Jahreswechsel 2024/2025: Arbeitsrechtliche Änderungen / 3.2.1 Änderung bei der Zeugniserteilung - § 109 GewO

§ 109 Abs. 3 GewO schloss bisher die elektronische Form für die Erteilung des Arbeitszeugnisses aus. Nunmehr kann das Zeugnis mit Einwilligung des Arbeitnehmers in elektronischer Form erteilt werden. Die elektronische Form ist in § 126a BGB geregelt und erfordert eine sogenannte qualifizierte elektronische Signatur, die auf dem Zertifikat^[1] eines qualifizierten Vertrauensdiensteanbieters^[2] beruht und von einer sicheren Signaturerstellungseinheit^[3] erstellt wird. Einfache Signaturen, wie sie z.B. im Zusammenhang mit PDF-Dokumenten verwendet werden, genügen dem nicht. Aufgrund der hohen technischen Anforderungen spielt die qualifizierte elektronische Signatur im Arbeitsleben bisher eine nur untergeordnete Rolle.

Die Möglichkeit der elektronischen Signatur wird allerdings über die formellen Anforderungen hinaus faktisch weiter eingeschränkt, denn in der Gesetzesbegründung^[4] heißt es dazu: Die sonstigen Vorgaben für die Zeugniserteilung bleiben hiervon unberührt. Daher muss etwa auf die Schriftform zurückgegriffen werden, wenn die qualifizierte elektronische Signatur (qeS) wegen der daraus ersichtlichen Zeitangabe unzulässige Rückschlüsse zulasten der Arbeitnehmer ermöglichen würde und eine Rückdatierung rechtlich erforderlich ist, etwa im Fall von Zeugnisberichtigungen.

Da die qualifizierte elektronische Signatur immer eine (nicht manipulierbare) Angabe enthält, wann die Signatur erfolgt ist, kommt sie überhaupt nur infrage, wenn die Signatur des Zeugnisses zeitnah mit der Beendigung des Arbeitsverhältnisses erfolgt. Nachträglich – aus welchen Gründen auch immer – erteilte Zeugnisse können daher faktisch nicht elektronisch signiert werden.

Außerdem muss die Person das Zeugnis signieren, die auch im Fall der schriftlichen Ausfertigung das Zeugnis zu unterzeichnen hat (je nachdem also Personalleitung, Vorgesetzte oder Geschäftsführung). Das setzt wiederum voraus, dass diese Person über die entsprechende Möglichkeit einer qeS verfügt.

Da außerdem vorher noch das Einverständnis der jeweiligen Arbeitnehmer einzuholen ist, stellt die Regelung keine nennenswerte Erleichterung für den Arbeitgeber dar. Die Erteilung des Zeugnisses in Schriftform, die sowieso eine Holschuld der Arbeitnehmer ist, dürfte nicht aufwendiger sein.

Übermittelt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer ein mit qeS versehenes Zeugnis und wird es akzeptiert, kann von einem Einverständnis ausgegangen werden.

Mit einem Tool der EU-Kommission kann jede e-Signatur eines Dokuments in PDF-Format auf ihre Gültigkeit geprüft werden. Dazu muss das zu überprüfende PDF hochgeladen werden. Die Seite gibt dann an, ob die (qualifizierte) elektronische Unterschrift rechtsgültig ist, von wem das Dokument unterschrieben wurde und wann die Signatur geleistet wurde.^[5]

Für das Berufsausbildungsverhältnis gilt seit 1.8.2024 nach § 16 Abs. 1 BBiG Entsprechendes.

[1] Art. 3 Nr. 15 eIDAS-VO.

[2] Art. 3 Nr. 17 eIDAS-VO.

[3] Art. 3 Nr. 23 eIDAS-VO.

[4] BT Drucks. 20/11306 S. 111.

[5] https://ec.europa.eu/digital-building-blocks/DSS/webapp-demo/validation.