Projektmanagement: der richtige Start

1 Welche Ziele sollen erreicht werden?

Projekte werden zur Erreichung eines bestimmten Zieles durchgeführt. Anlässe für ein Projekt ergeben sich z. B. durch

• Neuerungen oder Änderungen der fachlichen Anforderungen, veränderte gesetzliche Bestimmungen oder Anpassungen von Geräten, etwa der Hardware;
• neue Ideen oder Verbesserungsvorschläge, etwa im Produktbereich;
• einen Prüfungsbericht (z. B. Wirtschaftsprüfer, Datenschutz) etc.

Auch wenn Sie den Eindruck haben, das Ziel sei bereits klar gesteckt, und Sie am liebsten gleich loslegen wollen, müssen Sie sich zuerst Gedanken darüber machen, was im und mit dem Projekt genau erreicht werden soll. Denn ist auch die Projektaufgabe als Ganzes klar, sind einzelne Ziele zunächst noch vage. Um die richtigen Entscheidungen fällen zu können, sollten Sie alle Ziele in einem Zielkatalog festlegen.

Welche Ziele gibt es?

Dabei können Sie drei Zielgruppen unterscheiden:

• Ergebnis: bestimmte technologische, wirtschaftliche, soziotechnische Zustände oder Funktionen.
• Abwicklung: Kooperationen, Termine, Kosten usw.
• Randbedingungen: technische Ausstattung, Know-how, Mitarbeiter.

Wie sollen die Ziele aussehen?

Insbesondere, wenn Sie die Ergebnisziele definieren, sollten Sie auf folgende Punkte achten:

• Vollständigkeit: Definieren Sie alle Ziele klar und vollständig.
• Widerspruchsfreiheit: Einzelne Ziele dürfen sich nicht widersprechen.
• Messbarkeit: Die Ziele müssen messbar sein, so dass am Projektende oder zwischendurch in Evaluierungs- bzw. Übernahmeprozeduren festgestellt werden kann, ob sie auch wirklich erreicht wurden.
• Dokumentation: Halten Sie die Ziele fest, z. B. in einem Zielkatalog. Dabei können Sie zwischen Muss-Zielen, die unbedingt erreicht werden sollen, und Wunsch-Zielen unterscheiden.
• Realisierbarkeit: Die Ziele dürfen zwar anspruchsvoll sein, müssen aber auch realistisch bleiben.

Halten Sie die Ziele immer schriftlich fest. Sprechen Sie sie mit Ihrem Vorgesetzten oder anderen Projektverantwortlichen ab. In der ersten Sitzung sollten Sie die Ziele dann unbedingt im Team besprechen, nicht nur, damit sich alle Teammitglieder mit ihnen identifizieren können, sondern auch, damit von vornherein Klarheit über sie herrscht und Missverständnisse ausgeschlossen werden.

Hinweis

Denken Sie auch daran, während des Projektablaufs die gesetzten Ziele immer wieder kritisch zu überprüfen und, falls dies erforderlich wird, sie an veränderte Bedingungen anzupassen .

2 Ohne Planung geht es nicht

Welchen Stellenwert hat das Projekt?

Als Projektleiter sind primär Sie zuständig für die Planung. Dazu müssen Sie über strategische Maßnahmen entscheiden, die den späteren Projektverlauf betreffen. Auf der Führungsebene über der Projektleitung fallen hingegen Planungsentscheidungen, die das Projekt als Ganzes betreffen. Dabei wird auch entschieden, welchen Stellenwert das anstehende Projekt im Unternehmen hat – und dies zu wissen, ist für Ihre Entscheidung, das Projekt zu machen, natürlich auch wichtig.

Es gibt mehr oder weniger aufwändige, kostengünstige und kostenintensive, vorrangige und weniger dringliche, lang- und kurzfristige Projekte. Zwei einfache Unterscheidungsmöglichkeiten sind Voll- und Teilzeitprojekte, A- und B-Projekte.

Vollzeit- und Teilzeitprojekte

Vollzeit-Projekte	Teilzeit-Projekte
Die Projektarbeit ist Hauptaufgabe der Beteiligten, d. h. alle Mitarbeiter beschäftigen sich ausschließlich mit dem Projekt.	Die Projektarbeit ist für die Beteiligten nur eine Zusatzaufgabe; ihre sonstigen Tätigkeiten werden dafür entsprechend reduziert
Kombination von Vollzeit- und Teilzeitprojekt: Einige Projektbeteiligte werden in Vollzeit, andere in Teilzeit für das Projekt tätig.

A- und B-Projekte

	A-Projekte	B-Projekte
zeitlicher Rahmen	mit einer Laufzeit von größer/gleich X Monaten	mit einer Laufzeit von bis zu X Monaten
finanzieller Rahmen	Projektbudget von größer/ gleich Y Euro einschließlich interner Projektkosten	Projektbudget von bis zu Y Euro einschließlich interner Projektkosten

Anmerkung: Die Größen X und Y in der Tabelle sind relativ, d. h. firmenspezifisch festzulegende Grenzen.

Hinweis

Wenn Sie fast 100 % Ihrer Kapazitäten für ein Projekt aufwenden, das eigentlich nur 50 % Ihres zeitlichen Rahmens ausfüllen dürfte, dann läuft irgendetwas schief!

Warum müssen Projekte geplant werden?

"Wer zu viel plant, ist zu wenig kreativ", lautet eine weit verbreitete Meinung. Sie ist nicht nur falsch, sondern auch gefährlich für ein Projekt. Natürlich können Sie versuchen in Ihrem Projekt "ohne Plan" einfach loszulegen. Aber wollen Sie es wirklich dem Zufall oder gar anderen überlassen, was in Ihrem Projekt wie läuft? Rufen wir uns noch einmal in Erinnerung, was Projekte bedeuten können: komplexe Aufgaben, unüberschaubare Lösungswege, ein hohes Risiko. Und viele Personen mit unterschiedlichen Rollen spielen in der Aufführung mit. Keine Frage also: Wer sein Projekt in den Griff bekommen möchte, darf kein Planungsfeind sein.

• Planen hat zum Ziel der ursprünglichen Idee eine Struktur zu geben, die es ermöglicht, dass alles ins Rollen kommt. Dazu gehört es nun mal, den Ablauf, d...