Projektmanagement: der richtige Start / 2 Ohne Planung geht es nicht

Welchen Stellenwert hat das Projekt?

Als Projektleiter sind primär Sie zuständig für die Planung. Dazu müssen Sie über strategische Maßnahmen entscheiden, die den späteren Projektverlauf betreffen. Auf der Führungsebene über der Projektleitung fallen hingegen Planungsentscheidungen, die das Projekt als Ganzes betreffen. Dabei wird auch entschieden, welchen Stellenwert das anstehende Projekt im Unternehmen hat – und dies zu wissen, ist für Ihre Entscheidung, das Projekt zu machen, natürlich auch wichtig.

Es gibt mehr oder weniger aufwändige, kostengünstige und kostenintensive, vorrangige und weniger dringliche, lang- und kurzfristige Projekte. Zwei einfache Unterscheidungsmöglichkeiten sind Voll- und Teilzeitprojekte, A- und B-Projekte.

Vollzeit- und Teilzeitprojekte

Vollzeit-Projekte	Teilzeit-Projekte
Die Projektarbeit ist Hauptaufgabe der Beteiligten, d. h. alle Mitarbeiter beschäftigen sich ausschließlich mit dem Projekt.	Die Projektarbeit ist für die Beteiligten nur eine Zusatzaufgabe; ihre sonstigen Tätigkeiten werden dafür entsprechend reduziert
Kombination von Vollzeit- und Teilzeitprojekt: Einige Projektbeteiligte werden in Vollzeit, andere in Teilzeit für das Projekt tätig.

A- und B-Projekte

	A-Projekte	B-Projekte
zeitlicher Rahmen	mit einer Laufzeit von größer/gleich X Monaten	mit einer Laufzeit von bis zu X Monaten
finanzieller Rahmen	Projektbudget von größer/ gleich Y Euro einschließlich interner Projektkosten	Projektbudget von bis zu Y Euro einschließlich interner Projektkosten

Anmerkung: Die Größen X und Y in der Tabelle sind relativ, d. h. firmenspezifisch festzulegende Grenzen.

Hinweis

Wenn Sie fast 100 % Ihrer Kapazitäten für ein Projekt aufwenden, das eigentlich nur 50 % Ihres zeitlichen Rahmens ausfüllen dürfte, dann läuft irgendetwas schief!

Warum müssen Projekte geplant werden?

"Wer zu viel plant, ist zu wenig kreativ", lautet eine weit verbreitete Meinung. Sie ist nicht nur falsch, sondern auch gefährlich für ein Projekt. Natürlich können Sie versuchen in Ihrem Projekt "ohne Plan" einfach loszulegen. Aber wollen Sie es wirklich dem Zufall oder gar anderen überlassen, was in Ihrem Projekt wie läuft? Rufen wir uns noch einmal in Erinnerung, was Projekte bedeuten können: komplexe Aufgaben, unüberschaubare Lösungswege, ein hohes Risiko. Und viele Personen mit unterschiedlichen Rollen spielen in der Aufführung mit. Keine Frage also: Wer sein Projekt in den Griff bekommen möchte, darf kein Planungsfeind sein.

• Planen hat zum Ziel der ursprünglichen Idee eine Struktur zu geben, die es ermöglicht, dass alles ins Rollen kommt. Dazu gehört es nun mal, den Ablauf, den Bedarf (Kapazitäten, Kosten, Hilfsmittel), die Termine oder Zwischenergebnisse (Meilensteine) festzulegen.
• Planung brauchen Sie für das Reporting nach oben.
• Pläne sind wichtig, damit dem Team eine Richtung vorgegeben wird; über Ziele und Aufgabenverteilung muss Klarheit herrschen.
• Und schließlich bietet eine sorgfältige Planung die Grundlage für die Projektkontrolle und -steuerung.

Hinweis

Bearbeiten Sie kein Projekt planlos. Aber so wichtig Projektpläne auch sind – Sie dürfen ebensowenig vergessen, dass jede Planung flexibel reagieren können muss. Denn ausgeklügelte Pläne, die schon längst nicht mehr dem Projektstand und realisierbaren Zielen entsprechen, entwickeln sich zum Bumerang.

Wichtig: Betroffene informieren und sich mit Vorgesetzten abstimmen

Ihre Planung sollte transparent sein. Egal, wann Sie Entscheidungen treffen, prüfen Sie immer:

• Wer ist von der Planung betroffen und muss worüber in welchem Umfang informiert werden? (Teammitglieder, Mitarbeiter, die das Projekt indirekt betrifft, Abteilungen, auf die das Projektergebnis Auswirkungen hat, etc.)
• Mit wem müssen Sie sich über die Planung abstimmen? (Vorgesetzter, Lenkungsausschuss, Ihnen vorgesetzte Projektmanager, Auftraggeber.)
• Wenn Änderungen notwendig werden, mit wem sind sie abzusprechen?

Besonders wichtig ist es, dass Sie sich mit Ihrem Vorgesetzten und Ihrem Auftraggeber darüber einig sind, was mit und in dem Projekt erreicht werden soll. Vergegenwärtigen Sie sich in der Planungsphase daher, welchen Stellenwert das Projekt hat (Seite 34) und was andere davon erwarten.

Sie und Ihr Vorgesetzter müssen das Gleiche unter den Zielen verstehen. Planen Sie nicht in Ihrem Kämmerchen still vor sich hin. Klären Sie Ihren Vorgesetzten regelmäßig über notwendige Änderungen auf. Vermeiden Sie, dass er von einem Ausgang überrumpelt wird, der sich für Sie als Entwicklung, für Außenstehende aber als Quantensprung darstellt. Ein Projekt ist wie ein eigenes Kind, das Sie tagtäglich sehen – Sie werden über die Fortschritte, die es macht, kaum überrascht sein. Ganz anders wird es da der Tante ergehen, die nur alle zwei Jahre zu Besuch kommt.

Hinweis

Das Ergebnis der Planung gibt der Projektleiter in der Regel in Form eines Berichts, in dem alle Planungsunterlagen zusammengefasst sind, mündlich oder schriftlich an die Entscheidungsinstanz weiter.

Was ist zu planen?

Planungsaufgaben stellen sich k...