Projektmanagement: souverän durchführen und Krisen siche ... / 3 Mit dem Team arbeiten

Projektarbeit ist Teamarbeit. Unserer Ansicht nach hängt erfolgreiches PM daher auch ganz entscheidend von psychologischen Kriterien ab. Das bedeutet für die Praxis: Der Teamgedanke muss eine tragende Säule der Projektarbeit und des PM bilden. Hier kommt es nicht nur auf die besonderen Kompetenzen des Projektleiters bei der Teamsteuerung an, sondern auch auf das Verhalten jedes einzelnen Mitarbeiters.

3.1 Was gehört dazu?

Die Kompetenzen des Teams werden meist abgesteckt durch Richtlinien, die vom PM vorgegeben werden. Bei der Durchführung des Projekts kann das Team jedoch frei agieren. Es wählt die Methoden und Werkzeuge selbst aus, die ihm angemessen erscheinen. Obwohl das Team also viel Spielraum hat, sich selbst zu organisieren, braucht es natürlich trotzdem eine Führung – allerdings mit dem richtigen Führungsverständnis: Auch als Projektleiter müssen Sie sich teamfähig verhalten. Doch zunächst zu den Aufgaben des Teams.

Das Projektteam hat folgende Aufgaben:

• Mit dem Projektleiter die Lösungswege abstimmen, um die Ziele zu erreichen.
• Die sachlichen Ergebnisse, die in eigener Verantwortung erzielt wurden, mit den anderen Beteiligten zu kommunizieren und abzustimmen.
• Konstruktive und kreative Lösungen für Probleme, die das ganze Team betrifft, zu finden.
• So genannte "Walk Throughs" durchführen, d.h. mit Hilfe bestimmter Techniken die erzielten Ergebnisse testen.
• Wöchentlich Rückmeldungen über den Stand der Arbeiten an den Projektleiter geben.
• Informationen an alle Betroffenen weitergeben.
• Aktiv an den Teamsitzungen teilnehmen.
• Sich in Schulungen weiterbilden und an Maßnahmen zur Teamentwicklung teilnehmen.
• Das PM unterstützen.

Praxis-Tipp

Der Witz der Teamarbeit liegt im Gruppeneffekt. Das bedeutet, dass nicht die Leistungen Einzelner, sondern erst die Fähigkeiten und Anstrengungen aller Mitarbeiter zusammen den Erfolg bringen (Synergieeffekt).

3.2 Warum die ersten Sitzungen so wichtig sind

Zusammenarbeit. Sie können die erste Sitzung zum allgemeinen Kennenlernen und zu einer globalen Vorstellung des Projekts nutzen. Dabei sollten Sie noch keine detaillierten Informationen weitergeben oder die Arbeit bereits delegieren, sondern erst einmal alle Mitarbeiter nach ihrer Meinung zum Projekt fragen. Ganz wichtig ist es dabei eine offene Athmosphäre zu schaffen, Kritik aufzunehmen, dabei jeden zu Wort kommen zu lassen, sich aber nicht in unfruchtbare Diskussionen zu verfransen.

Dann können Sie in der zweiten Sitzung mit dem eigentlichen Projektstart beginnen. Hier etwa besprechen Sie ausführlich die Projektziele, erarbeiten den ersten Strukturplan, verteilen die Aufgaben (wenn Sie dies nicht in Gesprächen unter vier Augen machen wollen), legen die Spielregeln für Organisation, Information und Kommunikation fest etc.

Praxis-Tipp

In den ersten Sitzungen sollte die Gruppe erreichen, dass sich alle Beteiligten gut kennenlernen und die Rollen festgelegt werden, eine Identifizierung mit dem Projekt erfolgt und ein Wir-Gefühl, also Teamgeist entsteht.

3.3 Sich auf Verhaltensweisen einigen

Wie klappt die Zusammenarbeit im Team? Diese Frage spielt immer wieder eine Rolle bei einem Projekt. Zum Beispiel sollte niemand seinen Kollegen Informationen vorbehalten, um sich selbst zu profilieren. Auf der anderen Seite sollte jedem klar sein, dass niemand perfekt ist – Fehler werden immer gemacht und niemand ist davor gefeit selber welche zu machen. Jedes Projekt enthält so viele Unwägbarkeiten, dass keiner ernsthaft mit einem problemlosen Ablauf rechnen kann. Ein offener Umgang mit Problemen ist daher genauso wichtig wie der Abbau von Konkurrenzdenken.

Das Team kann sich daher auf bestimmte Grundsätze oder Verhaltensweisen einigen, damit der Umgang miteinander fair verläuft und die Teamarbeit eine "soziale" Grundlage hat. Folgende Vorsätze können Sie als Orientierungshilfe nehmen, aber natürlich auch eigene Regeln aushandeln.

10 Vorsätze für die Teamarbeit

1. Im Projekt wird Verantwortung aufgabenbezogen und nicht hierarchiebezogen ausgeübt.
2. Niemand sollte wichtige Informationen zurückhalten.
3. Wenn abzusehen ist, dass wichtige Ziele gefährdet sind, sollte das sofort angesprochen werden.
4. Wir sprechen offen über Probleme und arbeiten gemeinsam an ihrer Lösung.
5. Wir fragen uns nach jeder Entscheidung: "Was kommt danach?"
6. Alles, was einmal definiert wurde, kann auch wieder umdefiniert werden.
7. Wir haben die Muße fortlaufend zu reflektieren und unsere Ergebnisse in Frage zu stellen.
8. Rückschläge nutzen wir dazu nach den Ursachen zu forschen und es beim nächsten Mal besser zu machen.
9. Wir laufen nicht den Stärken von anderen nach, sondern bauen unsere eigenen auf.
10. Wir bemühen uns dicht am Kunden zu bleiben und uns immer wieder mit seinen Vorstellungen abzustimmen.

3.4 Das Team kompetent führen

Eine Voraussetzung für gute Arbeit im Team ist, dass Sie als Projektleiter von Ihren Mitarbeitern akzeptiert werden. Genauso wie Sie Erwartungen an Ihr Team haben, ist es auch umgekehrt.

Das Team erwartet etwa:

• eine klare und gerechte Delegation der Aufgaben,
• einen Arbeitsstil, der sich durch "begründen statt befehlen" manifestiert,
• eine gewisse Transparenz der Entscheidungsfindung,
• Kooperationsf...