Aufgabe der Strukturplanung ist es, das Projekt überschaubar zu strukturieren und Aufgaben voneinander abzugrenzen. Dieser Vorgang kann auf 2 Arten erfolgen: Bottom-up oder Top-down. Vorteil der "Bottom-up-Methode" ist, dass sie durch eine verstärkte Einbindung der Mitarbeiter auf den individuellen Fall abgestimmt ist. So wird verhindert, dass wichtige Details übersehen werden und die Beschäftigten das Gefühl haben, die Struktur sei von oben vorgegeben. Da im BGM jedoch zunehmend fundierte und praxiserprobte Modelle vorliegen, erfreut sich die "Top-down-Methode" großer Beliebtheit.
D. h. jedoch nicht, dass diese Modelle 1 : 1 auf jede Organisation übertragen werden können. Die Individualität jedes einzelnen Unternehmens sollte immer berücksichtigt werden. Bei der Übertragung ist auch zu überlegen, inwiefern das Projekt rein vom Management und dem Arbeitskreis gesteuert wird oder ob die Planung und Lenkung des Prozesses in den Händen der Mitarbeiter liegen soll. Diese Entscheidung kann je nach Betriebsgröße und Projektumfang variieren. Bei sehr spezifischen Themen und in kleineren Unternehmen ist es sicherlich sinnvoll, die Beteiligten intensiver in die Planung mit einzubeziehen. Bei komplexen Projekten ist es eher wichtig, dass Vorschläge zur Verbesserung zügiger in Entscheidungen und Maßnahmen münden.
Folgende Fragen helfen bei der Erstellung eines Projektstrukturplans (PSP):
- Welche Teilaufgaben sind laut Modell zu erledigen?
- Welche Arbeitspakete lassen sich den Teilaufgaben zuordnen? Sind diese vollständig?
- Wann soll ein vorläufiges Ergebnis vorliegen?
- Wer ist beteiligt? Wofür sind die Beteiligten verantwortlich?
- Was sind wesentliche Erfolgsfaktoren? Was könnte den Ablauf gefährden, u. a. Mitbestimmung, Integration Führung und Beschäftigte, Kommunikation, Reporting?
Je detaillierter der PSP, umso leichter und präziser erfolgt die terminliche Planung und Aufwandabschätzung. Um den Überblick zu behalten, gilt allerdings: So viel wie nötig, so wenig wie möglich! Alles was noch nicht unmittelbar vorhersehbar ist, sollte in Sekundärprojekte ausgegliedert werden (z. B. die erst auf Basis der Analyseergebnisse ableitbaren Maßnahmen und deren Planung).[1] Soll die Projektstruktur grafisch dargestellt werden, erfolgt dies vom Groben zum Detail, ähnlich wie bei einem Organigramm (vgl. Abb. 4). Übergeordnete Phasen werden in verschiedene Teilaufgaben und Arbeitspakete zerlegt. Das Arbeitspaket ist das kleinste Element. Die Teilaufgabe "Analyse" wird z. B. in die Arbeitspakete Arbeitsplatzbegehung, Mitarbeiterbefragung, Fehlzeitenstatistik aufgeteilt.
Abb. 4: Beispiel Projektstrukturplan
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