Zunächst bestimmt die Geschäftsleitung eine aus mehreren Führungskräften bestehende Steuerungsgruppe. Die Steuerungsgruppe erarbeitet ein Gesamtkonzept, wählt Koordinatoren zur Unterstützung aus, kontrolliert die Arbeiten und wertet die Ergebnisse der Zirkel aus.
Das erfolgreiche Arbeiten mit Qualitätszirkeln setzt voraus, dass die Geschäftsleitung bereits während der Vorbereitungsphase alle betroffenen Mitarbeiter informiert und aktiv in die Gestaltung miteinbezieht. Die Mitarbeiter müssen von den Vorzügen der Gruppenarbeit überzeugt werden. Der Qualitätszirkel scheitert, wenn er lediglich von oben "verordnet" wird.
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