Workation und Homeoffice im Ausland: Was Arbeitgeber beachten müssen

Seit Beginn der Coronapandemie hatte sich ein Trend besonders abgezeichnet: die sogenannte Workation. Doch was bedeutet dieser Begriff überhaupt? Es handelt sich dabei um eine neue Urlaubsform, die aus den englischen Begriffen "Work" und "Vacation" – also Arbeit und Urlaub – zusammengesetzt ist und "Arbeiten im Urlaub" meint. Im deutschen Arbeitsrecht ist dieser Begriff noch nicht bekannt. Deshalb empfiehlt es sich für Betriebe, klare vertragliche Regelungen zu Workation zu definieren - auch wenn zu erwarten ist, dass es in nächster Zeit einige Gerichtsentscheidungen dazu geben wird und sich in der Folge auf Basis der Rechtsprechung Leitlinien ergeben.

Workation: Klare vertragliche Regelungen nötig

Wichtig ist es, zunächst die Dauer der Workation festzulegen. Ist diese kürzer als vier Wochen, gibt es keinen arbeitsrechtlichen Handlungsbedarf. Allerdings sollte geprüft werden, ob es für die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter legal ist, in dem Urlaubsland zu arbeiten. Unter Umständen könnten diese oder dieser einen Aufenthaltstitel und/oder eine Arbeitserlaubnis benötigen.

Befindet sich der Workation-Ort innerhalb der EU, ist dies für EU-Bürger wegen der Freizügigkeit kein Problem. Was allerdings dann geklärt werden muss, sind die arbeitsrechtlichen Anforderungen im Urlaubsland. Welche Arbeitszeit- und Pausenregelungen sowie Vergütungsvorschriften gelten für Personen, die beispielsweise in Frankreich arbeiten? Hier müssen Personalverantwortliche und die Mitarbeitenden die entsprechenden Anforderungen kennen – und das für das jeweilige Land.

Workation im Ausland als Entsendung

Auch um die Sozialversicherung muss sich gekümmert werden. In der Regel wird die Workation von den Mitarbeitenden gewünscht und erfolgt nicht im Auftrag des Arbeitgebers. Unter normalen Umständen handelt es sich dann nicht um eine Auslandsentsendung, was zur Folge hätte, dass es Probleme mit der sozialen Absicherung während des Auslandsaufenthalts gibt. Die gute Nachricht ist aber: Die Verwaltungskommission für die Koordinierung der Systeme der sozialen Sicherheit (Europäische Kommission) hat einen Leitfaden zur Telearbeit am 14. November 2022 veröffentlicht, wonach die Workation im EU-Ausland als Entsendung zu sehen ist. Das bedeutet wiederum, dass die Mitarbeitenden grundsätzlich im Rahmen einer Auslandsentsendung versichert werden können. Deshalb sollten Arbeitgeber sich mit den zuständigen Sozialversicherungsträgern (Krankenkasse oder Rentenversicherung Bund) in Verbindung setzen, um die erforderliche Antragstellung in die Wege zu leiten. Somit wird gewährleistet, dass die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer auch während der Workation im Ausland sozialversichert bleiben. Um den Krankenversicherungsschutz im Ausland muss sich ebenfalls gekümmert werden. Stimmt der Arbeitgeber der Workation im Ausland zu, verpflichtet er sich gemäß Art. 17 SGB V den Krankenversicherungsschutz der Mitarbeitenden und der begleitenden Familienangehörigen zu gewährleisten. 

Aber auch das Thema Steuern muss geklärt werden: Je nach Dauer der Workation und der Art der Tätigkeit sind Themen wie steuerrechtliche Betriebsstätte oder Steuerpflicht im Ausland zu klären. Die pauschale Anwendung der sogenannten 183-Tage-Regelung ist zu vermeiden.

Befristetes Homeoffice im Ausland

Wollen Beschäftigte länger als für die Dauer eines Urlaubs vom Ausland aus für ihren Arbeitgeber in Deutschland arbeiten, in der Praxis also ihr Homeoffice ins Ausland verlegen, kommt es auf die Dauer und die konkrete geographische Lage an. Arbeitet der Mitarbeitende zeitlich begrenzt (weniger als sechs Monate) innerhalb Europas, sind die Regelungen für Arbeit innerhalb der EU, dem EWR und der Schweiz einschlägig und weitgehend unproblematisch. Zu beachten ist aber, dass die pandemiebedingten steuerrechtlichen Konsultationsvereinbarungen – und deren Sonderregelungen für Grenzgänger – aufgehoben sind.

Neue Regelungen für die Sozialversicherung bei Homeoffice im Ausland

Genauer hingeschaut werden muss allerdings in puncto Sozialversicherung. Denn dort kommt es darauf an, wie viel Zeit Arbeitnehmende für ihre Arbeitstätigkeit im EU-Ausland aufwenden und wie viel am deutschen Arbeitsstandort. Während der Pandemie war es den EU-Ländern, insbesondere Deutschland, wichtig, die sozialversicherungsrechtlichen Auswirkungen aufgrund von Grenzschließungen und des damit einhergehenden Tätigwerdens aus dem ausländischen Homeoffice auf Null zu reduzieren, auch wenn die Rechtsrahmen hierfür fehlten. Dafür gab es Sonderregelungen, die allerdings nur bis zum 30. Juni 2023 galten. Laut dieser sogenannten Pandemie-Sonderregelung führte eine verstärkte Tätigkeit im Wohnsitzstaat nicht zu einem Wechsel des Sozialversicherungsrechts.

