Projektmanagement im BGM / 3.8 Kommunikationsplanung

Eine gute Information und Kommunikation trägt wesentlich zum Gelingen eines Projektes bei. Die Kommunikationsplanung beschäftigt sich mit der Frage: "Wer erhält welche Information, über welchen Kanal, mit welchem Ziel und durch wen?". Sie hat Einfluss darauf, inwiefern BGM-Aktivitäten sichtbar und erlebbar werden. Ziel ist es, ein sinnvolles Berichtswesen aufzubauen und den Austausch mit und unter den Beteiligten zu organisieren. Dabei ist nicht nur eine regelmäßige Kommunikation nach innen (an Mitarbeiter, Führungskräfte, Akteure im BGM), sondern auch nach außen zu planen, und das öffentliche Interesse am Thema sinnvoll zu nutzen. Eine funktionierende Kommunikation im BGM legt Wert auf folgende Inhalte:

• Beschäftigte und Führungskräfte sind regelmäßig über den Projektverlauf zu informieren.
• Im Arbeitskreis werden Statusberichte und (Zwischen-) Ergebnisse ausgetauscht, Veränderungen, sowie Chancen und Risiken diskutiert.
• Der Lenkungskreis erwartet ebenfalls eine regelmäßige, kompakte Berichterstattung.
• Publikationen und Presseberichte zum Thema unterstützen bei der Außendarstellung.

Vor allem zu Beginn eines Projektes sind Mitarbeiter und Führungskräfte daran interessiert, in welcher Art und Weise sie sich beteiligen und das Projekt aktiv mitgestalten bzw. voranbringen können. Häufige Fragen sind:

• Wie läuft das Projekt ab? Wo befinden wir uns? Was sind nächste Schritte?
• Welche Rolle spielen die Führungskräfte?
• Welche Maßnahmen sind geplant? Welchen Nutzen haben Mitarbeiter und Unternehmen?
• Wie können gesundheitsrelevante Informationen, subjektive Empfindungen weitergegeben und geteilt werden? Was passiert mit den Daten?
• Werden meine Hinweise überhaupt ernstgenommen?

Ein erster Impuls wird insbesondere durch eine Kick-off-Veranstaltung und die frühzeitige Ankündigung von Terminen erreicht. Der Austausch über Gesundheitsrisiken und -potenziale gelingt durch anonyme Mitarbeiterbefragungen, Arbeitsplatzbegehungen und Gesundheitszirkel. Bei der Dokumentation und weiteren Verwendung der Ergebnisse ist allerdings darauf zu achten, dass der Datenschutz zu jeder Zeit gewährleistet ist.

Weitere Kommunikationswege im BGM:

• E-Mail,
• Intranet/Internet,
• Newsletter,
• schwarzes Brett,
• Präsentationen,
• Aushänge und Plakate.

Klassische Aushänge und Plakate werden oft verpönt oder gelten als altmodisch und "out". "In" dagegen sind Applikationen für Smartphones, Intranet, Mailings, Newsletter und Blogs. Was ist jedoch, wenn bestimmte Personengruppen über den modernen Weg nicht zu erreichen sind (z. B. Beschäftigte ohne PC-/Internetanbindung, in Produktionshallen, im Außenlager) oder eine sprachliche Barriere besteht? Diese Personen haben ebenfalls das Recht, vollumfänglich informiert, befragt und auf dem aktuellen Stand gehalten zu werden. Auch sind die Zugangsmöglichkeiten zu den verschiedenen Kommunikationswegen vorab zu prüfen. Ggf. ist dabei die Unterstützung der IT- oder Marketingabteilung hilfreich.

Am Ende einer guten Planung ist es dann soweit: Das Vorhaben soll in die Praxis umgesetzt werden. Der Erfolg eines BGM steht und fällt mit dem Projektteam. Aufgabe der Projektleitung ist es, ein Team zu formen, welches beim Startschuss nicht nur begeistert und vom Inhalt überzeugt ist, sondern auch während der Umsetzung das Ziel im Blick behält. Auch im BGM geht es nicht nur darum, Arbeitspakete abzuarbeiten und Aufgaben zu erledigen. In erster Linie soll ein bestimmtes Ergebnis erreicht werden. Dies gelingt durch konsequente Vorbereitung von Sitzungen des Arbeitskreises, eine klare Agenda, eine gute Moderation, gemeinsame Lösungsfindung bei Herausforderungen und eine ordnungsgemäße Dokumentation des Projektverlaufs.