Projektmanagement: der richtige Start

1 Welche Ziele sollen erreicht werden?

Projekte werden zur Erreichung eines bestimmten Zieles durchgeführt. Anlässe für ein Projekt ergeben sich z. B. durch

• Neuerungen oder Änderungen der fachlichen Anforderungen, veränderte gesetzliche Bestimmungen oder Anpassungen von Geräten, etwa der Hardware;
• neue Ideen oder Verbesserungsvorschläge, etwa im Produktbereich;
• einen Prüfungsbericht (z. B. Wirtschaftsprüfer, Datenschutz) etc.

Auch wenn Sie den Eindruck haben, das Ziel sei bereits klar gesteckt, und Sie am liebsten gleich loslegen wollen, müssen Sie sich zuerst Gedanken darüber machen, was im und mit dem Projekt genau erreicht werden soll. Denn ist auch die Projektaufgabe als Ganzes klar, sind einzelne Ziele zunächst noch vage. Um die richtigen Entscheidungen fällen zu können, sollten Sie alle Ziele in einem Zielkatalog festlegen.

Welche Ziele gibt es?

Dabei können Sie drei Zielgruppen unterscheiden:

• Ergebnis: bestimmte technologische, wirtschaftliche, soziotechnische Zustände oder Funktionen.
• Abwicklung: Kooperationen, Termine, Kosten usw.
• Randbedingungen: technische Ausstattung, Know-how, Mitarbeiter.

Wie sollen die Ziele aussehen?

Insbesondere, wenn Sie die Ergebnisziele definieren, sollten Sie auf folgende Punkte achten:

• Vollständigkeit: Definieren Sie alle Ziele klar und vollständig.
• Widerspruchsfreiheit: Einzelne Ziele dürfen sich nicht widersprechen.
• Messbarkeit: Die Ziele müssen messbar sein, so dass am Projektende oder zwischendurch in Evaluierungs- bzw. Übernahmeprozeduren festgestellt werden kann, ob sie auch wirklich erreicht wurden.
• Dokumentation: Halten Sie die Ziele fest, z. B. in einem Zielkatalog. Dabei können Sie zwischen Muss-Zielen, die unbedingt erreicht werden sollen, und Wunsch-Zielen unterscheiden.
• Realisierbarkeit: Die Ziele dürfen zwar anspruchsvoll sein, müssen aber auch realistisch bleiben.

Halten Sie die Ziele immer schriftlich fest. Sprechen Sie sie mit Ihrem Vorgesetzten oder anderen Projektverantwortlichen ab. In der ersten Sitzung sollten Sie die Ziele dann unbedingt im Team besprechen, nicht nur, damit sich alle Teammitglieder mit ihnen identifizieren können, sondern auch, damit von vornherein Klarheit über sie herrscht und Missverständnisse ausgeschlossen werden.

Hinweis

Denken Sie auch daran, während des Projektablaufs die gesetzten Ziele immer wieder kritisch zu überprüfen und, falls dies erforderlich wird, sie an veränderte Bedingungen anzupassen .