Frotscher/Geurts, EStG § 41 Aufzeichnungspflichten beim Lohnsteuerabzug

1 Allgemeines

1.1 Zweck der Vorschrift

Rz. 1

§ 38 Abs. 3 S. 1 EStG begründet die Pflicht des Arbeitgebers, die LSt für Rechnung des Arbeitnehmers bei jeder Lohnzahlung vom Arbeitslohn einzubehalten. Der Arbeitgeber hat dazu grundsätzlich für jeden Arbeitnehmer ein Lohnkonto zu führen und aufzubewahren. § 41 EStG regelt hierzu den Ort und den Umfang der lohnsteuerlichen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten, die der Kontrolle durch die FÄ im Rahmen einer LSt-Außenprüfung (§ 42f EStG) dienen. Die in Zusammenhang mit dem Lohnkonto erforderlichen Angaben enthalten die §§ 4 und 5 LStDV. Die Bundesregierung hat von der Ermächtigung in § 41 Abs. 1 S. 7 EStG, Einzelangaben und Einzelheiten für eine elektronische Bereitstellung durch Rechtsverordnung zu regeln, in § 4 LStDV Gebrauch gemacht.^[1]

Rz. 2

Das Lohnkonto soll die ordnungsgemäße Durchführung des LSt-Abzugs sicherstellen und die Durchführung der LSt-Zerlegung ermöglichen. Es bildet die Grundlage für die Ausstellung der elektronischen LSt-Bescheinigung (§ 41b Abs. 1 EStG).

[1] Hilbert, NWB 2015, 3377; Lucas, NWB 2015, 2696.

1.2 Rechtsentwicklung

Rz. 2a

§ 41 EStG wurde durch G. v. 5.8.1974^[1] eingeführt und dabei bisher in der LStDV enthaltene Vorschriften übernommen. Die Vorschrift wurde in den Folgejahren folgendermaßen geändert:

• Durch G. v. 19.12.1974^[2] wurden Verweisungen angepasst.
• Durch G. v. 22.12.1982^[3] wurde in Abs. 1 die Regelung auf Kurzarbeitergeld und Schlechtwettergeld ausgedehnt.
• Durch G. v. 20.12.1982^[4] wurde in Abs. 1 der Großbuchstabe B (besondere LSt-Tabelle) eingeführt.
• Durch G. v. 19.12.1985^[5] wurde in Abs. 2 eine Definition der Betriebsstätte eingefügt.
• Durch G. v. 25.7.1988^[6] wurde in Abs. 1 die Regelung für Lohnersatzleistungen neu gefasst und der Großbuchstabe U eingeführt.
• Durch G. v. 20.12.1988^[7] wurde die Regelung des Abs. 1 auf Leistungen nach dem Bundesseuchengesetz ausgedehnt.
• Durch G. v. 22.12.1998^[8] wurde in Abs. 1 der S. 5 mit der Regelung des Großbuchstabens U neu gefasst.
• Durch G. v. 25.2.1992^[9] wurde Abs. 1 auf den Zuschuss nach der Mutterschutzverordnung ausgedehnt.
• Durch G. v. 15.12.1995^[10] wurde die Regelung des Abs. 1 auf das Winterausfallgeld ausgedehnt.
• Durch G. v. 6.8.1998^[11] wurde Abs. 1 auf Zuschläge nach dem Bundesbesoldungsgesetz ausgedehnt.
• Durch G. v. 24.3.1999^[12] wurde Abs. 1 S. 2 neu gefasst.
• Durch G. v. 20.7.2000^[13] wurde in Abs. 1 S. 5 eine Verweisung angepasst.
• Durch G. v. 23.10.2000^[14] wurde Abs. 1 S. 4 neu gefasst.
• Durch G. v. 20.12.2001^[15] wurde in Abs. 1 S. 5 eine Verweisung angepasst.
• Durch G. v. 15.12.2003^[16] wurde in Abs. 1 der S. 2 neu gefasst und S. 6 (Großbuchstabe S) eingefügt.
• Durch G. v. 5.2.2009^[17] wurden in Abs. 1 S. 5 Verweisungen angepasst.
• Durch G. v. 16.7.2009^[18] wurde in Abs. 1 der S. 4 aufgehoben.
• Durch G. v. 7.12.2011^[19] wurde Abs. 1 S. 2 an den Wegfall der LSt-Karten und die Einführung der ELStAM angepasst.
• Durch G. v. 18.7.2016^[20] wurde die Bundesregierung in § 41 Abs. 1 S. 7 EStG auch ermächtigt, Einzelheiten für eine elektronische Bereitstellung der Daten durch Rechtsverordnung zu regeln (§ 4 Abs. 2a LStDV). Ferner wurde die Vorschrift aufgrund der Einführung des § 93c AO^[21] redaktionell angepasst.

[1] BStBl I 1974, 530.

[2] BStBl I 1975, 22.

[3] BStBl I 1982, 235.

[4] BStBl I 1982, 972.

[5] BStBl I 1985, 735.

[6] BStBl I 1988, 224.

[7] BStBl I 1989, 38.

[8] BStBl I 1989, 505.

[9] BStBl I 1992, 146.

[10] BStBl I 1995, 785.

[11] BStBl I 1998, 1125.

[12] BStBl I 1999, 302.

[13] BGBl I 2000, 1045, 1072.

[14] BStBl I 2000, 1428.

[15] BStBl I 2002, 4.

[16] BStBl I 2003, 710.

[17] BGBl I 2009, 160, 269.

[18] BStBl I 2009, 782.

[19] BStBl I 2011, 1171.

[20] StModernG, BGBl I 2016, 1679.

[21] Baum, NWB 2016, 2852; Gläser/Schöllhorn, DStR 2016, 1577.

2 Pflicht zur Führung des Lohnkontos

Rz. 3

Die Pflicht zur Führung von Lohnkonten trifft den Arbeitgeber i. S. d. § 38 EStG, also den zum LSt-Einbehalt verpflichteten Arbeitgeber. Es kommt nicht darauf an, ob im konkreten Einzelfall vom Lohn tatsächlich LSt einzubehalten ist (Rz. 7).

Rz. 4

Zum Kreis der Verpflichteten gehört neben dem inländischen auch der ausl. Arbeitgeber (Begriff des Arbeitgebers s. § 19 EStG Rz. 70ff.), der – etwa mit einer Betriebsstätte oder einem ständigen Vertreter – den Regelungen des EStG unterliegt, indem er z. B. von einer inländischen Betriebsstätte aus Arbeitnehmer im Inland beschäftigt.^[1] Erfasst wird auch der ausländische Arbeitnehmerverleiher (§ 38 Abs. 1 Nr. 2 EStG; Rz. 27ff.). Selbst ein Dritter kann unter den Voraussetzungen des § 38 Abs. 3a EStG diese Pflichten zu erfüllen haben (§ 4 Abs. 4 LStDV).

[1] BFH v. 5.10.1977, I R 90/75, BStBl II 1978, 205.

3 Inhalt des Lohnkontos

3.1 Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale

Rz. 5

Zu Beginn eines Kj. muss der Arbeitgeber ein Lohnkonto anlegen und die Einzelangaben nach § 4 Abs. 1 LStDV aufzeichnen. Aufzuzeichnen sind nach § 41 Abs. 1 S. 2 EStG die beim BZSt monatlich abgerufenen elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM). Sind die LSt-Abzugsmerkmale nicht elektronisch gebildet worden, weil dem Arbeitnehmer keine Identifikationsnummer zugeteilt worden ist, oder nimmt der Arbeitgeber nicht an dem elektronischen Abrufverfahren...