Um die Freizügigkeit der Arbeitnehmenden nicht einzuschränken und den Unternehmen administrative Erleichterung zu verschaffen, war es daher notwendig, die Kollisionsnormen der EG-Verordnungen über soziale Sicherheit Nr. 883/2004 und 987/2009 auf die neue Arbeitswelt anzupassen.

Seit dem ersten Juli 2023 gibt es daher ein neues multilaterales Abkommen zum Homeoffice im Ausland – konkret zu grenzüberschreitender Telearbeit unter Anwendung von Artikel 16 Absatz 1 VO (EG) 883/04. Die nun seit dem 1. Juli eingeführte multilaterale Rahmenvereinbarung der Europäischen Kommission ist sozusagen eine Ausnahme der 25-Prozent-Regelung. Nach dieser Regelung konnte eine Arbeitnehmerin oder ein Arbeitnehmer nur dann bei einer Homeoffice-Tätigkeit im Ausland weiter im heimischen Sozialversicherungssystem verbleiben, wenn die Tätigkeit im Wohnsitzstaat nicht 25 Prozent der gesamten Wochenarbeitszeit unterschritt. Ab 25 Prozent Telearbeit im Wohnsitzstaat ist das Sozialversicherungsrecht dieses Staates anzuwenden.

Voraussetzungen für die multilaterale Rahmenvereinbarung

Die neue Regelung ermöglicht, Beschäftigten ab 01. Juli 2023, dass unter bestimmten Voraussetzungen im Wohnstaat bis zu 49,99 Prozent der Gesamtarbeitszeit in Form von Telearbeit erbracht werden kann und dennoch das Sozialversicherungsrecht des Mitgliedstaats gilt, in welchem der Arbeitgeber ansässig ist.

Ein Beispiel: Eine in Deutschland beschäftigte Software-Entwicklerin mit Wohnsitz in Tschechien kann gewöhnlich bis zu 40 Prozent ihrer Arbeitsleistung in Tschechien erbringen und trotzdem dem deutschen Sozialversicherungsrecht unterliegen. Die Anwendung der Rahmenvereinbarung kann jedoch höchstens für zwei Jahre beantragt und muss anschließend verlängert werden.

Weitere Voraussetzungen für die Neuregelung:

• Die Tätigkeit muss für einen Arbeitgeber in dem Staat erfolgen, in dem sich der Geschäftssitz befindet.
• Die Tätigkeit im Homeoffice (Telearbeit) muss im Wohnsitzstaat der Arbeitnehmerin beziehungsweise des Arbeitnehmers erfolgen.
• Es darf kein dritter Staat involviert sein.

Aktuell haben folgende Länder diese Rahmenvereinbarung ratifiziert:

Deutschland, Schweiz, Liechtenstein, Kroatien, Tschechien, Österreich, Niederlande, Slowakei, Belgien, Luxemburg, Malta, Norwegen, Polen, Portugal ,Spanien, Schweden, Finnland, Frankreich.

Homeoffice in Drittstaaten

Es kommt jedoch auch immer wieder vor, dass sich das ausländische Arbeitszimmer auch außerhalb dieses Geltungsbereichs und auch außerhalb der EU-Freizügigkeit befindet. Hier muss genauer hingesehen werden. So können sich beispielsweise je nach Staatsangehörigkeit der Mitarbeitenden weitere Anforderungen ergeben. Auch wenn der private Zweck des Aufenthalts gegebenenfalls im Vordergrund steht, muss berücksichtigt werden, dass die Mitarbeitenden Arbeitsleistungen im Ausland erbringen, wenn auch nur digital.

Auch wenn ein IT-Spezialist technisch durchaus in der Lage ist, überall auf der Welt seinen Aufgaben nachzukommen und anders als ein Handwerker weniger offensichtlich Arbeitsleistungen erbringt, handelt es sich doch um Arbeitstätigkeiten, die aufenthaltsrechtlich zu beurteilen sind. Dies kann dann mittelbar zu besonderen Herausforderungen führen. Im schlimmsten Fall sind Mitarbeitende im Homeoffice illegal im Ausland tätig. In der Regel kann eine Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis nur dann einigermaßen problemlos erlangt werden, wenn es eine Tochtergesellschaft vor Ort gibt und auf eine konzerninterne Entsendung zurückgegriffen wird. Diese Möglichkeit bietet sich aber nur wenigen Unternehmen.

