Projektmanagement: souverän durchführen und Krisen sicher meistern

1 Es kann noch viel passieren

Keine Frage, dass Projekte einen erheblichen Planungsaufwand erfordern; schon lange vor dem eigentlichen Start müssen Sie sich als Führungskraft mit Zielen, Strategien und geeigneten Bearbeitungsmethoden auseinander setzen.

Dennoch ist nicht alles planbar. Eine veränderte Marktsituation überrascht Sie, der Auftraggeber verlangt zusätzliche Produktmerkmale oder ein Projektziel erweist sich auf einmal als nicht realisierbar. Dies verlangt ein wirksames Änderungsmanagement, denn auch unvorhergesehene Ereignisse sollten das Projekt nicht gefährden – dafür steht bei den meisten Unternehmen zu viel auf dem Spiel.

Und was in jedem Projekt schließlich passieren kann, ist, dass es an den Menschen scheitert, die daran beteiligt sind. Zwischenmenschliche Krisen, Konflikte im oder mit dem Team, aber auch das, was man allgemein als "Politik" bezeichnet, bringen viel mehr Projekte zum Erliegen als Hindernisse auf der sachlich-inhaltlichen Ebene.

Praxis-Tipp

Die meisten Projekte bergen nicht nur ein hohes finanzielles Risiko, auch bei der Projektabwicklung können immer neue Unwägbarkeiten auftreten, die einen erfolgreichen Abschluss gefährden.

2 Das Projekt sicher im Griff

Sie haben nun Ihr Projekt von langer Hand vorbereitet, es durch die Genehmigungsphase gebracht, sorgfältige Pläne ausgearbeitet und ein hoffentlich hochmotiviertes Team zusammengestellt. Nun muss nur noch gearbeitet werden. Und dabei müssen Sie sicherstellen, dass auch alles "nach Plan verläuft".

2.1 Planen ist wichtig, Kontrolle entscheidend

Nach der Planung werden Sie als Projektleiter zum Steuermann. Sie müssen das Projekt sicher in Richtung "Ziele" lotsen – die Sie hoffentlich gut dokumentiert haben. Aber wenn Sie in Ihrer Planung sorgfältig gearbeitet haben, dann dürfte die Zielorientierung kein Problem sein.

Schwieriger ist es hingegen das Projekt auch bei Sturm auf Kurs zu halten. Die Sicherheit, dass die Pläne eingehalten und damit die Ziele erreicht werden, erhalten Sie nur durch Kontrolle. Sie fragen dabei:

• Sind wir auf dem richtigen Weg?
• Liegen wir noch in der Zeit?
• Halten wir die Kosten ein?
• Entsprechen die Ergebnisse unseren Vorstellungen und den Vorstellungen des Auftraggebers?
• Wie hoch ist die Wahrscheinlichkeit, gemessen am bisherigen Fortschritt unser Projektziel nach Plan zu erreichen?

2.2 Was kann alles kontrolliert werden?

Zu unterscheiden von der projektinternen, ergebnisorientierten Kontrolle durch den Projektleiter ist die Kontrolle, die das Projekt als Ganzes im Blick hat. Dafür ist meistens eine Instanz von außen verantwortlich, z. B. der Lenkungsausschuss, ein Revisor oder eine extern eingesetzte Prüfungsgruppe. Im Prinzip kann diese übergeordnete Projektkontrolle alles beinhalten, was in der Planungs- und Organisationsphase des Projekts festgelegt oder auch versäumt wurde. Die folgende Checkliste, die sich noch beliebig erweitern ließe, zeigt, wie enorm wichtig die Planung nicht nur für einen guten Start, sondern auch für die Steuerung eines Projekts ist. Als Projektleiter können Sie die Liste als Grundlage für eine Selbstkontrolle verwenden.

Checkliste: Projektkontrolle

2.3 Die Ergebnisse überwachen

Viele Projektfortschritte sind messbar. Sie müssen dazu die Soll-Werte der Pläne mit den aktuell ermittelten Ist-Werten vergleichen. Sie können klare Zahlen vorlegen, wenn Sie etwa die monatlich geplanten Kosten, z. B. für ein Arbeitspaket, mit den tatsächlich angefallenen Kosten vergleichen, sobald das Arbeitspaket wirklich abgeschlossen ist. Sie können geplante und tatsächlich eingehaltene Termine für bestimmte Aktivitäten oder Meilensteine einander gegenüberstellen. Und Sie können Zwischenergebnisse oder Produkt-Arbeitspakete aus den Plänen mit den erzielten Ergebnissen konkret vergleichen, wenn Sie bestimmte Qualitätsstandards festgelegt haben.

Nicht alle Fortschritte sind in Zahlen messbar

Nicht alle Projektfortschritte lassen sich jedoch in Zahlen ausdrücken. Wenn z. B. ein Computerprogramm entwickelt oder eine Marktstrategie entworfen wird, gibt es nicht zu jedem Zeitpunkt klar abgrenzbare Zwischenergebnisse oder konkrete Messdaten. Dann können Sie nur über die Kapazität bzw. Arbeitsstunden abschätzen, ob Sie noch gut im Rennen liegen und das Phasenprodukt oder Endergebnis nach Plan erreicht werden kann oder nicht.

Fortschritte des Teams

Auch auf die Entwicklung der Teamarbeit sollten Sie achten. Der Projektfortschritt kann sich nämlich durchaus auch darin zeigen, wie effektiv Besprechungen durchgeführt werden, wie gut Kommunikation und Information funktionieren, wie motiviert die Mitarbeiter sind, wie sich das Team weiterentwickelt etc. Natürlich sind solche Fortschritte, auch "weiche" Daten genannt, – abgesehen davon, dass sie vielleicht gar nicht im Zielkatalog festgehalten wurden – schwer verifizierbar; aber wenn Sie hier Fortschritte erkennen können und keine Stagnation, dann dürfte sich Ihr Projektteam recht gut eingespielt haben.

2.4 Qualität sichern

Erinnern wir uns an die Ziele des Projektmanagements, die im "magischen Dreieck" zum Ausdruck kommen: Projekt‐endtermin, Projektkosten und Qualität müssen gesichert sein. Ob Termine und Kosten eingehalten werden, interessiert natürlich auch den Auft...