Im Folgenden werden die häufigsten Bestandteile der Bewerberkommunikation sowie deren wesentlichen Inhalte dargestellt.
3.1 Bestätigung des Bewerbungseingangs
Durch eine kurze Bestätigung kann dem Bewerber Gewissheit gegeben werden, dass die Bewerbung auch wirklich für die entsprechende Stelle eingegangen ist. Inhaltlich sollte die Bestätigung folgende Punkte aufweisen:
- einen kurzen Dank für das Interesse des Bewerbers an der Stelle und am Unternehmen
- Bestätigung des Bewerbungseingangs
- eine kurze Information über die Dauer und den Ablauf des weiteren Prozesses
- Ansprechpartner und Kontaktinformationen für weitere Fragen
- ggf. Informationen zur DSGVO
3.2 Zwischenbescheide
Um den Bewerber regelmäßig über den aktuellen Stand zu informieren und so dessen Interesse aufrechtzuerhalten, sollten in regelmäßigen Abständen Zwischenbescheide versendet werden. Idealerweise erfolgen diese einmal pro Woche, sodass kein Bewerber für längere Zeit warten muss. Zwischenbescheide sollten auch dann versendet werden, wenn es keine Neuigkeiten gibt. Hierbei sollten die Formulierungen fortwährend angepasst werden. Folgende Aspekte können bei der Formulierung hilfreich sein:
- Bezug zur jeweiligen Stelle (z. B. Titel, Kennziffer, …)
- erneuter Dank/Wertschätzung für das Interesse des Bewerbers und der bisher aufgebrachten Geduld
- Mitteilung darüber, dass der Auswahlprozess weitere Zeit in Anspruch nimmt
- Darlegung des Vorgehens (z. B. individuelle Prüfung jeder Bewerbung, Rückmeldung aus den Fachbereichen, …)
- idealerweise konkreter Zeithorizont der Rückmeldung
- Ansprechpartner und Kontaktinformationen für weitere Fragen
3.3 Einladung zum Vorstellungsgespräch
Die Einladung zum Vorstellungsgespräch ist für den Bewerber eine sehr schöne Nachricht, die auf große Freude stoßen wird. Die Einladungsnachricht kann sich diesen Effekt zunutze machen, indem sie eine wertschätzende und interessierte Tonalität einläutet. Die nachfolgenden Inhalte können zur Orientierung herangezogen werden:
- Interesse an der Bewerbung/am Profil oder den Kompetenzen bekunden und bedanken, dass das Unternehmen als zukünftiger Arbeitgeber in Betracht gezogen wurde
- Mitteilung der Einladungs-Nachricht und Format des Gesprächs (z. B. persönlich, telefonisch, Videokonferenz, …)
- Datum, Uhrzeit und Ort (inkl. Adresse/Information zu den Einwahldaten)
- Gesprächspartner
- Hinweis zu den Fahrtkosten
- Bitte um Terminbestätigung
3.4 Absage
Die Absage ist einer der sensibelsten Momente in der Candidate Journey, da diese mit vielen Emotionen verbunden ist. Es ist sehr hilfreich, sich diesen Umstand bewusst zu machen und die Kommunikation entsprechend danach auszurichten. Hierbei sollten keine entschuldigenden Worte verwendet werden, welche für die getroffene Entscheidung entkräftend wirken könnten. Durch ein faires Feedback und eine aufrichtige Wertschätzung für das Interesse und die Zeit, die sich der Bewerber genommen hat, kann eine Absage vonseiten des Bewerbers gut aufgenommen werden. Im besten Fall interessiert sich dieser weiterhin für das Unternehmen. Dies spiegelt sich auch auf Arbeitgeberbewertungsplattformen wider. Und nicht zuletzt sollte nicht vergessen werden, dass auch Bewerber zu Kunden werden können und auch hierbei eine Reputation stattfinden kann.
Sofern ein Auswahlgespräch zustande kam, sollte die Kommunikation auf direktem Wege (z. B. telefonisch) passieren. Sie signalisiert eine besondere Form der Wertschätzung und kann somit einen positiven Eindruck hinterlassen. Bei der Formulierung der Absage ist bspw. zu berücksichtigen, ob und wie viele Gespräche es gab. Natürlich ist wichtig, dass die Absagegründe AGG-konform sind.
Für eine schriftliche Kommunikation sollten folgende Aspekte einbezogen werden:
- Bezug zur Bewerbung (z. B. Stellentitel) und Dank für das Interesse
- Mitteilung darüber, dass die Bewerbung nicht in der engeren Auswahl berücksichtigt werden kann
- Dank für die Zeit des Bewerbers und Ermutigung zu weiteren Bewerbungen
- ggf. Aufforderung, Feedback zum Bewerbungsprozess zu geben (z. B. über eine Umfrage oder eine Arbeitgeberbewertungsplattform)
Erläuterung der Ablehnungsgründe
Ein abgelehnter Bewerber wird regelmäßig ein Interesse an der Erläuterung der Ablehnungsgründe haben, um ggf. seine Bewerbungsunterlagen verbessern zu können. Hier ist jedoch insbesondere im Hinblick auf das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) Vorsicht geboten.