Die Dokumentation dient als Arbeitshilfe für Prozessbeteiligte, wenn sie für jeden Arbeitsschritt benennt, welches Ergebnis jeder Arbeitsschritt erreichen soll. Ein Bearbeiter übernimmt damit die Ausführungs-Verantwortung dafür, dass sie oder er dieses Ergebnis in der beschriebenen Qualität erarbeitet hat. Bearbeiter nachfolgender Aktivitäten können sich auf dieses Ergebnis verlassen.
Darüber hinaus kann die Prozessdokumentation auch eine Anleitung für die Ausführung der Arbeitsschritte enthalten. Diese Anleitung sollte so detailliert sein, dass eine Fachperson die Arbeit damit erledigen kann. Es ist nicht sinnvoll, die Arbeiten so zu beschreiben, dass eine fachfremde Person damit umgehen kann. Ausgebildete Fachpersonen akzeptieren in der Regel eine zu detaillierte Beschreibung nicht, die Dokumentation wird dann zu einem toten Papier.
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