Die Bedeutung der Vorbereitung auf ein Gespräch wird häufig unterschätzt. Mit Blick auf das Tagesgeschäft ist man schnell der Meinung, die wesentlichen Aspekte des Gesprächsthemas eigentlich im Kopf zu haben und verzichtet daher auf die Vorbereitung. Doch nicht immer ist Verlass auf eine umfassende Gesprächsroutine oder die Fähigkeit zur Improvisation.
Mitarbeitergespräch: Vorbereitung ist wichtig
Durch eine angemessene Vorbereitung stellen Sie sicher, dass
- sich die Gesprächsdauer in einem angemessenen Rahmen hält,
- Sie sich nicht auf der Beziehungsebene festfahren,
- die Gesprächsziele erreicht werden oder man ihnen zumindest näher kommt und
- die Gespräche mit einem für beide Seiten akzeptablen Ergebnis enden.
Das sollten Sie bei der Vorbereitung des Mitarbeitergesprächs beachten
Die Frage, ob schriftlich oder mündlich eingeladen wird, hängt vom Gesprächsanlass ab. Zu komplexeren Gesprächen, die in einem festen Turnus stattfinden (z. B. Zielvereinbarungs-, Jahres- oder Beurteilungsgespräch), kann schriftlich eingeladen werden. Kurzfristigere und weniger umfangreiche Gespräche (z. B. Zwischenfeedback) werden meist mündlich abgesprochen.
Termin und Ort sollten so gewählt werden, dass das Gespräch in Ruhe und ohne Unterbrechungen geführt werden kann. Die eigentliche Gesprächsdauer hangt vom jeweiligen Anlass und den beteiligten Personen ab; einen Richtwert gibt es nicht.
Der richtige Ort für das Mitarbeitergespräch
Und welcher Ort eignet sich am besten? Die meisten Mitarbeitergespräche werden sicherlich im Büro des Vorgesetzten geführt. Verschanzen Sie sich aber nicht hinter Ihrem Schreibtisch, sondern nutzen Sie z. B. einen geeigneten Besprechungstisch. Damit signalisieren Sie dem Mitarbeiter oder der Mitarbeiterin, dass das Gespräch für Sie eine besondere Bedeutung hat. Wenn Sie selbst über kein eigenes Büro verfügen, sollten Sie einen zentralen Besprechungsraum benutzen.
Auch der Arbeitsplatz des Mitarbeiters kann als Gesprächsort gewählt werden, wenn die notwendige Ruhe herrscht und die Vertraulichkeit sichergestellt ist. Durch ein Gespräch am Arbeitsplatz entziehen Sie der Vorgesetzten-Mitarbeiter-Situation, die für viele Mitarbeitende gesprächshemmend wirkt, ein Stück weit die Basis und schaffen Vertrauen beim Mitarbeiter oder der Mitarbeiterin.
Mitarbeitergespräch: Checkliste für organisatorische Vorbereitung
Die wichtigsten Aspekte der organisatorischen Gesprächsvorbereitung sind in der nachfolgenden Übersicht zusammengefasst.
- Wann findet das Gespräch statt?
- Wo findet das Gespräch statt?
- Wurde (falls nötig) ein Besprechungsraum gebucht?
- Ist der Besprechungsraum vorbereitet?
- Wurde genügend Zeit eingeplant?
- Sind Störungen ausgeschlossen?
- Wurde der Mitarbeiter rechtzeitig informiert über:Termin und Ort, Gesprächsinhalt, notwendige Vorbereitungen?
- Sind alle benötigten Unterlagen vorbereitet?
- Stehen die nötigen Hilfsmittel zur Verfügung (z. B. Visualisierungshilfen, Block)?
- Bestehen faire Sitzverhältnisse?
- Steht eine Bewirtung bereit?
- Gibt es weitere Gesprächsteilnehmer?
- Sind diese über Zeitpunkt, Ort und Inhalt des Gesprächs informiert?
