Dipl.-Ing. Cornelia von Quistorp
Zusammenfassung
Die Vorsorgekartei dient dazu, die gesetzlich vorgeschriebene arbeitsmedizinische Vorsorge zu organisieren und zu dokumentieren. Die Vorsorgekartei enthält sensible personenbezogene Daten. Um dem Prinzip der Datensparsamkeit gerecht zu werden, sind der Umfang zu dokumentierender Daten sowie die Aufbewahrungspflichten für den Betrieb eng beschränkt. Den Arbeitnehmer trifft daher eine erweiterte Selbstverantwortung dafür, dass Vorsorgeergebnisse aufbewahrt werden und über das gesamte Berufsleben zur Verfügung stehen.
1 Inhalt
Verbindlicher Inhalt der Vorsorgekartei ist ausschließlich
- Anlass der Vorsorge,
- Tag der Vorsorge,
- Bestätigung der durchgeführten Vorsorge (Vorsorgebescheinigung).
Darüber hinaus sind die sog. Personenstammdaten, wie Name, Geburtsdatum und Privatanschrift des Beschäftigten, sowie die Arbeitgeberanschrift unverzichtbar, damit die Daten der Kartei entsprechend zuzuordnen sind. Weitere Daten sind nicht vorgesehen.
In der Vorsorgebescheinigung ist angegeben, wann aus ärztlicher Sicht die nächste Vorsorge angezeigt ist, nicht aber das Ergebnis der Untersuchung. Entgegen der früheren Praxis wird seit der Novelle der ArbMedVV in 2013 das Ergebnis der Vorsorge dem Arbeitgeber nicht mehr automatisch mitgeteilt. Stattdessen berät der Betriebsarzt den Arbeitgeber bei Bedarf allgemein auf Grundlage der Vorsorgeergebnisse. Nur im Einzelfall und mit Zustimmung des Betroffenen schlägt der Arzt dem Arbeitgeber einen Tätigkeitswechsel vor. Diese über die Vorsorgebescheinigung hinausgehenden Vorgänge werden aber nicht in der Vorsorgekartei dokumentiert.
Praktisch umfasst die Vorsorgekartei also nur die Vorsorgebescheinigungen. Zusätzlich kann sie auch die Verfolgung der Fristen bis zur nächsten Wiederholungsuntersuchung abbilden, was aber kein verbindlicher Bestandteil ist. In diese Richtung geht der Hinweis in § 4 ArbMedVV, dass die Vorsorgekartei auch automatisiert, z. B. als Datenbank mit Wiedervorlagefunktion, geführt werden kann.
Schutz der Arbeitnehmerrechte im Vordergrund
Der sehr restriktive Umgang mit den Ergebnissen von Vorsorgeuntersuchungen, nach denen der Arbeitgeber im Normalfall nicht einmal eine generalisierte Angabe über das Ergebnis erhält, hat folgenden Grund: Im Arbeitnehmerinteresse soll verhindert werden, dass aus arbeitsmedizinischen Gründen Beschäftigte eine Tätigkeit nicht mehr ausüben dürfen und dadurch persönliche Nachteile in Kauf nehmen müssen. Dem Arbeitnehmer wird hier ein erweitertes Recht auf Selbstbestimmung eingeräumt, nach dem er auch gesundheitliche Nachteile in Kauf nehmen darf, um ein bestehendes Arbeitsverhältnis unverändert fortsetzen zu können.
Untersuchungsangebote dokumentieren
Unabhängig von der Vorsorgekartei ist der Arbeitgeber seit einigen Jahren aufgerufen, das Angebot über arbeitsmedizinische Vorsorge schriftlich an betroffene Beschäftigte zu richten. Auch hier ergeben sich also Dokumentationspflichten, die in die Organisation der arbeitsmedizinischen Vorsorge im Betrieb eingearbeitet werden müssen.
Vorsorgekartei nach DGUV-V 6
Ältere noch in Gebrauch befindliche Formblätter zur Vorsorgekartei folgen der zurückgezogenen DGUV-V 6, in der weitaus mehr Informationen verbindlicher Bestandteil der Vorsorgekartei waren, wie z. B. Tag der Einstellung und des Ausscheidens, Rentenversicherungsnummer, zuständiger Krankenversicherungsträger und Angaben über frühere Tätigkeiten, bei denen eine Gefährdungsmöglichkeit bestand.
Dieser höhere Dokumentationsaufwand ist aber nicht erforderlich und i. S. des Datenschutzes auch nicht erwünscht.
Neue Struktur im Arbeitsschutzrecht
Sämtliche Vorgaben zur Durchführung der arbeitsmedizinischen Vorsorge wurden seit 2008 in der ArbMedVV zusammengeführt. Dadurch sind auch für die Vorsorgekartei Rechtsbezüge weggefallen, z. B. in der zurückgezogenen DGUV-V 6 und in den früheren Versionen von Gefahrstoffverordnung, Lärm- und Vibrationsarbeitsschutzverordnung.
2 Umgang mit der Vorsorgekartei
Da es sich um personenbezogene Daten handelt, muss damit gemäß den geltenden Datenschutzbestimmungen (Bundesdatenschutzgesetz) umgegangen werden, auch ohne dass Detailregelungen dazu in der ArbMedVV aufgeführt wären. Konkret bedeutet das:
- Es muss eine verbindliche Zugriffsregelung bestehen, d. h. die Vorsorgekartei muss unter Verschluss aufbewahrt werden, z. B. in einem verschließbaren Schrank, dessen Schlüssel nur befugten Personen zugänglich ist. In elektronischen Datenverarbeitungssystemen muss ein Berechtigungskonzept dafür sorgen, dass nur die berechtigten Personen auf die Datenablage oder entsprechende Programme zugreifen können.
- Alle Personen, die mit der Vorsorgekart...