Projektmanagement: Methoden und Anwendungsgebiete

1 Was ist ein Projekt?

Projekte gibt es, seit es Ideen gibt. Der Bau der Pyramiden in Ägypten vor über 4500 Jahren oder die Erfindung der Alphabetschrift im antiken Griechenland – beides Vorhaben von beachtlicher Größe, Innovationskraft und erheblichem physischem bzw. kognitivem Aufwand – können durchaus als erfolgreiche historische Projekte bezeichnet werden.

Heute begegnen wir Projekten in allen Bereichen unserer Lebenswelt: in Forschung und Wissenschaft, im kulturellen Bereich, in der Politik, aber auch im privaten Bereich. Vorhaben wie der Bau einer ICE-Trasse, die Wiedereinbürgerung des Luchses im Bayerischen Wald oder der private Hausbau stellen alle – so unterschiedlich ihre Inhalte auch sind – Projekte dar.

In einem Unternehmen sind es meist große, innovative Kundenaufträge, die zum "Projekt" erklärt werden und einen besonderen Stellenwert erhalten. Projekte müssen jedoch nicht zwangsweise mit einem Auftrag verbunden sein. Auch firmeninterne Innovationen wie zum Beispiel die Einführung einer Workgroup-Software oder die Ausweitung der Öffentlichkeitsarbeit auf das Internet können Projektcharakter haben.

1.1 Wie Projekte üblicherweise definiert werden

All diesen Vorhaben ist gemeinsam, dass sie ein innovatives Ziel verfolgen und eine umfassende Problemstellung aufweisen. Meist kann die gestellte Aufgabe nur fachübergreifend und außerhalb des Routineablaufs bearbeitet werden. Der Aufwand für Projekte kann beträchtlich, ihre Abwicklung mit hohen Kosten und dem Einsatz mehrere Mitarbeiter verbunden sein. Doch niemand wird immer weiter in ein Projekt investieren, wenn nicht dabei herauskommt. Daher sind Projekte erstens an einen begrenzten personellen und finanziellen Rahmen gebunden und unterliegen zweitens einer Kosten- und Erfolgskontrolle. Und drittens gilt: Nur ein Projekt, das auch (termingerecht) zu Ende geführt wird, ist auch ein gutes Projekt.

Merkmale eines Projekts:

• komplexe, innovative, einmalige Aufgabenstellung,
• Abgrenzung gegenüber (Routine-)Tätigkeiten,
• formulierte Zielsetzung,
• finanzieller und personeller Rahmen (geplante Ressourcen),
• zeitliche Begrenzung: definierter Start und geplantes Ende,
• fachübergreifende Zusammenarbeit mehrerer Mitarbeiter oder Abteilungen,
• eigene Organisationsform,
• externer oder unternehmensinterner Auftraggeber,
• Überwachung durch Kontrollinstanzen.

Hinweis

Auch die DIN-Norm 69901 definiert ein Projekt als Vorhaben, das "im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z.B. Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen, Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben, projektspezifische Organisation".

1.2 Und was ist das Entscheidende?

Der Erfolg eines Projekts ist von vielfältigen Faktoren abhängig; dazu gehören etwa Unternehmenspolitik, technische Risiken, Konflikte im Team oder nachträgliche Änderungswünsche des Auftraggebers. Auch wenn Sie nicht alles in der Hand haben, können Sie dennoch einem negativen Projektverlauf vorbeugen. Denn viele Fehler lassen sich vermeiden, wenn man für die Risiken, die in der Projektarbeit liegen, sensibilisiert ist und sie richtig einzuschätzen weiß. Unserer Ansicht nach sind es vor allem folgende 5 Punkte, die ein Projekt wirklich anders machen, und die Sie bei der Erfüllung Ihrer Aufgaben zentral im Blick behalten müssen:

1. Projekte sind komplex.
2. Die Bearbeitung der Projektaufgaben erfolgt meistens im Team.
3. Der Lösungsweg ist häufig nicht vollständig klar und planbar.
4. Projekte liegen außerhalb der Routinetätigkeit.
5. Projekte sind meist kostenintensiv, wobei ihr Ausgang nicht selten ungewiss ist.

1 Projekte sind komplex

Offene Märkte, steigender Konkurrenzdruck, schlanke Strukturen und immer kürzere Lebenszyklen von Produkten bestimmen den Wettbewerb in der heutigen Zeit. Aber auch eine zunehmende Spezialisierung und der wachsende Bedarf an Informationen gehören zu den Bedingungen, unter denen ein Unternehmen seine Aufgaben heute erfüllen muss. Im Zuge dieser Entwicklungen werden auch die Aufträge selbst immer komplexer. Dass innovative Projekte besonders anspruchsvoll sind, leuchtet sofort ein, wenn man etwa an den Aufwand denkt, der nötig ist, um ein Produkt zu entwickeln und auf den Markt zu bringen - hierzu muss Spezialwissen aus den verschiedensten Gebieten zusammengeführt werden.

Hinweis

Es wird für Unternehmen immer wichtiger ihre Projekte auch effizient, effektiv und kostengünstig durchzuführen und zu einem erfolgreichen Abschluss zu bringen.

2 Bearbeitung im Team

So kommen in einem Projekt Menschen aus höchst unterschiedlichen Bereichen zusammen, die in verschiedenen Fachgebieten qualifiziert sind, über reichlich Know-how, oft aber auch ganz unterschiedliche Denkmuster verfügen. Sie werden nicht nur mit anspruchsvollen Sachaufgaben betraut, sondern müssen auch zusammenarbeiten. Projektarbeit ist also ohne Teamarbeit kaum möglich. Und Teamarbeit ist nicht etwa nur eine Frage der richtigen Organisation oder Aufgabenverteilung – es muss auch auf der zwischenmenschlichen Ebene klappen. Jeder Mitarbeiter sollte in der Lage sein seine Einzelleistung in das Team einzubringen u...