Recruiting: Wege zu neuem Personal / 2 Quantitative und qualitative Planung als notwendige Voraussetzung

Grundlage für die Besetzung einer Position ist deren Existenz, deren Beschreibung sowie eine Vorstellung über die daraus resultierenden Anforderungen an zukünftig Mitarbeitende. Während sich die quantitative Personalplanung mit der Menge des Bedarfs befasst, wird unter dem Begriff der qualitativen Personalplanung die Art des Bedarfs näher bestimmt. Neben einer Personalanforderung, die sich aus einem bereits geplanten oder einem aktuellen Bedarf ergibt, ist daher das Vorliegen eines Anforderungsprofils, inklusive Stellenbeschreibung, erforderlich. Dabei ergibt ein einheitliches Muster Sinn (das von HR zur Verfügung gestellt wird). Befüllt werden muss dieses stellenbezogen von oder mit dem/den jeweiligen Fachbereichsverantwortlichen.

Die Personalanforderung ist der tatsächliche Auftrag, mit dem Gewinnungsprozess von Kandidaten zur Besetzung einer bestimmten Stelle zu beginnen. Darin dokumentiert sind der Bedarf für die Besetzung begründet und aktuellste Informationen zur Position, Anforderungen, Gehaltsrahmen und anderen Rahmenbedingungen, wie Eintrittstermin oder die Möglichkeit, remote zu arbeiten. Effizient wird die Zusammenarbeit, wenn die Datenerfassung als Workflow mit verschiedenen Rollen(-zugriffen) abgebildet ist.

Praxis-Beispiel

Beispiel: Daten der Personalanforderung, inklusive Stellenbeschreibung und Anforderungsprofil

Personalanforderung, inklusive Stellenbeschreibung und Anforderungsprofil
Grundlage	Geplanter oder akuter Bedarf (Begründung)?
Art der Besetzung	Befristung, Zeitarbeit oder Neubesetzung bzw. neue Stelle
Stellenbeschreibung
Stellenbezeichnung	Bezeichnung der Stelle im Unternehmen, die regelmäßig die Funktion sowie die Hierarchieebene spiegelt.
Organisatorische Einbindung	Welchem Fachbereich, welcher Abteilung oder Sachgebiet ist die Stelle zugeordnet?
Hierarchie, ggf. Führungsspanne	Wo ist die Stelle in der Hierarchie eingeordnet?
Vertretungsregelungen	Welche Stelle vertritt diese Stelle?
Ziele der Position	Welche Rolle kommt der Stelle im Rahmen des Geschäftsmodells zu?
Der Stelle zugeordnete Aufgaben	Für welche Prozesse/Prozessschritte/Aufgaben ist diese Stelle in welchem Maß verantwortlich?
Sachlich-organisatorische Angaben Stellenbewertung/ Vergütung	Ist die Stelle betrieblich bedingt nur in Vollzeit möglich (Begründung)? Wo wird die Tätigkeit (überwiegend) ausgeübt? In welchem Umfang ist das Arbeiten remote möglich? Gibt es besondere Arbeitsbedingungen, -mittel?
Ergänzende Bestandteile	Z. B. ein Bild des Arbeitsplatzes oder Beschreibung einer typischen Situation, derzeitige Besetzung r und besondere personengebundene Aufgaben
Anforderungsprofil
Fachliche und methodische Kompetenzen	Anforderungen an schulische und akademische oder fachliche Ausbildung. Erfahrungen und (zusätzliche) Kenntnisse sowie Weiterbildungen (ggf. unterteilt in Muss und Soll).
Soziale und persönliche Kompetenzen	Anforderungen an sozialen Umgang, wie Team- und Kommunikationsfähigkeit, sowie an die Persönlichkeit und Interessen, z. B. Belastungsresistenz und Reisebereitschaft (ggf. unterteilt in Muss und Soll).

Neben der Analyse der Anforderungen des Jobs sollte auch auf Organisationsebene eine gute Passung angestrebt werden. Hier stehen Vision und Strategie sowie Mission und Werte des Unternehmens im Zentrum, während auf Stellenebene die konkreten Ziele und Aufgaben sowie spezifische Herausforderungen und Rahmenbedingungen den Ausgangspunkt darstellen.

Für jede zu besetzende Stelle muss ein aktuelles Anforderungsprofil vorhanden sein oder erstellt werden. Daraus ergibt sich die Zielgruppe, diese wiederum bestimmt die Wahl des geeigneten Recruitingwegs. Ein Abgleich der Bewerberprofile mit dem Ideal- bzw. Wunschprofil dient darüber hinaus als Grundlage im Auswahlprozess.

Praxis-Tipp

Gemeinsames Verständnis ist wichtiger als Papier

Wichtiger als präzise definierte Prozesse und schöne Formulare ist ein gemeinsames Verständnis dafür, was mit den geforderten Kompetenzen gemeint ist. Dazu sollten Anforderungen gemeinsam erarbeitet und diskutiert und durch regelmäßige Schulungen für HR und Fachbereichsverantwortliche ergänzt werden.