Homeoffice im Ausland: arbeitsrechtliche Zusatzvereinbarung empfohlen 

Zu Recht stellt sich bei den Beteiligten oft die Frage, ob aufgrund der vorübergehenden Verlegung des Arbeitsortes ins ausländische Arbeitszimmer eine Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag geschlossen werden sollte. Hierbei ist entscheidend, wie lange dieser Umstand andauert. Um gewisse Rahmenbedingungen festzulegen, ist eine Zusatzvereinbarung in der Regel empfehlenswert, und zwar, sobald deutlich wird, dass die betreffenden Mitarbeitenden länger als einen Monat im Ausland tätig werden. Regelungsinhalte hängen dabei grundsätzlich vom Einzelfall ab, sollten allerdings auch sozialversicherungs- und steuerrechtliche Hintergründe berücksichtigen.

Zusätzlich gilt es hier einen weiteren tückischen Umstand zu beachten: Das Betriebsstättenrisiko in Zusammenhang mit einer festen Geschäftseinrichtung im Ausland. Die Festigung der Geschäftseinrichtung lässt sich bei einem lediglich vorübergehenden Arbeitszimmer im Ausland zumindest für eine Dauer von bis zu sechs Monaten nicht erkennen.

Verlegen Arbeitnehmende ihr Homeoffice vorübergehend ins Ausland, so müssen Personalverantwortliche weiter klären, welches Arbeitsrecht gilt. Vorrangig findet dasjenige Arbeitsrecht des Staates Anwendung, in dem der "gewöhnliche Arbeitsort" liegt. Bei lediglich vorübergehendem Tätigwerden im Homeoffice im Ausland ist dies regelmäßig weniger problematisch. Die zeitlichen Aspekte sind daher nicht nur im Zusammenhang mit der 183-Tage-Regelung im Steuerrecht relevant. 

Dauerhaftes Homeoffice im Ausland: hier müssen Firmen aufpassen

Eine weitere und meist komplexere Fallgruppe betrifft Personen, die beispielsweise der Liebe wegen oder aus anderen persönlichen Motiven ins Ausland auswandern und von dort aus im Homeoffice für das deutsche Unternehmen tätig werden. Das Tätigwerden im Homeoffice im Ausland hat hier keinen vorübergehenden Charakter mehr und bringt rechtliche Änderungen mit sich. Werden Mitarbeitende ausschließlich im Ausland tätig, liegen der gewöhnliche Arbeitsort sowie der Schwerpunkt des Arbeitsverhältnisses ebenfalls im Ausland. Eine Rechtswahl und Zusatzvereinbarung nach deutschem Arbeitsrecht sind hier meist nicht mehr ausreichend.

Um den Aufwand gering zu halten, greifen manche Firmen auf die Möglichkeit einer unabhängigen Auftragnehmer-Vereinbarung zurück. Dabei gelten die betreffenden Mitarbeitenden als Freelancer und sind nicht mehr Angestellte. In diesem Fall hätte das Unternehmen jedoch keinerlei Weisungsrechte mehr. Außerdem müsste die Tätigkeit der Mitarbeitenden stets unter den möglichen Bestimmungen des Beschäftigungsstaates zur Scheinselbstständigkeit betrachtet werden. Und es wäre generell notwendig zu betrachten, welche Verpflichtungen für den Arbeitgeber mit dieser Konstellation einhergehen.

Kein Recht auf Homeoffice im Ausland

Ein allgemeines Recht zum Tätigwerden außerhalb des Betriebssitzes besteht übrigens nicht. Wenn Arbeitgeber dieses gewähren, so sollten Art und Umfang des Tätigwerdens im Homeoffice festgehalten und sofern möglich zeitlich befristet werden. Auch eine Rechtswahl ist empfehlenswert, sie gilt jedoch in internationalen Sachverhalten bestenfalls sehr eingeschränkt. Vor allem spielen die zeitlichen Rahmenbedingungen eine entscheidende Rolle. Die Anwendbarkeit des deutschen Arbeitsrechts ist weniger kritisch, wenn Mitarbeitende lediglich vorübergehend im Ausland tätig werden, der Schwerpunkt der Arbeitstätigkeit und des Arbeitsverhältnisses jedoch in Deutschland verbleiben.

Auch die steuerrechtlichen Auswirkungen können in der Regel im Rahmen der 183-Tage-Regelung beschränkt werden, sofern die Arbeitstätigkeit im ausländischen Arbeitszimmer nur vorübergehender Art ist und der Wohnsitz in Deutschland aufrecht erhalten bleibt. Wichtig ist hierbei, die speziellen Regelungen des jeweiligen Doppelbesteuerungsabkommens (DBA) zu beachten.

Eines gilt grundsätzlich: Das Vorhaben "Homeoffice im Ausland" sollte vorausschauend geplant werden, um nicht in die missliche Lage zu gelangen, einen geänderten Sachverhalt neu bewerten und rückabwickeln zu müssen. Nicht selten verändern sich Sachverhalte entgegen der bisherigen Planung und aus kurzfristig wird langfristig. Halten sich Mitarbeitende jedoch nicht mehr nur vorübergehend im Ausland auf, kann sich der Aufwand für Personalabteilungen signifikant erhöhen.

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