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| Ursache der Überlast: | |
| □ | Lässt sich die Überlastsituation einem bestimmten Umstand zuordnen? Haben sich Aufgabenprofil (z. B. Aufgaben-/Kundenkreis, Projekte) oder Rahmenbedingungen (z. B. Arbeitskapazität im Team, organisatorische oder räumliche Bedingungen) verändert? |
| Liegen objektive Daten zur Veränderung von Aufgabenprofil und/oder Rahmenbedingungen vor? | |
| □ | Wenn nicht ("gefühlte Überlast"), kann eine verwendungsbezogene Aufzeichnung der Arbeitszeit (Zuordnung von Arbeitszeiten zu Kunden, Projekten, indirekten Tätigkeiten etc.) sinnvoll sein. Auf dieser Grundlage sollten die nachfolgenden Fragen abgearbeitet werden. |
| □ | Die Maßnahmen sollten protokolliert und zu einem vereinbarten Zeitpunkt auf ihre Wirksamkeit überprüft werden (z. B. nach ca. 3 Monaten). |
| Kann das Arbeitsvolumen reduziert werden? | |
| □ | Können Aufgaben verschoben oder innerhalb des Teams bzw. innerhalb oder außerhalb (Outsourcing) des Unternehmens verlagert werden? |
| Kann die Produktivität erhöht werden? | |
| □ | Sind die Aufgaben des Arbeitnehmers klar definiert? |
| □ | Tut sich der Arbeitnehmer mit bestimmten Aufgaben besonders schwer, die anderen Kollegen leichter fallen (und möglicherweise umgekehrt)? Gibt es "Zeitfresser" und/oder Störungen (z. B. häufige Unterbrechungen durch kurze Telefonate), die die Produktivität beeinträchtigen und die eine Umorganisation erfordern (Telefonumleitung etc.). Strukturiert der Mitarbeiter seine Aufgaben systematisch (Telefon, E-Mail, Post)? Ist ein Coaching sinnvoll? |
| □ | Nutzt der Mitarbeiter konsequent Zeiten geringeren Arbeitsanfalls zur Entlastung ("Abwesenheitsmanagement")? |
| □ | Ist eine "Anwesenheitskultur" Hindernis für Entlastung ("Was denken die Kollegen, wenn ich mal früher gehe?")? Wenn ja: Als Führungskraft flexible Arbeitszeiten vorleben! |
| □ | Handelt es sich um ein vorübergehendes Phänomen oder eine Dauersituation? Wenn vorübergehend: Kann eine ungleichmäßige Verteilung der Vertragsarbeitszeit mit vereinbartem (verbindlichem Zeitausgleich) helfen ("die nächsten Wochen noch ranklotzen – dann ein paar Tage frei")? |
| □ | Wenn dauerhaft (und keine Volumenreduzierung und Produktivitätssteigerung möglich): Wie kann die Arbeitskapazität der Organisationseinheit erweitert werden (Vereinbarung von Mehrarbeit, befristete Anhebung von Teilzeitstellen, Neueinstellungen, Einkauf externer Kapazitäten etc.)? |
Prüfschema Überlastsituation:
Dieser Inhalt ist unter anderem im Haufe Personal Office Platin enthalten. Sie wollen mehr?
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