FinMin Hamburg, Erlass vom 17.4.2023, S 2378 - 2022/004
Für die Fälle, in denen dem Arbeitgeber die vom BZSt vergebene steuerliche Identifikationsnummer (IdNr.) seines Arbeitnehmers nicht bekannt ist, ist in § 41b Abs. 2 EStG geregelt, dass der Arbeitgeber für die Übermittlung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung die eTIN zu verwenden hat.
Bei der eTIN handelt es sich um eine vom Arbeitgeber aus dem Namen, Vornamen und Geburtsdatum des Arbeitnehmers nach amtlich festgelegter Regel zu bildendes Ordnungsmerkmal (= lohnsteuerliche Identifikationsnummer).
Diese Möglichkeit fällt ab dem 01.01.2023 weg. D. h., Arbeitgeber müssen ab 2023 in den Lohnsteuerbescheinigungen zwingend die IdNr. des jeweiligen Arbeitnehmers angeben.
In diesem Zusammenhang ist Folgendes zu beachten:
- In Deutschland geborenen Personen wird die IdNr. bereits mit Geburt erteilt.
- Meldepflichtigen Arbeitnehmern wird die IdNr. automatisch vom BZSt zugeteilt.
- Nicht meldepflichtige Arbeitnehmer, z. B. Personen, die in Deutschland tätig sind und ihren Wohnsitz im Ausland haben und denen bislang keine IdNr. zugeteilt worden ist, können diese beim lohnsteuerlichen Betriebsstättenfinanzamt ihres Arbeitgebers beantragen. Lohnsteuerliche Betriebsstättenfinanzämter sind in Hamburg das Finanzamt Eimsbüttel, das Finanzamt Oberalster und das Finanzamt für Großunternehmen.
Für den Antrag ist das Formular „Antrag auf Vergabe einer steuerlichen Identifikationsnummer für nichtmeldepflichtige Personen durch das Finanzamt” zu verwenden. Dieses kann auf den Seiten des Bundesministeriums der Finanzen heruntergeladen werden (www.formularebfinv.de → Formularcenter → Steuern → Steuerformulare → Lohnsteuer (Arbeitnehmer)).
Mit dem Antrag sind folgende Unterlagen in Kopie vorzulegen:
- Reisepass oder Personalausweis,
- ggf. ergänzend weitere Identifikationspapiere.
- Die erstmalige Zuteilung einer IdNr. kann auch der Arbeitgeber für seinen Arbeitnehmer bei seinem lohnsteuerlichen Betriebsstättenfinanzamt beantragen, wenn ihm eine entsprechende Vollmacht des Arbeitnehmers vorliegt (§ 39 Abs. 3 S. 2 EStG).
- Sofern dem Arbeitnehmer die ihm zugeteilte IdNr. nicht mehr bekannt ist, kann er die erneute Zusendung der IdNr. beim BZSt beantragen (www.bzst.de; dort: Privatpersonen / Steuerliche Identifikationsnummer)). Des Weiteren kann auch das zuständige Finanzamt dem Arbeitnehmer auf Antrag die IdNr. mitteilen. Eine entsprechende Anfrage kann auch der Arbeitgeber im Namen des Arbeitnehmers stellen (§ 39 Abs. 3 S. 3 und 4 EStG).
Auf Bund-/Länder-Ebene wurde aber beschlossen, dass Arbeitgeber in Ausnahmefällen die Lohnsteuerbescheinigung in Papierform an die Finanzämter senden dürfen, wenn der Arbeitnehmer seinem Arbeitgeber seine IdNr. trotz mehrmaliger Aufforderung nicht mitteilt. Eine Anforderung der IdNr. durch die Arbeitgeber ist – ohne Einwilligung des Arbeitnehmers – aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht möglich.
Hintergrund für diesen Beschluss war die Anfrage eines Landes, wie in derartigen Fällen zu verfahren ist, da bei den dortigen Finanzämtern entsprechende Anfragen eingegangen sind. Danach liegt den Arbeitgebern beispielsweise bei Betriebsrentnern, die ihren Wohnsitz in das Ausland verlagert haben, keine IdNr. vor. Der Aussage nach soll es sich jedoch um Einzelfälle handeln.
Liegt einem Arbeitgeber für einen Arbeitnehmer keine IdNr. vor, ist es ihm nicht möglich, seinen Arbeitnehmer in der ELStAM-Datenbank anzumelden. Dieses hat zur Folge, dass er verpflichtet ist, von dem Arbeitslohn die Lohnsteuer nach der Steuerklasse VI einzubehalten.
Sofern Lohnsteuerbescheinigungen für 2023 (oder spätere Jahre) in Papierform eingehen, ist die zuständige Arbeitgeberkartei hierüber zu informieren. Dieses eröffnet die Möglichkeit, im Rahmen einer Lohnsteuer-Außenprüfung zu überprüfen, ob der Arbeitgeber in diesen Fällen die Lohnsteuer nach der Steuerklasse VI einbehalten hat. Sollte dieses nicht erfolgt sein, haftet der Arbeitgeber für den Differenzbetrag zur Steuerklasse VI.
Normenkette
EStG § 41b Abs. 2