit Sie den Mitarbeiter nach Ablauf der Probezeit übernehmen möchten oder nicht. Zur Gesprächsführung beim Feedbackgespräch haben wir für Sie die wichtigsten Punkte am Ende des Leitfadens zur Erinnerung kurz zusammengefasst.

Leitfaden Probezeitgespräch für neue Mitarbeiter

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1. Persönliche Daten

Mitarbeiter		Führungskraft
Team		Team
Jobprofil		Funktion
Zusammenarbeit seit		Betrachtungszeitraum	von
			bis

2. Welche Erkenntnisse aus dem Bewerbungsprozess (Leitfaden Recruitment) fließen in die Einarbeitung ein?^[1]

Aufgaben für die Position aus dem Leitfaden oder Jobprofil	Wo bringt der Mitarbeiter bereits die Erfahrung für die Position mit?	Welche Fähigkeiten oder Kenntnisse sollten entwickelt werden?
1.
2.
3.
4.
ggf. 5.
ggf. 6.

3. Gemeinsame Überlegung zu den zu erzielenden Arbeitsergebnissen und Zielvereinbarungen

3.1	Welche konkreten Arbeiten und Ziele sind für die ersten sechs Monate (ggf. bis Beginn nächstes Geschäftsjahr) vorgesehen bzw. vereinbart?
3.2	Notwendige Maßnahmen bzw. Voraussetzungen für die Zielerreichung? Wer soll z. B. dem neuen Mitarbeiter als Pate dienen?

Pate:

4. Personalentwicklung (Qualifizierungsmassnahmen)

Welche Maßnahmen sollte der Mitarbeiter innerhalb der nächsten 6 Monate durchlaufen (Seminare, e-Trainings, Fachlektionen, Unterweisungen/Training on the job etc.)?

Maßnahme						Termin

5. Unterschriften

Datum, Unterschrift (Mitarbeiter)				Datum, Unterschrift (Führungskraft)

Regelmäßige Feedbackgespräche mit der Führungskraft (Termine bis zum Ende der Probezeit festlegen)
Termine	Gegenseitiges Feedback
1: Startgespräch (innerhalb der ersten zwei Wochen) am:
2: Nach 4 Wochen
3: Nach 2-3 Monaten
4: Ende der Probezeit

Übernahme nach der Probezeit		[ ] ja	[ ] nein
Datum, Unterschrift (Führungskraft)								Datum der Weiterleitung an HR

[1] (Bewerbungsunterlagen mitnehmen)

Gesprächsführung beim Feedbackgespräch

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Voraussetzung für ein erfolgreiches Feedbackgespräch ist die Offenheit in der Gesprächsführung. Mit dem Feedback soll der Mitarbeiter nicht kritisiert oder gelobt werden, sondern er soll eine sachliche Rückmeldung erhalten über seine Arbeitsergebnisse, seine Einbindung in Arbeitsabläufe sowie über seine Zusammenarbeit mit den Kollegen.

Beachten Sie diese Grundsätze und das Feedbackgespräch wird zu einer Orientierungshilfe für Ihren Mitarbeiter:

• Bereiten Sie sich auf das Gespräch vor, indem Sie die Arbeitsergebnisse der vereinbarten Ziele, die Einbindung des Mitarbeiters in die Arbeitsabläufe und seine Zusammenarbeit mit den Kollegen analysieren.
• Räumen Sie negativem und positivem Feedback die gleiche Bedeutung ein
• Beschreiben Sie beispielhaft Gegebenheiten statt zu bewerten und generalisieren Sie nicht.
• Betonen Sie, dass es sich bei dem Feedback um eine Beschreibung der Wirkung auf Sie handelt.
• Fragen Sie den Mitarbeiter auch nach seiner Selbsteinschätzung und wie er die Probezeit empfindet bzw. empfunden hat.