Projektmanagement: Projekte erfolgreich zum Abschluss br ... / 1 Projekte erfolgreich zum Abschluss bringen

Zum Schluss die Ergebnisse prüfen

Bei der abschließenden Kontrolle sollten Sie den gesamten Projektverlauf daraufhin untersuchen, ob die Ziele (Qualität, Budget, Termine) auch erreicht wurden. Nicht nur das Endergebnis (Produkt) sollten Sie dabei im Auge haben, sondern auch den Projektverlauf. Sie fragen dabei:

• Wie war der Plan – wie ist das Ergebnis?

• Warum gab es Abweichungen?

• Welche zusätzlichen Ergebnisse haben wir erzielt?

• Wie hat sich das Team entwickelt?

Eine Produktprüfung kann auch erst nach einiger Zeit erfolgen, z. B. bei einer Softwareentwickung drei bis sechs Monate, nachdem der Auftraggeber das System erhalten hat. Dabei sollten Sie den Kunden einbeziehen.

Was gehört dazu?

Im Einzelnen können folgende Punkte abschließend überprüft werden, wobei wir uns hier auf die für den Projektverlauf relevanten Daten beschränken:

• Termine: Soll-Ist-Vergleich, Analyse der Abweichungen. Warum wurden die Termine überschritten? Was sind typische Ursachen für die Verzögerungen?

• Personal: Auswertung der Kapazitäten. Wo lagen Schwachstellen? Welche sind typisch und können in zukünftigen Projekten berücksichtigt werden? Wo gab es Probleme (Führungsprobleme, Kompetenzen, Zusammenarbeit, Arbeitsverteilung, Kontinuität nach dem Projekt, Konflikte)?

• Kosten: Wie hoch sind die tatsächlichen Kosten? Welche Faktoren haben die Kostenüberschreitung verursacht?

Zudem können Sie bestimmte Kennzahlen festschreiben, die als Maßstäbe oder Erfahrungswerte für andere Projekte hilfreich sind, zum Beispiel:

• Fluktuationsquote: Wie viele Mitarbeiter sind gegangen, wie viele kamen dazu, wie viele haben durchschnittlich pro Phase mitgearbeitet?

• Krankenstand,

• Erfahrungsstand der Mitarbeiter (unerfahren, erfahren, sehr erfahren), evtl. bezogen auf einzelne Phasen,

• Aufwand des Projekts: nach Tätigkeiten gegliedert, im Team, für die Projektleitung, für intern und projektextern Beteiligte,

• Anzahl der Änderungen pro Phase,

• Kosten der Änderungen,

• Anzahl an Tests, Reviews.

Auch jetzt müssen Sie wieder alle, die vom Projekt direkt oder indirekt betroffen sind, über den Abschluss und die Ergebnisse informieren.

Hier überlegen Sie wieder:

• Für wen ist die Dokumentation (Berichte etc.)?

  • Wer war beteiligt?
  • Wer sind die Kunden?
  • Wer im Unternehmen braucht die Ergebnisse (Vorgesetzte, Unternehmensleitung etc.)?
  • Wem sonst könnten die Ergebnisse von Nutzen sein?
• In welcher Form ist die Dokumentation sinnvoll?

• Wer soll sie bis wann erstellen?