Prof. Dr. Hans-Dieter Litke, Dr. Ilonka Kunow
Im Projekt sind idealerweise nicht nur alle Teammitglieder ständig über die wichtigsten Ereignisse und den Stand des Projekts informiert, sondern die Ziele, Pläne, Vorgänge, Ergebnisse, Statusberichte, aber auch Abstimmungen und wichtige Absprachen sollten allen zugänglich sein, die davon betroffen sind. Daher sollte zwischen den Beteiligten ein permanenter Informations- und Dokumentationsfluss in Gang gehalten werden. Eine Projektdokumentation kann etwa für Neueinsteiger hilfreich sein, als Grundlage für eine systematische Abschlusskontrolle oder als Erfahrungsschatz für zukünftige Projekte dienen.
5.1 Welche Informationen sind wichtig?
Gesammelt und sichergestellt werden können theoretisch alle Informationen, die mit dem Projekt zusammenhängen. Allerdings sollten Sie und Ihre Mitarbeiter sich die Frage stellen, welche Informationen wirklich relevant sind für das Projekt, und für wen welche Informationen im Einzelnen wichtig sind. Wenn blindlings alles gesammelt und abheftet wird und schließlich als unüberschaubarer Aktenwust in einem Schrank im Keller landet, wird dies kaum jemandem nützen. Ein Fehler wäre es natürlich auch, nichts über das Projekt herauszulassen. Eine offene Informationspolitik, vor allem von Ihrer Seite aus, gibt den Beteiligten Einblick und schafft dadurch auch Vertrauen.
Achten Sie daher darauf, dass
- nicht zu wenig Information,
- aber auch nicht zu viel Information
kursiert. Vermeiden Sie auf jeden Fall "Infomüll". Denn wer ist noch motiviert seine Mailbox abzufragen, wenn er weiß, dass täglich 50 Nachrichten darin landen, die zum Großteil nichts bringen?
Denken Sie auch immer an Ihren Kunden oder Auftraggeber im Unternehmen, wenn es um wichtige Mitteilungen und Berichte über das Projekt geht. Wenn Sie hier keine offene Politik verfolgen, kann es sein, dass der Kunde vom Projektergebnis überrascht wird, weil Sie ihn nie über notwendig gewordene Richtungsänderungen aufgeklärt haben.
5.2 Was soll dokumentiert werden?
Klären Sie im Team, welche Informationen wie aufbereitet werden. Legen Sie am besten schon in der ersten Teamsitzung fest:
- Wer erhält Informationen (Verteiler)? Dabei kommen Sie selbst in Frage, Ihr Vorgesetzter und/oder Auftraggeber, Beteiligte, aber auch zufällig Betroffene, wenn etwa bestimmte Ergebnisse für eine nicht mit dem Projekt befasste Abteilung wertvoll sein können.
- Welche Dokumente sind dann aktuell für wen bis wann zu erstellen?
- Mit welchen Inhalten und in welcher Form? Hier ist wichtig, dass Management und Unternehmensführung verdichtete Informationen erhalten.
- Von wem werden sie erstellt (Verfasser)?
- Bis wann (Abgabetermin)? Wie rasch können die Informationen verfügbar sein?
- Wo werden sie abgelegt?
Denken Sie auch daran alle im Vorfeld gelaufenen, relevanten Aktivitäten zu dokumentieren. Überprüfen Sie die Maßnahmen zur Information auch immer wieder.
Auch wenn Sie ein formales Berichtsystem, z. B. durch EDV unterstützt, verwenden, sollte der Nutzen im Vordergrund stehen: Wesentlich ist, dass die Informationen schnell verfügbar sind, die richtigen Informationen weitergegeben werden und auch hier niemand mit unnötigen Mitteilungen belastet wird.
5.3 Durch nichts zu ersetzen: Besprechungen
Selbst das ausgeklügeltste Informations- und Berichtswesen kann die mündliche Kommunikation in einem Projekt nicht ersetzen. Nicht nur, dass im Gespräch der aktuellste Stand thematisiert werden kann. Besonders in individuellen Mitarbeitergesprächen erfahren Sie wichtige weiche Daten über das Projekt wie Beurteilungen über den Zusammenhalt oder die Fortschritte des Teams, Motivation der Mitarbeiter etc. Auch persönliche Einstellungen, Befürchtungen, Konkurrenzgefühle oder Ärger, alles möglicherweise Ursachen für Konflikte, können Sie am ehesten im persönlichen Gespräch aufspüren.
Damit ein reibungsloser Informationsfluss gewährleistet ist, sollten zumindest folgende Meetings vereinbart werden:
- Das Team trifft sich zu so genannten Statussitzungen mindestens einmal zu Beginn jeder Phase und einmal bei Phasenende, besser noch wöchentlich (in großen Projekten) oder monatlich (in kleinen Projekten).
- An täglichen Kurz-Meetings sollten die Teammitglieder teilnehmen, die die Verbindung zu den Fachabteilungen halten; sie berichten über die einzelnen Verantwortungsbereiche und geben Rückmeldungen zu den Terminen.
Zudem sollten Sie auch immer das Einzelgespräch unter vier Augen suchen.
Entgegen einer weitverbreiteten Ansicht ist intensive Kommunikation in Projekten keine vertane Zeit. Regelmäßige Besprechungen im Team und informelle Gespräche sind wichtig für den Informationsaustausch, die Konsensbildung und die kooperative Problemlösung.
5.4 Worauf bei Teamsitzungen zu achten ist
Je besser Teamsitzungen geplant und je systematischer sie durchgeführt werden, desto effektiver verlaufen sie. Beachten Sie folgende Punkte:
- Suchen Sie einen geeigneten Raum aus, in dem eine kreative Atmosphäre aufgebaut und ungestört gearbeitet werden kann. Es sollten Visualisierungsinstrumente wie Flip-Chart oder Overheadprojektor zur Verfügung stehen.
- Gehen Sie nur gut vorbereitet in jedes Meeting. Verlangen Sie dies auch von den Teilnehmern.