Lohn- und Gehaltsabrechnung

Zusammenfassung

Begriff

Im Rahmen der Lohnabrechnung bzw. der Gehaltsabrechnung wird der Lohn bzw. das Gehalt aufgrund der erbrachten Arbeitsleistung eines Arbeitnehmers berechnet. Hierzu gehört nicht nur die Berechnung des korrekten Bruttoentgelts auf Basis der relevanten Tarifverträge, Arbeitsverträge oder gesetzlichen Mindestlöhne. Die aufgrund rechtlicher Vorschriften vom Arbeitgeber zu berechnenden Steuern und Sozialabgaben (Beiträge zur Sozialversicherung) sind ebenfalls in korrekter Höhe zu berechnen und an die zuständigen Institutionen zu zahlen. Über die erfolgte Abrechnung sind in vorgeschriebener Form Dokumentationen, Bescheinigungen für den Arbeitnehmer sowie diverse Meldungen an Dritte zu erstellen.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Arbeitsrecht: Die Verpflichtung zur Gehaltsabrechnung ergibt sich als Nebenpflicht aus § 241 Abs. 2 BGB i. V. m. § 611a, §§ 65 f. HGB und § 108 GewO konkretisieren die Abrechnungspflicht.

Lohnsteuer: Die Regelungen zum Bruttolohn sind enthalten in §§ 8 (Einnahmen i. S. der Überschusseinkünfte) und 19 EStG (Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit). Die §§ 38-42g EStG regeln den Lohnsteuerabzug. Definitionen zum Arbeitgeber, Arbeitnehmer, Arbeitslohn, Lohnkonto findet man in der LStDV (Lohnsteuer-Durchführungsverordnung), ergänzende Erläuterungen in den LStR (Lohnsteuer-Richtlinien). Außerdem zu beachten sind das Solidaritätszuschlaggesetz und die Kirchensteuergesetze der Bundesländer.

Sozialversicherung: Das SGB IV regelt viele grundlegende Details zur Entgeltabrechnung. Die SGB V, VI, III, XI und VII regeln den Beitragsabzug in den jeweiligen Zweigen. Formvorschriften für die Führung von Entgeltunterlagen enthält die Beitragsverfahrensverordnung (BVV).

Arbeitsrecht

1 Verpflichtungen des Arbeitgebers

Die Verpflichtung zur Lohnabrechnung ist eine Nebenpflicht des Arbeitgebers. Bei der Lohnabrechnung wird der erzielte Lohn für den entsprechenden Lohnabrechnungszeitraum ermittelt und die Beiträge zur Sozialversicherung und die Lohnsteuer abgeführt. Die mit der Lohnabrechnung ermittelten Werte sind vom Arbeitgeber in den Unterlagen festzuhalten und den Einzugsstellen mitzuteilen. Den genauen Inhalt der Abrechnung legt § 108 Gewerbeordnung (GewO) fest. Demnach muss die Abrechnung

• in Textform erteilt werden,
• mindestens Angaben über Abrechnungszeitraum und Zusammensetzung des Arbeitsentgelts enthalten.

Bei der Zusammensetzung sind insbesondere Angaben über Art und Höhe der Zuschläge, Zulagen, sonstige Vergütungen, Art und Höhe der Abzüge, Abschlagszahlungen sowie Vorschüsse erforderlich.

Die Verpflichtung zur Abrechnung entfällt, wenn sich die Angaben gegenüber der letzten ordnungsgemäßen Abrechnung nicht geändert haben.^[1]

[1] § 108 Abs. 2 GewO.

2 Zeitbestimmte oder leistungsabhängige Vergütung

Bei zeitbestimmter Entlohnung sind die geleisteten Arbeitszeiten und der zugrunde gelegte Bruttoarbeitslohn aufzuführen und nach Abzug der Steuern und Sozialabgaben der Nettolohn auszuweisen. Bei einer leistungsabhängigen Vergütung hat der Arbeitnehmer in analoger Anwendung der Regelungen des Handelsvertreterrechts^[1] Anspruch auf eine prüffähige Abrechnung.

[1] §§ 65 ff. HGB.

3 Entgeltbescheinigung

Wird die Entgeltabrechnung zum Zweck der Sozialversicherung ausgestellt, so spricht man von einer Entgeltbescheinigung. Inhalt und Verfahren einer solchen Entgeltbescheinigung sind in der Entgeltbescheinigungsverordnung geregelt. Sie hat eine "normierte Entgeltbescheinigung" zum Ziel.

Entgelt

1 Grundlagen der Lohnbesteuerung

1.1 Lohnsteuer als Vorauszahlung der Einkommensteuer

Bei der Lohnsteuer handelt es sich nicht um eine eigene Steuerart, sondern um eine besondere Erhebungsform der Einkommensteuer (sog. Quellensteuer). D. h., die Steuer wird bereits an der Quelle – dem Arbeitslohn – erhoben. Der Arbeitgeber ist gesetzlich verpflichtet, bei jeder Lohn- und Gehaltsabrechnung Lohnsteuer zu berechnen, abzuziehen und an das für ihn zuständige Betriebsstättenfinanzamt zu überweisen. Die Lohnsteuer wird nur für Arbeitnehmer erhoben und hat die Wirkung einer Einkommensteuervorauszahlung.

1.2 Persönliche Steuerpflicht

Die persönliche Steuerpflicht ergibt sich aus den §§ 1 und 1a EStG und betrifft den Arbeitnehmer als natürliche Person. Grundsätzlich ist also bei allen Arbeitnehmern Lohnsteuer zu erheben. Diese kann ggf. 0 EUR betragen oder auch pauschal erhoben^[1] und vom Arbeitgeber getragen werden.

Arbeitnehmer können unbeschränkt oder beschränkt steuerpflichtig sein. Unbeschränkt Steuerpflichtige haben ihren Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt im Inland. Diese Arbeitnehmer müssen ihrem Arbeitgeber ihre steuerliche Identifikationsnummer (IdNr) zum Abruf der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) vorlegen. Beschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer, die ihren Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt nicht im Inland haben, wurden ab 1.1.2020 auch in das ELStAM-Verfahren einbezogen; nur in Ausnahmefällen erhalten sie auf Antrag eine besondere Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug, welche vom Betriebsstättenfinanzamt des Arbeitgebers ausgestellt wird.^[2]

[1]

S. Pauschalierung der Lohnsteuer.

[2]

S. Antrag auf Ausstellung einer Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug.

1.3 Sachliche Steuerpflicht

Die sachliche Steuerpflicht ergibt sich aus § 2 Abs. 1 Nr. 4 EStG und betrifft die Einn...