3.1 Personalplanung
Zur Dokumentation der Personalplanung empfiehlt es sich, mit Exceltabellen zu arbeiten und die entsprechenden Bedarfe dort zu erfassen. Um eine schnell verfügbare und aussagekräftige Datenbasis bereitzustellen, sollten die Dokumente der Personalplanung in einer übersichtlichen Ordnerstruktur auf einem Laufwerk (digital) oder haptisch abgelegt werden. Hierdurch können die Planungen der letzten Jahre schnell zum Vergleich herangezogen werden, sodass beispielsweise Aufschlüsse über die Dauer der Stellenbesetzungen getroffen werden können.
3.2 Stellenbesetzungsanträge
Je nach Digitalisierungsgrad des Unternehmens können Anträge für Stellenbesetzungen idealerweise automatisiert über ein Bewerbermanagementsystem gestellt werden. Ist diese Option nicht gegeben, ist es ratsam, auf standardisierte Vorlagen zurückzugreifen, welche per E-Mail von den Fachbereichen an die Personalabteilung gesendet werden. Um zusätzliche Hürden zu vermeiden, können alle relevanten Inhalte direkt in der E-Mail als Tabelle abgebildet werden. Folgende Inhalte sollten in der Tabelle aufgeführt sein:
| Antrag zur Stellenbesetzung im Unternehmensbereich: |
| Antragsteller: |
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| Name des ausscheidenden Mitarbeiters: |
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| Datum des Ausscheidens: |
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| Begründung der Stelle: |
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| Ist die Stelle in der Personalplanung enthalten? |
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| Gewünschter Eintrittstermin: |
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| Team, Kostenstelle: |
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| Standort: |
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| Beschäftigungsumfang: |
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| Befristung: |
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| Geplantes Jahreszielgehalt: |
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| … |
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Zeitgleich kann das E-Mail-Format auch direkt zur Durchführung der Genehmigung genutzt werden. Hierbei sollte auf eine sinnvolle Genehmigungsabfolge geachtet werden, sodass diese schnell und unkompliziert durchlaufen werden kann. Idealerweise gibt es auch hierfür vorgefertigte Checklisten darüber, welche Person welche Stellen genehmigen darf und muss. Nach der Genehmigung kann der Stellenantrag an die für das Recruiting zuständige Person gesendet und digital in einer übersichtlichen Ordnerstruktur abgelegt werden.
3.3 Stellenausschreibung
Bevor es an die eigentliche Stellenausschreibung geht, sollten Kriterien formuliert werden, welche sich das Unternehmen als Standard für Stellenausschreibungen setzen möchte (z. B. maximal 5 Bulletpoints je Abschnitt, standardisierte Einleitungstexte, ggf. Standardformulierungen und Beispiele für einzelne Punkte der Ausschreibung, usw.). Hierbei sollten – zusätzlich zu den arbeitsrechtlichen Anforderungen – auch die Anforderungen der Unternehmenskommunikation und des Marketings hinsichtlich Corporate Identity und Corporate Design berücksichtigt werden. Diese sollten in Form einer Checkliste auf einem zentralen Laufwerk abgelegt werden, welche zur Kontrolle vor der Ausschreibung der Stelle herangezogen werden kann. Darüber hinaus können alle Stellenausschreibungen zentral, je nach Tätigkeitsgebiet, gesammelt werden, sodass besonders erfolgreiche Ausschreibungstexte erneut verwendet und weniger erfolgreiche ersetzt werden können.
Dokumentation von Erfahrungswerten mit Jobbörsen
Um schnell eine Entscheidung über die für die konkrete Stelle passende Jobbörsen treffen zu können und die Ausschreibung unkompliziert zu veröffentlichen, sollte eine Übersicht über die verschiedenen Stellenbörsen und die Erfahrungswerte mit diesen erstellt werden. Je nach Funktionalität kann hierfür ein Bewerbermanagementsystem genutzt werden, das diesen Prozess automatisiert abbildet. Alternativ kann hierfür eine Exceltabelle angelegt werden, in welcher die relevanten Informationen zu Stellenausschreibungen zusammengetragen werden:
| Ausschreibungskanal |
Ansprechpartner/Veröffentlichungsweg |
Kosten/Ausschreibung |
Klickzahlen/Rücklauf |
Kommentare |
| Stellenbörse 1 |
Herr Mustermann: mustermann@Stellenbörse1.de Ausschreibungstexte als PDF an Herrn Mustermann senden! |
600 EUR |
sehr gut, insbesondere für technische Positionen |
Ab 3 Ausschreibungen kostet jede weitere Ausschreibung 400 EUR. |
| Stellenbörse 2 |
Frau Musterfrau: musterfrau@Stellenbörse2.de Ausschreibungstexte als PDF an hello@stellenbörse2.de senden! |
1.200 EUR |
1/2020: 15.600 Klicks auf "Finanzbuchhalter (w/d/m)" Kaufmännische Stellen |
Mit Frau Musterfrau ist vereinbart, dass sie Stellenausschreibung nochmal hinsichtlich bestimmter Kriterien prüft. |
| … |
… |
… |
… |
… |
Hierbei lohnt es sich, den Rücklauf an Bewerbungen sowie die Klickzahlen des jeweiligen Kanals zu erfassen, um diese Zahlen für zukünftige Entscheidungen heranziehen zu können.
3.4 Kommunikation mit dem Bewerber
Um eine positive Candidate Journey zu erreichen, ist eine gute Kommunikation mit dem Bewerber essenziell. Hierfür zahlt es sich aus, auf jene Prozessschritte zu blicken, welche die Schnelligkeit und Transparenz des Prozesses beeinflussen: Wann finden Kommunikationen typischerweise statt? Inwiefern lassen sich diese automatisieren? Falls ein Bewerbermanagementsystem im Einsatz ist, können zahlreiche Kommunikationen über Vorlagen, die dort hinterlegt werden, abgebildet werden. Aber auch ohne Bewerbermanagementsystem kann mit einer guten Vorbereitung im Hinblick auf die Administration der Bewerber eine optimale Candidate Journey ermöglicht werden. Mithilfe von vorformulierten Text...