Reisekosten, Inland / 4.5 Gewährung von Mahlzeiten

4.5.1 Überblick zur Arbeitgeberbewirtung während Dienstreisen

Wird ein Arbeitnehmer während einer beruflichen Auswärtstätigkeit unentgeltlich oder verbilligt verpflegt, muss unterschieden werden, ob es sich um

• eine übliche Arbeitgeberbewirtung (Mahlzeiten bis 60 EUR) oder
• ein sog. lohnsteuerpflichtiges Belohnungsessen

handelt. Die Üblichkeitsgrenze von 60 EUR ist als Bruttobetrag inkl. Mehrwertsteuer zu verstehen, der sämtliche anlässlich der Bewirtung gewährten Speisen und Getränke umfasst. Zuzahlungen des Arbeitnehmers bleiben bei der Prüfung der 60-EUR-Grenze außer Ansatz.

Die Übersicht veranschaulicht die für Arbeitgeberbewirtung geltende Rechtslage mit ihren zahlreichen Fallvarianten.

4.5.2 Mahlzeiten bis 60 EUR: Kürzung der Verpflegungspauschale

Beträgt der Gesamtwert der vom Arbeitgeber gewährten Speisen und Getränke brutto nicht mehr als 60 EUR, wird beim Arbeitnehmer auf die Besteuerung des geldwerten Vorteils verzichtet, wenn der Arbeitnehmer für die Dienstreise dem Grunde nach eine Verpflegungspauschale als Werbungskosten geltend machen kann.^[1]

Gleichzeitig muss eine tageweise Kürzung des Werbungskostenabzugs für Verpflegungsmehraufwand vorgenommen werden, wenn dem Arbeitnehmer anlässlich oder während einer Auswärtstätigkeit vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt wird. Die Kürzung erfolgt i. H. v.

• 20 % der Tagespauschale für ein Frühstück (im Inland: 5,60 EUR) bzw.
• 40 % der Tagespauschale für ein Mittag- oder Abendessen (im Inland: je 11,20 EUR).

Die Kürzung ist zwingend, vermeidet aber im Wege der gesetzlichen Saldierung die Besteuerung eines geldwerten Vorteils. Sie ist immer von der jeweiligen Verpflegungspauschale des Tages vorzunehmen, an dem die Gestellung der Mahlzeit durch den Arbeitgeber erfolgt. Unerheblich ist, ob der Arbeitnehmer die Mahlzeit tatsächlich einnimmt oder der Wert der Mahlzeit tatsächlich niedriger ist.^[2]

Die Verpflegungspauschalen sind auch für Mahlzeiten zu kürzen, die der Arbeitnehmer anlässlich einer beruflichen Auswärtstätigkeit von seinem Arbeitgeber erhält, wenn der Arbeitnehmer über keine erste Tätigkeitsstätte verfügt.^[3]

Auch ein vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellter Snack oder Imbiss (z. B. belegte Brötchen, Kuchen, Obst), der während einer auswärtigen Tätigkeit gereicht wird, kann eine Mahlzeit sein, die zur Kürzung der Verpflegungspauschale führt.^[4] Eine feste zeitliche Grenze für die Frage, ob ein Frühstück, Mittag- oder Abendessen zur Verfügung gestellt wird, gibt es nicht. Maßstab für die Einordnung ist, ob die zur Verfügung gestellte Verpflegung an die Stelle einer der genannten Mahlzeiten tritt, die üblicherweise zu der entsprechenden Zeit eingenommen wird.^[5]

Bescheinigungspflicht "Großbuchstabe M"

Damit das Finanzamt eine eventuelle. Kürzung der Verpflegungspauschalen bei der Einkommensteuerveranlagung erkennen kann, muss der Arbeitgeber im Lohnkonto und in der Lohnsteuerbescheinigung den Großbuchstaben M aufzeichnen bzw. bescheinigen, sofern der Arbeitnehmer im Rahmen einer beruflichen Auswärtstätigkeit vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten im Rahmen der 60-EUR-Grenze unentgeltlich bzw. verbilligt verpflegt worden ist.^[6]

Die Bescheinigungspflicht gilt ausschließlich für übliche Arbeitgeberbewirtung im Rahmen der 60-EUR-Grenze, unabhängig davon, ob hierfür im Einzelfall die Vorteilsbesteuerung oder Werbungskostenkürzung zum Tragen kommt. Die Bescheinigung ist deshalb auch in den Fällen vorzunehmen, in denen der geldwerte Vorteil in Höhe des amtlichen Sachbezugswerts pauschal oder individuell versteuert worden ist. Der Großbuchstabe M umfasst also auch Sachverhalte, bei denen eine Verpflegungspauschale von vornherein nicht gewährt werden kann und somit ihre Kürzung ausscheidet. Die Aufzeichnungs- und Bescheinigungspflicht gilt unabhängig von der Anzahl der vom Arbeitgeber unentgeltlich bzw. verbilligt gewährten üblichen Mahlzeiten im Kalenderjahr. Neben der Bescheinigung des Großbuchstabens M ist weder die Anzahl der gewährten Mahlzeiten noch sind sonstige die Mahlzeitengestellung erläuternde Arbeitgeberbescheinigungen neben den Reisekostenabrechnungen durch den Arbeitgeber auszustellen.

Achtung

Keine Befreiung mehr von der Bescheinigungspflicht des Buchstabens M

Bis 2018 galt eine Befreiung von der Bescheinigungspflicht des Großbuchstabens M, wenn das Betriebsstättenfinanzamt die gesonderte Aufzeichnung von steuerfreien Reisekostenerstattungen außerhalb des Lohnkontos zugelassen hat.^[7] Die für die Bescheinigung von steuerfreien Verpflegungszuschüssen in der Lohnsteuerbescheinigung bestehende Befreiung galt entsprechend. Voraussetzung war, dass die Reisekostenabrechnung nicht Gegenstand der Lohnabrechnung ist, sondern separat außerhalb des Lohnkontos vorgenommen wurde und das Finanzamt diesem Verfahren ausdrücklich zugestimmt hat.

Arbeitgeber mit separater Reisekostenabrechnungsstelle, die früher von der Aufzeichnungs- und Bescheinigungspflicht ausgenommen waren, sind ungeachtet einer bisherigen Befreiung für Lohnzahlungszeiträume gesetzlich verpflichtet, den Großbuchstaben M in Nr. 2 der Lohnst...