Bewerbermanagement mit vereinten Kräften

Der Diözesan-Caritasverband (DiCV) für das Erzbistum Köln e.V. ist der Dachverband der katholischen Wohlfahrtspflege im Erzbistum Köln. Ihm sind 275 Mitglieder als Träger von mehr als 1.950 Diensten und Einrichtungen im Rheinland und den angrenzenden Kreisen angeschlossen. Sie alle arbeiten im Dienst der Wohlfahrt mit unterschiedlichen Schwerpunkten zusammen. Das Spektrum reicht von Krankenhäusern über Altenheime bis zu Kindergärten und Beratungsstellen. Die Welt der Caritas ist dezentral organisiert. Jeder der Verbände agiert selbstständig und hat seine eigene Geschäftsführung und Struktur. Diese können sehr unterschiedlich aussehen – von kleinen Gruppen mit nur zehn bis 50 Personen bis hin zu großen Verbänden mit bis zu 5.000 Mitarbeitenden.

Recruiting bei den einzelnen Caritasverbänden war umständlich

Im Recruiting hat bisher jeder Verband für sich gearbeitet. Bewerbungsverfahren wurden von Hand durchgeführt und Unterlagen per Hauspost oder E-Mail zwischen den Verantwortlichen hin- und hergeschickt. Das war umständlich, unübersichtlich und dauerte lang. Wollte ein Verband eine Bewerbung an einen anderen weiterreichen, war das mit großem Kommunikationsaufwand zwischen den HR-Verantwortlichen, den Geschäftsführern und den Bewerbenden verbunden. Denn man musste jeweils die Erlaubnis der Bewerbenden einholen und konnte erst dann die Unterlagen übermitteln.

Bewerbermanagement-System: Die Vielfalt der Verbände nutzen

Ähnlich wie Wirtschaftsunternehmen leidet auch die Caritas unter dem Fachkräftemangel und hat es schwer, geeignetes Personal zu finden. Dr. Kerstin Murges, Abteilungsleiterin Personalwesen beim DiCV, sagt dazu: "Die Caritas ist eine bunte Welt aus vielen verschiedenen Verbänden und Einrichtungen. Diese Vielfalt wollten wir nutzen, um die Möglichkeit zu schaffen, gemeinsam Bewerbende für unsere karitative Welt zu finden."

Im ersten Schritt sollte ein einheitliches Bewerbermanagement-System etabliert werden, um Recruiting-Prozesse zu vereinfachen und in puncto Datenschutz abzusichern. Anschließend wollte man einen gemeinsamen Talent-Pool aufbauen, damit alle angeschlossenen Verbände und Einrichtungen auf alle Bewerbungen zugreifen können. Die Einführung des neuen Systems sollte im Dachverband beginnen und dann auf weitere interessierte Verbände erweitert werden.

Ein standardisiertes System, das alle Verbände einbindet

Der DiCV suchte nach einem Bewerbermanagement-System, das einfach zu bedienen war und sich schnell einführen ließ. Da in den nächsten drei bis vier Jahren 50 Prozent der Belegschaft im Dachverband in Rente gehen werden, steht ein erheblicher Personalwechsel bevor. Deshalb wollte man den Aufwand im Recruiting möglichst bald reduzieren. Gleichzeitig sollte sich das neue System zudem für eine unkomplizierte Einführung bei weiteren Verbänden und Einrichtungen eignen. Wichtig dafür waren somit zum Beispiel flexible Anpassungsmöglichkeiten und ein granulares Rechtemanagement. Denn in den einzelnen Verbänden ist das Recruiting ganz unterschiedlich organisiert. Teilweise gibt es zwar eine zentrale Personalabteilung, die die eingegangenen Bewerbungen sichtet, aber alles Weitere übernehmen in einigen Verbänden die Führungskräfte. Jeder Verband sollte seine Prozesse auch weiterhin so gestalten können, wie es ihm sinnvoll erschien.

Auf der Messe Zukunft Personal in Stuttgart wurde der DiCV vor Jahren auf MHM HR aufmerksam, evaluierte aber auch andere Bewerbermanagement-Lösungen. Die Entscheidung fiel auf MHM HR, weil die Lösung standardisiert und gleichzeitig ausreichend flexibel ist, um die unterschiedlichen Verbände einbinden zu können.

Bereits einen Monat nach dem Projektstart war das neue Bewerbermanagement-System aufgesetzt und ging wenig später live. Ein Jahr danach wurden die Caritasverbände Düsseldorf und Rhein-Kreis Neuss an das System angeschlossen. Mittlerweile sind über ein Dutzend Verbände und Einrichtungen im Rheinland zugeschaltet. Jeder arbeitet mit seinem eigenen Talent-Pool. Seit März 2020 ist darüber hinaus ein gemeinsamer Talent-Pool installiert, für den das System eigens angepasst wurde.

Recruiting: Mehr Bewerberinnen und Bewerber erreichen

Das neue Bewerbermanagement-System bringt im Recruiting große Entlastung, da die angeschlossenen Caritasverbände und Einrichtungen nun über ein einheitliches, rechtssicheres Bewerbungsverfahren verfügen. Da die Kommunikation über eine zentrale Plattform stattfindet, konnte das E-Mail-Aufkommen deutlich reduziert werden. Dank der Multiposting-Funktion können die HR-Mitarbeitenden schnell und einfach Stellenanzeigen auf verschiedenen Kanälen und externen Stellenbörsen gleichzeitig schalten.

Brigitte Sostmann vom Sozialdienst katholischer Frauenkreis Bonn und Rhein-Sieg-Kreis meint dazu: "Durch die Nutzung von MHM HR erreichen wir wesentlich mehr potenzielle Bewerberinnen und Bewerber. Da alle Unterlagen und die komplette Kommunikation zentral an einem Ort liegen, sind sie jederzeit schnell aufrufbar."

Ein neues Wir-Gefühl in der Personalgewinnung

Laut Dr. Kerstin Murges ist den Verbänden gelungen, ihre Ressourcen im Recruiting zu vereinen und dennoch ihre Prozesse weiterhin selbstständig zu gestalten. "Wir können auf ein schönes, neues Wir-Gefühl blicken: Wir haben uns zusammen auf den Weg gemacht und schöpfen aus diesem Projekt gemeinsam Energie, um in die Zukunft zu steuern", sagt sie.

Für die nähere Zukunft ist jedenfalls einiges in Planung. Immer mehr Caritasverbände interessieren sich für das Bewerbermanagement-System. Zudem wollen die teilnehmenden Caritasverbände den gemeinsamen Talent-Pool zu einer Talentbörse weiterentwickeln, in die Bewerbende unabhängig von konkreten Stellenausschreibungen aufgenommen werden. Auch die Einführung eines softwaregestützten Mitarbeiter-Empfehlungsprogramms wird überlegt.

Sämtliche Beiträge zu unseren Online-Themenwochen "Trends im Recruiting 2021" finden Sie hier.

Das könnte Sie auch interessieren:

Künstliche Intelligenz in der Personalgewinnung

Worauf Sie jetzt bei der Auswahl von Recruiting-Software achten sollten

Der persönliche Kontakt im Recruiting wird wichtiger