Abwesenheitsnotiz, E-Mail (dt./ engl.)

Kurzbeschreibung

Egal ob Urlaub, Krankheit oder Weiterbildung: Wenn Sie einige Tage für Ihre Kunden oder Geschäftspartner nicht erreichbar sind, sollten Sie das transparent machen - mit einer Abwesenheitsnotiz. Fassen Sie sich kurz aber lassen Sie den Leser diese Informationen wissen: Wann sind Sie wieder im Büro zu erreichen?Wer vertritt Sie während Ihrer Abwesenheit? Wie erreichen Ihre Kunden bzw. Geschäftspartner Ihre Vertretung? In der Mustervorlage finden Sie Beispiele in deutsch und englisch dafür.

Abwesenheitsnotiz

Wer in einem internationalen Umfeld arbeitet oder weltweit korrespondiert, sollte auf jeden Fall die Abwesenheitsnotiz in seinem E-Mail-Programm mehrsprachig verfassen. Vorsicht ist hier allerdings bei der Datumsangabe geboten: In Europa und auch in vielen anderen Ländern heißt 01/11/2023 der 1. November 2023. In den USA wird aber der Monat vor dem Tag genannt, also würde man hier den 11. Januar herauslesen!

In Outlook lassen sich verschiedene Versionen z.B. in deutsch für die Kollegen verfassen "innerhalb meiner Organisation"und eine internationale für Geschäftskontakte "Außerhalb meiner Organisation".

Hinweis: Wenn Sie Ihre Abwesenheitsnotiz in Outlook eintragen, wird diese automatisch in Teams übernommen und der Status aktualisiert. Alternativ können Sie die Abwesenheitsmeldung auch in Teams erfassen. Abwesenheitsnotizen in Teams, werden automatisch auch in Outlook mit dem Zeitbereich und der Nachricht angezeigt, die Sie in Teams festgelegt haben.

E-Mail Abwesenheitsmitteilungen (E-mail out of office note)

• Dokument in Textverarbeitung übernehmen

Deutsch, Beispiel 1

Betreff:	Abwesenheitsmeldung

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre E-Mail. Aktuell befinde ich mich im Urlaub und bin ab dem 15. September wieder erreichbar. Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meine Kollegen Susanne Schmidt ([e-mail]) oder Frank Maier ([e-mail]).

Mit freundlichen Grüßen

[Name]

[Berufsbezeichnung]

[Firma und Adresse]

[E-Mail-Adresse]

Englisch, sample 1

Subject:	Out of office

...........[name] will be away from his office from ......................... to ......................... [date]. For enquiries or any other business relating to ................................... [topic] please contact ................................... [position, name] on ................................... [e-mail-adress]. Thank you.

[name]

[title]

[company]

[e-mail-adress]

Englisch, sample 2

Subject:	Out of office

Thank you for your email message. I am out of office on Company business from ......................... to ......................... [date]. This email will not be forwarded. In urgent cases please call me on my mobile………..[number]. I will be accessing and replying to my emails, but it might take a little longer than usual. Thank you.

[name]

[title]

[company]

[e-mail-adress]