- Wer übernimmt welchen Gesprächsteil?
Welche Ziele sollen mit dem Mitarbeitergespräch erreicht werden?
Das Mitarbeitergespräch ist ein Zweckgespräch, das mit einer ganz bestimmten Absicht geführt wird. Das zeigen auch die verschiedenen Gesprächsanlässe. Vorgesetzte und Mitarbeitende verfolgen im Mitarbeitergespräch ganz bestimmte Ziele, die sie erreichen wollen. Je mehr Klarheit über das verfolgte Ziel besteht, umso besser kann die Gesprächsführung darauf ausgerichtet werden und umso leichter kann überprüft werden, ob das Ziel auch erreicht wurde. Am Ende des Gesprächs sollte jeder Teilnehmer das Gefühl haben, etwas erreicht zu haben.
Außerdem muss das Gesprächsziel realistisch sein, das heißt, im Mitarbeitergespräch müssen rechtlich mögliche und persönlich zumutbare Ziele vertreten werden. Um über die notwendige Flexibilität zu verfügen, ist in manchen Gesprächen zwischen einem wünschenswerten Maximalziel und dem mindestens zu erreichenden Minimalziel zu unterscheiden. Für den Fall, dass die ursprüngliche Zielrichtung aufgrund neuer, sich erst im Gespräch ergebender Tatbestande dennoch nicht verfolgt werden kann, können zusätzlich Alternativziele überlegt werden. Durch die Formulierung von Minimal- oder Alternativzielen besteht auch die Möglichkeit, dem Mitarbeiter oder der Mitarbeiterin auf jeden Fall eine Zusage machen zu können, sodass er oder sie nicht ohne jeden Erfolg aus dem Gespräch geht.
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Mitarbeitergespräch: Checkliste für die inhaltliche Vorbereitung
- Um was geht es (Gesprächsthema, -anlass)?
- Verfüge ich über ausreichend Informationen zum Gesprächsgegenstand?
- Notieren Sie sich alle Themen, die Sie im Gespräch ansprechen wollen.
- Welches Gesprächsziel wird verfolgt?
- Gibt es neben dem Hauptziel noch Teilziele oder Alternativziele, falls das
- Hauptziel nicht erreicht werden kann?
- Wie argumentiere ich, um mein Ziel zu erreichen?
- Mit welchen Einwendungen ist zu rechnen?
- Wie gliedere ich das Gespräch?
- Machen Sie sich vor dem Gespräch nochmals mit den für den Gesprächsanlass relevanten Fakten vertraut.
Mitarbeitergespräch: Checkliste für die Vorbereitung auf den Gesprächspartner
Auch ein Sachgespräch wird nie völlig sachlich verlaufen. Denn schließlich reden zwei Menschen miteinander und nicht zwei Roboter. Je besser das Verhältnis zwischen diesen beiden Gesprächspartnern ist, umso mehr wird das Gespräch auf der Sachebene geführt, d. h. Inhalte werden besser verstanden, miteinander besprochen, und das Gespräch führt zu einer echten Lösung, Einigung oder Entscheidung. Die nachfolgende Übersicht nennt Ihnen einige Aspekte, mit denen Sie sich auf Ihren Gesprächspartner als Mensch einstellen können.
- Welche Einstellung habe ich zum Gesprächspartner (Vorurteile, Sympathie, Antipathie …)?
- Wie schätze ich unsere Beziehung zueinander ein – auch aus seiner Sicht?
- Wie verliefen frühere Gespräche mit diesem Mitarbeiter?
- Was weiß ich über diesen Mitarbeiter (persönliche Situation, Gemeinsamkeiten, Hobby, Lieblingsthemen, Eigenarten …)?
- Welche Ziele und Motive verfolgt der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin?
- Welche Taktik wird er im Gespräch vermutlich anwenden?
- Bei welchen Aspekten ist mit Zustimmung zu rechnen, wann mit Einwendungen?
- Was kann ich tun, wenn das Gespräch zu emotional wird?
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