Projektmanagement: souverän durchführen und Krisen siche ... / 6.2 Wenn die Motivation nachlässt

Normalerweise herrschen in der Projektarbeit Bedingungen, die sich positiv auf die Motivation der Mitarbeiter auswirken: Eine innovative und komplexe Aufgabe bringt nicht nur neue und abwechslungsreiche Tätigkeiten mit sich, sondern stellt auch an das Können und die Kreativität jedes Einzelnen besondere Anforderungen. Von daher spornt ein Projekt die Beteiligten meist mehr an als die Routine. Dennoch kann es passieren, dass die Motivation im Team nachlässt.

Gründe hierfür können sein:

• zu geringe, aber auch zu hohe Anforderungen, vor allem in der Lernphase,
• zu viele Aufgaben auf einmal, eventuell auch zu viele Verpflichtungen in anderen Projekten oder in der Fachabteilung,
• zu großer Termindruck,
• zu wenig Handlungsspielraum, d. h. zu enge Vorgaben, was die Erfüllung der Aufgaben betrifft,
• zu wenig Feed-Back von seiten des PM oder des Projektleiters,
• zu wenig Anerkennung vom Kunden oder Auftraggeber,
• fehlender Teamgeist, teaminterne Konflikte,
• im schlimmsten Fall die Erkenntnis, dass das Projekt sinnlos ist.

Zudem kann es natürlich immer passieren, dass sich der einzelne Mitarbeiter unterbezahlt oder ungerecht behandelt fühlt oder persönliche Konflikte die Teamarbeit behindern.

Als Projektleiter können Sie solchen Motivationstiefs vorbeugen oder entgegenwirken. Versuchen Sie, die inhaltlichen Aufgaben so zu gestalten, dass die oben genannten Ursachen erst gar nicht eintreten. Als besonders wichtig für die Förderung der Motivation hat sich auch erwiesen, dass Kompetenzen in einem Projekt ganz klar abgesteckt sind.

Tipps zur Motivationsförderung

• Achten Sie darauf, dass Konsens über die Ziele besteht – denn wer ein Ziel nicht akzeptiert, wird sich kaum dafür einsetzen, dass es erreicht wird.
• Die gesteckten Ziele und die Aufgaben sollten immer eine Herausforderung sein, die Mitarbeiter aber auch nicht völlig überfordern.
• Klären Sie Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung in Delegationsgesprächen mit den Mitarbeitern. Die im Projekt anfallenden Routinetätigkeiten sollten Sie möglichst gleichmäßig verteilen.
• Überzeugen Sie Ihre Mitarbeiter davon, dass sie auch schwierige Aufgaben bewältigen können. Ermuntern Sie sie dazu eigene Visionen zu entwickeln.
• Versuchen Sie alle Mitarbeiter gerecht und fair zu behandeln.
• Signalisieren Sie, dass Sie immer erreichbar und für ein persönliches Gespräch bereit sind.
• Unterstützen und fördern Sie die Teammitglieder gemäß ihren individuellen Fähigkeiten und Interessen.
• Motivieren Sie die Beteiligten zur Kooperation und zum Informationsaustausch.
• Betreiben Sie eine "offene Politik": Begründen Sie Ihre Entscheidungen und beziehen Sie das Team eventuell in die Entscheidungsfindung mit ein. Halten Sie keine Informationen zurück.
• Sprechen Sie Ihre Kritik, aber auch Lob und Anerkennung immer sofort aus.
• Geben Sie auch in Frustphasen Feedback.
• Die gemeinsame Aufgabe sollte für jeden eine lohnende Sache sein.
• Bieten Sie Anreize durch persönliche Prämien.

Praxis-Tipp

Es scheint in der Praxis nicht selten vorzukommen, dass der Auftraggeber bei Fehlern sofort Alarm schlägt, erbrachte Leistungen jedoch als selbstverständlich ansieht und daher kaum darauf reagiert. Dann sollte zumindest vom Projektleiter die nötige positive Rückkoppelung kommen.