Prof. Dr. Hans-Dieter Litke, Dr. Ilonka Kunow
Der Erfolg eines Projekts ist von vielfältigen Faktoren abhängig; dazu gehören etwa Unternehmenspolitik, technische Risiken, Konflikte im Team oder nachträgliche Änderungswünsche des Auftraggebers. Auch wenn Sie nicht alles in der Hand haben, können Sie dennoch einem negativen Projektverlauf vorbeugen. Denn viele Fehler lassen sich vermeiden, wenn man für die Risiken, die in der Projektarbeit liegen, sensibilisiert ist und sie richtig einzuschätzen weiß. Unserer Ansicht nach sind es vor allem folgende 5 Punkte, die ein Projekt wirklich anders machen, und die Sie bei der Erfüllung Ihrer Aufgaben zentral im Blick behalten müssen:
- Projekte sind komplex.
- Die Bearbeitung der Projektaufgaben erfolgt meistens im Team.
- Der Lösungsweg ist häufig nicht vollständig klar und planbar.
- Projekte liegen außerhalb der Routinetätigkeit.
- Projekte sind meist kostenintensiv, wobei ihr Ausgang nicht selten ungewiss ist.
1 Projekte sind komplex
Offene Märkte, steigender Konkurrenzdruck, schlanke Strukturen und immer kürzere Lebenszyklen von Produkten bestimmen den Wettbewerb in der heutigen Zeit. Aber auch eine zunehmende Spezialisierung und der wachsende Bedarf an Informationen gehören zu den Bedingungen, unter denen ein Unternehmen seine Aufgaben heute erfüllen muss. Im Zuge dieser Entwicklungen werden auch die Aufträge selbst immer komplexer. Dass innovative Projekte besonders anspruchsvoll sind, leuchtet sofort ein, wenn man etwa an den Aufwand denkt, der nötig ist, um ein Produkt zu entwickeln und auf den Markt zu bringen - hierzu muss Spezialwissen aus den verschiedensten Gebieten zusammengeführt werden.
Es wird für Unternehmen immer wichtiger ihre Projekte auch effizient, effektiv und kostengünstig durchzuführen und zu einem erfolgreichen Abschluss zu bringen.
2 Bearbeitung im Team
So kommen in einem Projekt Menschen aus höchst unterschiedlichen Bereichen zusammen, die in verschiedenen Fachgebieten qualifiziert sind, über reichlich Know-how, oft aber auch ganz unterschiedliche Denkmuster verfügen. Sie werden nicht nur mit anspruchsvollen Sachaufgaben betraut, sondern müssen auch zusammenarbeiten. Projektarbeit ist also ohne Teamarbeit kaum möglich. Und Teamarbeit ist nicht etwa nur eine Frage der richtigen Organisation oder Aufgabenverteilung – es muss auch auf der zwischenmenschlichen Ebene klappen. Jeder Mitarbeiter sollte in der Lage sein seine Einzelleistung in das Team einzubringen und seine persönlichen Ziele dem Projektziel unterzuordnen. Als Projektleiter sind Sie daher besonders mit der psychologischen Führung des Teams sehr gefordert.
"Projekte scheitern nicht an der Technik, sondern an Menschen."
Dieses Zitat von Tom de Marco sagt bereits alles über den hohen Stellenwert des Projektteams aus.
3 Ein diffuser Lösungsweg
In einem Projekt haben Sie zwar zu Beginn ein klares Ziel, was das große Ganze betrifft. Aber das heißt noch nicht, dass Sie wissen, was im Einzelnen auf Sie zukommt. Als verantwortliche Führungskraft müssen Sie dennoch Planungsentscheidungen treffen und Strategien für die Durchführung des Projekts entwerfen. Im Verlauf des Projekts werden Sie aber immer wieder mit unbekannten Variablen konfrontiert, auf die Sie flexibel reagieren können müssen; Schwierigkeiten tauchen auf, die anfangs noch nicht einzuschätzen waren.
Gerade eine fachübergreifende Teamarbeit birgt jedoch die Chance, dass Probleme erstmals definiert oder auch anders beurteilt werden – und damit etwas Neues entsteht. Das ist, wie wenn vier Musiker eine moderne Komposition aufführen wollen und nach einigen Proben erst feststellen, dass nicht die Spieltechnik, das Tempo oder der Zusammenklang der Instrumente das Problem ist, sondern ihre jeweils unterschiedliche Auffassung, wie das Stück zu interpretieren ist.
4 Abschied von der Routine
Dies zeigt: Projekte stellen alle Beteiligten vor besondere Herausforderungen. Nicht umsonst erfordert Projektarbeit von allen Mitarbeitern mehr Anstrengung und Kreativität als die tägliche Routinearbeit; die Beteiligten müssen bereit sein, über ihren Tellerrand hinaus zu sehen. Projekte sind zwar einerseits sehr spannend, erfordern aber auch immer den Willen sich von den üblichen Wegen zu verabschieden.
Da sich die Anforderungen in einem Projekt deutlich von der täglichen Routinearbeit abheben, sollten Projekte auch nach eigenen Gesetzmäßigkeiten bearbeitet werden.
5 Projekte sind meist kostenintensiv und haben einen ungewissen Ausgang
Viele Projekte sind mit hohen Investitionen verbunden. Oft werden sie sogar noch teurer, als zu Beginn veranschlagt wurde. Scheitert ein Projekt dann, bedeutet das in jedem Fall einen hohen Verlust für das Unternehmen. Faktoren wie eine innovative Entwicklung, die Anwendung einer noch unausgereiften Technik, Einstellung neuen Personals oder Kosten für eine externe Beratung vermehren die Risiken. Auch die Frage: "Werden wir rechtzeitig fertig?" setzt in manchen Projekten die Beteiligten gehörig unter Druck.
Wie Projektmanagement erfunden wurde
Schon...