Einführung
Der GKV-Spitzenverband, die Deutsche Rentenversicherung Bund, die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See, die Bundesagentur für Arbeit sowie die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung haben für die Bestandsprüfungen der Meldungen zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung die nachfolgenden "Gemeinsamen Grundsätze für die Bestandsprüfungen nach § 28b Abs. 1 Satz 1 Nr. 5 SGB IV" aufgestellt. Sie kommen damit ihrer Verpflichtung gemäß § 28b Abs. 1 Satz 1 Nr. 5 SGB IV nach.
Die Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen (ABV) hat im Hinblick auf die Besonderheiten zum Meldeverfahren zu den berufsständischen Versorgungseinrichtungen ebenfalls an diesen Grundsätzen mitgewirkt.
Die Gemeinsamen Grundsätze werden durch gemeinsame Verlautbarungen der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung erläutert.
Die "Gemeinsamen Grundsätze für die Bestandsprüfungen nach § 28b Abs. 1 Satz 1 Nr. 5 SGB IV" sind nach Anhörung der Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales genehmigt worden.
Diese Gemeinsamen Grundsätze gelten seit 1.1.2021.
1. Allgemeines
[1] Der GKV-Spitzenverband, die Deutsche Rentenversicherung Bund, die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See, die Bundesagentur für Arbeit sowie die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung bestimmen in den nachfolgenden Gemeinsamen Grundsätzen für Bestandsprüfungen zwischen den Meldungen der Arbeitgeber und dem Datenbestand der Einzugsstellen den Inhalt und den Aufbau der Bestandsprüfungen sowie das Verfahren zur Weiterleitung der geänderten Meldung an die Empfänger der Meldung und den Meldepflichtigen.
[2] Soweit in diesen Gemeinsamen Grundsätzen der Begriff "Einzugsstelle" verwendet wird, sind damit sowohl die Krankenkassen als auch die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft- Bahn-See als Minijob-Zentrale gemeint.
[3] Die im Rahmen der Bestandsprüfungen vorgenommenen inhaltlichen Änderungen durch die Einzugsstellen stellen eine Ergänzung zur allgemeinen Meldepflicht des Arbeitgebers dar. Sie ersetzen nicht die Sorgfaltspflichten des Arbeitgebers, Meldungen rechtzeitig, vollständig und richtig zu erstellen.
2 Bestandsprüfungen
[1] Die von den Meldepflichtigen übermittelten Meldungen sind bei Eingang durch die Einzugsstelle inhaltlich im Abgleich mit ihren Bestandsdaten zu prüfen. Stellt die Einzugsstelle dabei einen Fehler fest, hat sie die festgestellten Abweichungen mit dem Meldepflichtigen aufzuklären.
[2] Dabei sind Meldungen zu stornieren, wenn sie nicht zu erstatten waren oder bei einer unzuständigen Einzugsstelle erstattet wurden. Enthielt die Meldung unzutreffende Angaben, ist sie grundsätzlich zu stornieren und neu zu erstatten.
[3]Wird im Einvernehmen mit dem Meldepflichtigen die Meldung durch die Einzugsstelle geändert, hat sie diese Veränderung dem Meldepflichtigen unverzüglich zu melden. In diesen Fällen ist die fehlerhafte Meldung durch den Meldepflichtigen grundsätzlich nicht zu stornieren oder neu zu melden. Die Herstellung des Einvernehmens zwischen dem Meldepflichtigen und der Einzugsstelle ist dabei nicht an bestimmte Formen gebunden. Sofern im Einzelfall ein Einvernehmen mit dem Meldepflichtigen nicht hergestellt werden kann, weil dieser zwischenzeitlich nicht mehr erreichbar ist oder auf Kontaktanfragen der Einzugsstelle nicht reagiert, kann ersatzweise ein Einvernehmen zur Änderung der Meldung mit dem Beschäftigten hergestellt werden. Die Einzugsstellen haben in jedem Fall das Einvernehmen mit dem Meldepflichtigen oder dem Beschäftigten und ggf. die erfolglosen Kontaktanfragen bei den Meldepflichtigen in ihren Beständen revisionsfähig zu dokumentieren.
3. Meldeverfahren und Einsatzzeitpunkte
Rückmeldungen nach § 98 Abs. 2 SGB IV werden ausschließlich von den Einzugsstellen für Meldungen nach § 28a Abs. 1 und 2 SGB IV vorgenommen. Wurde eine Meldung im Einvernehmen mit dem Meldepflichtigen oder mit dem Beschäftigten durch die Einzugsstelle geändert, ist ausschließlich die geänderte Meldung an die weiteren Empfänger der Meldung weiterzuleiten.
4. Aufbau und Inhalt der Rückmeldung
4.1 Rückmeldung an den Meldepflichtigen
Wurde eine Meldung durch die Einzugsstelle im Einvernehmen mit dem Meldepflichtigen oder mit dem Beschäftigten geändert, ist die ursprüngliche Meldung mit einem separaten Datenbaustein, der die Abweichungen ausweist, an den Meldepflichtigen zurückzusenden. Dabei wird in den "Gemeinsamen Grundsätzen nach § 28b Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 bis 3 SGB IV" festgelegt, welche fachlichen Werte in den Rückmeldungen nach § 98 Abs. 2 SGB IV enthalten sein dürfen.
5. Datenübertragung
Für die Übermittlung der Daten an die Meldepflichtigen sind die "Gemeinsamen Grundsätze Kommunikation gemäß § 28b Abs. 1 Nr. 4 SGB IV" sowie die "Gemeinsamen Grundsätze Technik gemäß § 95 Abs. 1 SGB IV" in der jeweils geltenden Fassung zu beachten.
6. Verfahren bei den Arbeitgebern
[1] Änderungen, die von den Einzugsstellen vorgenommen wurden, kann der Arbeitgeber in seinen Bestand übernehmen. Änderungen hinsichtlich der Versicherungsnummer sind jedoch zwingend zu berücksichtigen und in den Bestand zu übernehmen. Sofern eine Meldung nach § 28a SGB IV geändert wurde, hat der Arbei...