Projektmanagement im BGM / 3.6 Ressourcenplanung

Für die Aufgaben aus der Struktur- und Ablaufplanung müssen nun die notwendigen Ressourcen ermittelt, der Aufwand geschätzt und die Kosten dafür geplant werden. Es stellen sich die folgenden Fragen:

• Werden Räume benötigt?
• Welche Hilfsmittel/Materialien werden benötigt?
• Werden Mitarbeiter für die Erledigung der Aufgabe freigestellt?
• Welches Budget steht dafür zur Verfügung?
• Werden externe Dienstleister beauftragt?
• Welche internen/externen Kosten entstehen?

Die notwendigen Ressourcen werden dabei auf Basis der einzelnen Arbeitspakete ermittelt. Zunächst wird jede Aufgabe einzeln betrachtet, dann eine Gesamtsumme gebildet. Eine gute Kostenplanung verschafft einen Überblick über den Umfang eines BGM-Projektes, ein ausreichendes Budget sorgt dafür, dass die Erwartungen und Zielsetzungen unter den geplanten Qualitäts- und Erfolgskriterien eingehalten bzw. erreicht werden können.

Bei einem größeren Umfang und eher nachhaltig angelegten Projekten ist es daher ratsam, den individuellen Nutzen für das Unternehmen von Beginn an zu verdeutlichen. Ebenfalls sollten für die erste Phase eines Projektes ca. 15 % mehr Kosten einkalkuliert werden. So wird ein möglicher Abbruch des Projektes aufgrund anfänglicher Anpassungen und Ergänzungen vermieden.^[1] Auch für die spätere Durchführung von Maßnahmen muss klar sein, dass weitere Kosten entstehen werden, z. B. für die Neu-/Umgestaltung der Arbeitsplätze, die Anschaffung neuer Arbeitsmaterialien oder Schulungsmaßnahmen. Da jedoch erst nach Auswertung der Analyseergebnisse absehbar ist, welche Maßnahmen zielführend sein werden, muss der Ressourcenplan bei der Interventionsplanung noch einmal ergänzt werden (Projektrealisierung).

Abb. 6 zeigt einen Ressourcenplan für ein Projekt zur Einführung eines BGM in einem Unternehmen mit 200 Beschäftigten.

Abb. 6: Beispiel Ressourcenplan

Zu den Kosten eines BGM-Projektes zählen überwiegend Personalkosten, die durch den Einsatz der Mitarbeiter im Arbeitskreis Gesundheit entstehen. Gleiches gilt für die Beschäftigten, wenn diese während der Arbeitszeit an BGM-Aktivitäten teilnehmen. Diese Kosten werden als "interne Kosten" bezeichnet. "Externe Kosten" entstehen durch die Einbeziehung von Fachkräften, falls diese nicht im Unternehmen angestellt sind (z. B. Betriebsarzt, Sicherheitsfachkraft, externe BGM-Berater und sonstige Gesundheitsdienstleister). Krankenkassen und Unfallversicherungsträger verlangen grundsätzlich kein Honorar für ihre Unterstützung. Vorteil einer guten Projektkalkulation ist es, dass parallel zur Umsetzung ein Soll-Ist-Vergleich zwischen den geplanten und tatsächlichen Kosten geführt werden kann.

[1] Vgl. Weinreich/Weigl: Unternehmensratgeber betriebliches Gesundheitsmanagement. Grundlagen – Methoden – personelle Kompetenzen, 2011, S. 337.