Jedes Projekt sollte einmal ein Ende finden. Dies ist jedoch gar nicht so selbstverständlich, wie es auf den ersten Blick scheint. Sehen wir einmal von solchen Projekten ab, die wegen inhaltlicher Probleme unrealisierbar geworden sind oder bei denen sich die Rahmenbedingungen so verändert haben, dass ihr Ende bewusst herbeigeführt wurde, dann können Projekte auch noch ganz anders scheitern.
Wie Projekte nicht zu Ende gehen sollten
Das Projektteam und der Projektleiter schieben das Ende immer wieder wegen angeblich dringender Zusatzaufgaben hinaus. Dabei schaffen sie es, alle anderen mit Scheinergebnissen zu blenden. So gut wie dieses Projekt wurde noch keines unternehmensintern verkauft. Aber so wenig hat auch noch keines gebracht.
Das Projekt schleppt sich so dahin, ohne dass erkennbare Ergebnisse erzielt werden. Jeder im Unternehmen weiß "Ach ja, da gibt es ja dieses Projekt."Aber Näheres weiß man nicht. Und dass dabei auch nichts herauskommt, scheint niemanden zu stören. Alle warten mehr oder weniger nur noch auf ein Machtwort von oben, das dem Projekt ein Ende setzen soll – egal ob mit oder ohne Ergebnis.
Das Projekt hat bis zu einem Fertigstellungsgrad von 90 Prozent einen sehr zügigen und optimistischen Verlauf aufgewiesen. Nun geht auf einmal nichts mehr weiter – obwohl das Team verstärkt wurde und die finanziellen Mittel aufgestockt wurden, bleibt das Projekt stecken.
Das Projekt verläuft mehr oder weniger im Sand. Die Projektorganisation wird aufgelöst und noch zu erledigende Aufgaben werden an irgendeine Stelle aus der Linienorganisation delegiert.
Das Projekt scheitert an einer destruktiven Atmosphäre. Alle Teammitglieder sind nach und nach abgewandert, schließlich schmeißt auch der Projektleiter das Handtuch. Daraufhin wird das Projekt aufgelöst und niemand spricht mehr darüber.
Überzeichnete Fälle? Tatsächlich wird es in der Praxis oft versäumt, Projekte – sogar wenn sie erfolgreich waren – zu einem geregelten und systematischen Abschluss zu führen. Oft passiert dies natürlich, wenn ein Projekt erfolglos war.
Warum wird ein geregeltes Ende oft umgangen?
Eine Rolle spielt sicher, dass bei unbefriedigendem Projektverlauf am Ende niemand mehr motiviert ist und das allgemeine Interesse am Ergebnis gegen Null absinkt. Somit will sich auch keiner mehr die Mühe machen, noch etwas in das Projekt zu investieren – seien es die eigenen Nerven, Zeit oder Geld. Oder niemand im Unternehmen will zugeben, dass ein prestigeträchtiges Projekt letztendlich gescheitert ist – weder das Team, Projektleiter noch Management fühlen sich bemüßigt unbequeme Wahrheiten zu Tage zu fördern, und so wird das Scheitern einfach verdrängt. Und schließlich kann die Unsicherheit, wie es für die Mitarbeiter nach dem Projekt weitergeht, dazu führen, dass sie am Projekt klammern und die Zielerreichung hinausschieben.
Was haben wir wirklich erreicht?
Jedes Projektende sollte bewusst gestaltet werden – ganz egal, ob die Ziele erreicht wurden oder nicht. Denn nur, wer sich mit positiven wie negativen Ergebnissen auseinander setzt, lernt etwas für die Zukunft. Auch ist der Erfolg in einem Projekt immer relativ zu sehen: Ist ein Projekt auch dann erfolgreich, wenn zwar das gewünschte Ergebnis erzielt wurde, aber die Hälfte aller Beteiligten danach sagen: "Nie wieder!" Oder ist ein Projekt unbedingt gescheitert, wenn sich nach einigen Wochen herausstellt, dass es nicht zu realisieren war, aber alle Beteiligten über diese Notwendigkeit Konsens erzielen konnten?
Als Projektleiter müssen Sie versuchen das Projektende bewusst zu gestalten. Als zweiten Schritt sollten Sie dann Bilanz ziehen, schon allein, um herauszufinden, wie es allen Beteiligten mit dem Projekt ergangen ist. Nur so erfahren Sie auch, was Sie beim nächsten Mal besser machen können. Einige Punkte, die Sie dabei berücksichtigen können:
- Planung bis zum Schluss und Planung des Endes: Was steht noch aus? Was muss noch offiziell beendet werden? Was steht an Nachfolgearbeiten an?
- Durchführen einer Abschlusskontrolle.
- Einigung mit dem Auftraggeber über noch zu erbringende Leistungen, den Abschlusstermin, die offizielle Abnahme des Ergebnisses, Testverfahren und Kontrollen.
- Planung und Durchführung einer Abschlusssitzung, in der alle Ergebnisse im Team analysiert werden. Dabei sollten Sie auch weiche Daten einbeziehen. Was hat das Team, was hat jeder persönlich erreicht?
- Ziehen Sie als Projektleiter auch eine persönliche Bilanz: "Was habe ich gelernt?"
- Klären Sie rechtzeitig bei den verantwortlichen Stellen im Unternehmen, wie es für die Mitarbeiter weitergeht. Führen Sie mit Ihren Mitarbeitern früh genug ein Gespräch über ihre Zukunftsperspektiven.
Feiern Sie!
Ein gelungenes Projekt sollte eine würdigen Abschluss finden. Feiern Sie Ihren Erfolg! Mit einem kleinen Fest in entspannter Atmosphäre wird die ganze Sache abgerundet. Eine eher offizielle Abschlussfeier hebt den Stellenwert des Projekts nochmals hervor und hinterlässt einen guten Eindruck im Unternehmen. Gerade wenn es gegen En...
Dieser Inhalt ist unter anderem im Haufe Personal Office Platin enthalten. Sie wollen mehr?
Jetzt kostenlos 4 Wochen testen