Frotscher/Geurts, EStG § 41 Aufzeichnungspflichten beim ... / 3.2 Eintragungen im Lohnkonto (§ 41 Abs. 1 S. 3 EStG)

Rz. 6

Der Arbeitgeber hat nach § 41 Abs. 1 S. 3 EStG im Lohnkonto folgende Eintragungen vorzunehmen:

• Art und Höhe des gezahlten Arbeitslohns einschließlich der steuerfreien Bezüge (§ 4 Abs. 2 Nr. 4 LStDV). Bar- und Sachlohn sind getrennt aufzuzeichnen. Auch bei einer Nettozahlung gilt das Bruttoprinzip;
• einbehaltene Steuerabzugsbeträge (LSt, KiSt, SolZ);
• im Fall der Nettolohnzahlung die übernommenen Steuerabzugsbeträge;
• Tag der Lohnzahlung und Lohnzahlungszeitraum.^[1]

Rz. 7

Hat der Arbeitgeber den LSt-Abzug nicht aufgrund der ELStAM vorzunehmen, sondern aufgrund einer vom FA ausgestellten Bescheinigung, ist diese zum Lohnkonto zu nehmen. Dieser Fall kann vorliegen, weil der Arbeitgeber nach § 39e Abs. 7 EStG nicht am Verfahren des Abrufs der ELStAM teilnimmt, wenn einem unbeschränkt stpfl. Arbeitnehmer nach § 39 Abs. 3, § 39c Abs. 2, § 39e Abs. 8 EStG keine Identifikationsnummer zugeteilt worden ist. Das Bescheinigungsverfahren gilt auch noch, wenn der zu zahlende Arbeitslohn aufgrund eines DBA oder des Auslandstätigkeitserlasses von der LSt freizustellen ist. Da zum gegenwärtigen Zeitpunkt das elektronische Mitteilungsverfahren nach § 39 Abs. 4 Nr. 5 EStG für diese Fälle noch nicht einsatzbereit ist, wird das Verfahren zur Ausstellung einer Papierbescheinigung nach § 39b Abs. 6 EStG a. F. weitergeführt; vgl. § 52 Abs. 36 EStG, und zwar so lange, bis die Finanzverwaltung den Zeitpunkt des erstmaligen automatisierten Abrufs des LSt-Abzugsmerkmals nach § 39 Abs. 4 Nr. 5 EStG in einem BMF-Schreiben mitteilt. Auch diese Bescheinigung hat der Arbeitgeber als Beleg zum Lohnkonto zu nehmen. Der freigestellte Arbeitslohn ist im Lohnkonto einzutragen.

Rz. 8

Arbeitslohn für mehrere Jahre und Entschädigungen werden gesondert erfasst. Beide Lohnformen werden einheitlich nach der sog. Fünftel-Methode versteuert. Eine getrennte Eintragung ist daher nach der Aufhebung des § 4 Abs. 2 Nr. 7 LStDV durch G. v. 22.12.1999^[2] weder im Lohnkonto noch auf der LSt-Bescheinung vorgesehen. Eine getrennte Aufzeichnung kann jedoch dann zweckmäßig sein, wenn die Anwendung der Fünftel-Regelung zu einer höheren Steuer führt.

Rz. 9

Bei Versorgungsbezügen sind die für die zutreffende Berechnung des Versorgungsfreibetrags und des Zuschlags zum Versorgungsfreibetrag erforderlichen Angaben im Lohnkonto einzutragen (§ 4 Abs. 1 Nr. 4 LStDV).

Rz. 10

Verletzt der Arbeitgeber seine Aufzeichnungspflicht gem. § 41 EStG, so kommt eine Sachverhaltsaufklärung durch Befragung der Mitarbeiter zu Tatsachen, die Gegenstand der Aufzeichnungspflicht waren, nicht in Betracht.^[3]

[1] Jahres-, Monats-, Wochen- oder Tageslohn; §§ 38a Abs. 1, 39b Abs. 2 EStG.

[2] BGBl I 1999, 2604.

[3] FG Hamburg v. 17.8.2009, 5 K 47/07, Haufe-Index 2239241.